年別アーカイブ: 2017年

設定を変えてPDFを作成してみよう!その8:PDFの文書情報の概要

PDFには文書情報(またはプロパティ)の概要を設定する項目があり、PDFの作成時に自動で設定される項目のほかに、任意に設定または編集することができる項目もあります。

代表的なものでは文書の「タイトル」「作成者」「サブタイトル」「キーワード」が設定できます。

文書情報(またはプロパティ)はAdobe ReaderであればPDFを表示して、「ファイル」メニューの「プロパティ」の選択で表示する「文書のプロパティ」画面の「概要」で確認することができます。
※ただし、Adobe Readerではこれらの情報を設定したり編集することはできません。

文書情報(プロパティ)画面

文書情報(プロパティ)画面

公開されているPDFに文書情報が設定されていると企業イメージのアップにもつながりますが、実はWebの検索にも役立ちます!これらの情報が検索対象となったり、タイトルが検索結果の表示に利用されます。

文書情報の設定は簡単!

PDFの作成時に文書情報を設定するには

『瞬簡PDF 作成』に同梱しているPDF作成ドライバー『Antenna House PDF Driver』であれば、印刷設定であらがじめ文書情報を設定しておくことで、作成したPDFに文書情報を付けることができます。

1.)WordなどPDFにしたい文書を表示しているアプリケーションの「印刷」メニューを選択して表示した「印刷」画面で、「プリンター」の一覧から『Antenna House PDF Driver 6.0』を選択します。

Word 印刷画面

Word 印刷画面

2.)「プリンターのプロパティ」または「詳細設定」をクリックして『Antenna House PDF Driver 6.0』のプロパティ(印刷設定)画面を表示します。

3.)設定一覧から適当な設定(ここでは「フォント埋め込み」を利用)を選択して、「編集」ボタンをクリックします。

Antenna House PDF Driver 6.0 印刷設定 画面

Antenna House PDF Driver 6.0 印刷設定 画面

4.)「設定の編集」画面が表示されますので「情報」タブをクリックしてPDFの情報設定画面を表示します。

Antenna House PDF Driver 6.0 印刷設定 情報編集 画面

Antenna House PDF Driver 6.0 印刷設定 情報編集 画面

5.)「タイトル」「サブタイトル」「作成者」「キーワード」の各項目に設定したい情報を入力します。

文書情報の入力

文書情報の入力

6.)画面下部の「名前を付けて保存」ボタンをクリックして設定ファイルに名前を付けて保存します。

設定ファイルを保存 画面

設定ファイルを保存 画面

※文書情報は作成する文書によってその内容が適当ではない場合がありますので、どのような文書情報を設定したか、あるいは何に利用するための設定かがわかりやすい設定名にすることをお勧めします。

※間違った文書情報を設定して公開したり、他の人と共有しないように十分にご注意ください。

7.)「OK」ボタンをクリックして設定編集画面を閉じます。

8.)プロパティ(印刷設定)画面で先ほど付けた名前の設定を選択して「OK」ボタンをクリックします。

印刷設定の選択確認

印刷設定の選択確認

9.)「印刷」ボタンをクリックしてPDFを作成します。

以上でPDFの文書情報を設定したPDFが完成しました。
文書のプロパティをAdobe Reader などでご確認ください。

文書情報を確認

文書情報を確認

『瞬簡PDF 作成』なら、既にあるPDFに文書情報を設定したり内容を変更したりすることができます。詳しくは次回ご紹介します。

『瞬簡PDF 作成』の製品情報ページ


「瞬簡PDF 書けまっせ 7」で差込印刷(3)

前回までで納品書はいったん完成しました。
しかし、データが納品書の行数を超えるほど多い場合はどうなるのでしょうか? たとえば1ページでは収まらないほど納品データがあった場合、データが無くなるまでページを複写して繰り返すことになります。
データを繰り返し差し込むときの挙動には大きく分けて2種類あります。「全ページ差込」というパラメータがONのときとOFFのときです。(デフォルトはONです)

全ページ差込がONの場合、次の図のようにデータが無くなるまで全ページを複写して繰り返します。

全ページ差込がOFFの場合、[データリピート]というパラメータが関係します。下図のように初めて[データリピート]ONのフィールドがでてきたページのみをデータが無くなるまで繰り返します。

全ページ差し込みOFFはデータを繰り返したいフィールドと繰り返したくないフィールドが混在している場合に使います。

納品書のケースで実際に試してみましょう。
まずデフォルト状態のままで大量のデータを送るとどうなるか試してみます。このデータはテスト用に明細を8行から20行に増やしてあります。
これをセットして印刷するとどうなるか? 印刷プレビューで確認してみましょう。

1ページ目は問題ありませんが、2ページ目を見ると表示がおかしいことが分かります。これは納品先の会社名や日付、納品元の情報が入るべきフィールドに明細データが流し込まれているためです。
デフォルトではすべてのフィールドがデータを繰り返し差し込む対象となるため、このようになってしまうわけです。

まず[差込]タブにある[全ページ差込]のチェックを外したあと、納品先、日付、納品元に関するフィールドをすべて選択状態にして[データリピート]のチェックを外してください。

これで2ページ目も正しく出力されます。

このようにデータを繰り返し挿入したくないフィールドは[データリピート]をOFFにしてください。

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「瞬簡PDF 書けまっせ 7」で差込印刷(2)

前回に続き「瞬簡PDF 書けまっせ 7」での差込印刷機能について解説していきます。

前回で文書にフィールドを挿入してデータを差し込むところまでできました。このまま印刷でもかまわないのですが、もう少し見た目をよくするためアレンジすることにします。

「商品名」は左端に少し余白を入れ、「数量」は右揃え、「単位」は中央揃え、「単価」、「金額」は右揃えにしてカンマをつけたいところです。

まず「選択モード」が選択されていることを確認してください。

「品番・商品名」列のフィールドをすべて選択します。[Ctrl]を押しながらクリックしていけば複数選択ができます。もしくは列全体を含む範囲をドラッグすることで一度に選択することも可能です。
選択できたら[テキスト]タブを選び、[文字配置]カテゴリの「左右余白」の数値を「2.0」にします。

「数量」列のフィールドをすべて選択して[テキスト]タブ[文字配置]カテゴリのドロップダウンから「右寄せ(中央)」を選びます。このままだと右端ギリギリに配置されてしまうので「左右余白」を「2.0」にします。同じく「単位」列のフィールドを選択して「中央揃え(中央)」を指定します。
「単価」列、「金額」列のフィールドは「右寄せ(中央)」にして「左右余白」を「2.0」に、[表示形式]カテゴリにある「」ボタンを押してください。これで3桁ごとにカンマがつくようになります。

すべてできると次のようになります。(見やすくするためにガイド色、差込順序を非表示にしてあります)

完成した状態をプロジェクトファイルとしてダウンロードできるようにしておきました。差込サンプル
Excelデータと一緒にZIP圧縮されていますので解凍して「瞬簡PDF 書けまっせ 7」で「差込サンプル.wppx」を開けば上記を再現することができます。

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「瞬簡PDF 書けまっせ 7」で差込印刷(1)

「瞬簡PDF 書けまっせ 7」には非常に高度な差込印刷機能が備わっています。
しかしながらどうやって使えばよいのか分からない、何ができるのか分からないなど、実際に使いこなしている方は少ないのではないでしょうか? 今回はこの差込印刷機能について数回にわたって解説してきたいと思います。
(本記事は過去の同記事を最新版向けに手直ししたものです)

差込印刷とは?

差込印刷とは文書にデータを埋め込んで印刷することを言います。
「瞬簡PDF 書けまっせ 7」の場合、PDF文書にExcelやCSVデータを埋め込んで印刷したりPDFにすることができます。

納品書をつくってみる

それでは実際に差込印刷機能を使って納品書を作っていきましょう。

  1. まず納品書のPDF文書を開きます。
  2. 次にリボンから[ホーム]タブの[差込]-[差込フィールド ページ全体を自動認識]を選び、ページ全体に差込フィールドを作成します。
  3. この機能はPDF中の矩形を自動認識して差し込みフィールドを作成してくれますが完璧ではないため、フィールドがうまくできなかったり、必要の無い場所にフィールドができたりすることがあります。タイトル部分と最終行、「備考」列全体が不要なので削除してください。
    「備考」列全体のフィールドを削除する場合は次のようにドラッグで一括選択してから削除すると便利です。
    また一行目はフィールドの大きさや位置を調整、数が足りないので[ホーム]タブの[差込]-[差込フィールド ドラッグで作成]で手で追加作成していきます。納品先や日付、担当者のフィールドも追加して次のようにしてください。(差込順序番号は違っていてもかまいません)
  4. 読み込まれたデータは青色のラベルで表示されている差込順序番号の順番にフィールドへ差し込まれていきます。今回はフィールドを追加したり削除したため順序がおかしくなっていますので修正しましょう。
    リボン[差込]タブの[差込順序]-[クリックで指定]を押したあと、フィールドを順番にクリックすることで差込順序番号を1から振っていくことができます。
  5. 最後にリボン[差込]タブのデータソースへ差し込むデータのパスを指定します。これで次のようにデータが差し込まれました。データがはみ出したりしてうまく表示されない場合はフォントサイズやフィールドの余白量などを調整してください。
  6. あとは印刷したりPDF出力をおこなえば良いだけです。いかがだったでしょうか? 基本的には差込フィールドを作ってデータを指定すればよいだけです。 次回はもう少し凝った差込方法について解説します。

 

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AH Formatter 有償技術サポートのご案内

こんにちは。
AH Formatter』のサポート担当です。

『AH Formatter』は販売開始から 17年を迎えました。
現在サポートを担当しておりますわたくしは一番最初の 『XSL Formatter V1』から
この製品に関わってまいりました。
早いもので 17年、国内国外問わず世界中の多くのお客様にご利用いただいております。
最近は DITA を導入したマニュアルの多言語対応として『AH Formatter』を使われるお客様も増えてまいりました。
xx年前、弊社社長から “DITA を勉強してセミナーを開きなさい” と言われたとき、
DITA ってなんぞや?から始まり、DITA ってなんて読むんだろと検索してみても
当初はお酒の情報しか出てこなかったことを思い出します(笑)

弊社サポートでは、通常の保守サポートに加え、
有償技術サポート」がございます。
XSL-FO の仕様解説や、XSLTスタイルシートの “こうしたいけどよくわからない” といった問題に
具体的なアドバイスを行っております。
わたくしの 17年のスキルが皆様のお役に立てますよう努力いたしますので
ご検討いただけますと幸いです。

AH Formatter ロゴ

 


AH Formatter 機能のご紹介:CGM の描画(ISO/IEC 8632、WebCGM 2.1)

CGM(Computer Graphics Metafile)[1]は、ベクトルグラフィックスを表現する標準ファイル形式です。ISO/IEC 8632 の CGM[2] 及び W3C のWebCGM[3]で規定されています。自動車製造・航空機製造・機械などの製造業で良く使われています[4]

AH Formatter』はCGMとWebCGMを独自開発したエンジンにより描画し、描画した結果を画面に表示したり、印刷したり、PDFの中に線画(ベクタ画像)として作成できます。

CGM はベクタ画像として出力されるため画質は劣化せず高い解像度で描画することが可能です。また、『AH Formatter V6.4』において描画エンジンを完全に書き替え、これまで以上に多くの要素へ対応いたしました。
CGM仕様の実装状況(オンラインマニュアル)

一部ですが、V6.4 において新たに対応した描画を V6.3 と比較した結果を紹介します。
AH Formatter の CGM 描画

CGM 画像は W3C の Test Suite より引用しております。
引用元:WebCGM 2.1 Test Suite. “Copyright © 2002-2006, Lofton Henderson. All Rights Reserved.”

『AH Formatter』のサンプルFO集には、本機能の動作が確認できるサンプル「グラフィクス CGM の表示 (<fo:external-graphic>)」を掲載しております。

なお、CGM を描画するには、『AH Formatter CGM オプション』をご購入していただく必要があります。

『AH Formatter』は主にバージョンアップのたびに機能強化や新機能の追加を行っています。
“あったら便利な機能” も既に追加されていることがございますので、どうぞお気軽にサポートにお問い合わせください。
未実装の機能であれば、ご要望として承り、今後の開発の参考にさせていただきます。

『AH Formatter』の評価版にて CGM の描画をお試しいただけます。
評価版は次のページよりお申し込みいただけます。ご興味のある方は是非お試しください。
AH Formatter 評価版のお申し込み

[1] Computer Graphics Metafile
[2] ISO/IEC 8632-1:1999
[3] WebCGM 2.1
[4]HP Designjet Printers – Usage of the Computer Graphics Metafile (CGM)-Who uses CGM?

※3月26日冒頭部分を更新


第130回 「3月2日のJIIMA国税庁特別講演を聴講しました」

作成者:アンテナハウス株式会社 益田康夫
資 格:上級 文書情報管理士、簿記3級、行政書士
本ブログの記載内容は、公開日時点での法令等に基づいています。
その後の法令改定により要件が変わる可能性がありますので、最新の法令などをご確認下さい。

「3月2日のJIIMA国税庁特別講演を聴講しました」

2017年3月2日両国で開催された特別講演
セミナータイトル:国税関係帳簿書類の電子保存についてーその要件と利用上の注意ー
講       師:国税庁 課税部 課税総括課 課税企画官 山下 和博氏
本講演のポイント:申請承認が必要 承認無く帳簿や書類を備え付けていない場合、帳簿書類の保存義務違反になり、青色申告法人の取り消しの可能性がある。ユーザー自身が電子帳簿保存法の法令要件を十分理解してもらいたい。
ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー--------

講演の目次は以下となります。
Ⅰ 電子化推進の基本的な考え方
Ⅱ 国税関係帳簿書類の保存方法と電子保存
Ⅲ 電子帳簿保存法における電子保存の基本的な要件
Ⅳ 電子帳簿の作成・保存(特に注意すべき事項)
Ⅴ 国税関係書類のスキャナ保存(特に注意すべき事項)
Ⅵ ソフトウェア/サービス選定の留意事項

筆者(参加)感想

40分間とういう短い時間ながらとても変わりやすい資料と説明でした。

「帳簿のスキャナ保存がなぜないのか」

「スキャナ保存が帳簿の5要件に加わえて、なぜ要件が細かく沢山あるのか」

「帳簿が手書き作成の場合は、スキャナ保存は不可」

「H17年、H27年、H28年それぞれの要件概要と特徴」

「特に強調されていた点は、便利になってた会計サービスソフトなどを利用して、安易な気持ちで、電子帳簿保存法の法令要件を知らずに、帳簿や(証憑)書類を捨ててしまい帳簿書類の保存義務違反!とならないように注意して下さい。」

 地域的な問題や日程的な問題で参加できなくて、より詳しい事が聞きたい方はお気軽にお問い合わせください。

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Antenna House Formatter V6.4 のご紹介

昨年 12月に XML/HTML 自動組版ソフトのベストセラー『AH Formatter』をバージョンアップした『AH Formatter V6.4』を公開しました。早いもので現在、改訂2版の準備中です。

AH Formatter ロゴ

『AH Formatter』は XML で記述されたマニュアル、契約書、報告書・書籍などを XSL-FO または CSS を使ってレイアウト指定して、PDF に出力したり印刷するソフトウェアです。

XSL-FO は W3C が XML に対するレイアウト指定の標準として勧告している世界標準です。国内外で『AH Formatter』は最も優れた XSL-FO 準拠製品との評価を確立しており、現在、自動車、携帯電話、航空機、OA 機器のメーカ等のマニュアル制作システムなど数千社のお客様にお使いいただいています。

詳しくは製品ページをご覧ください。

AH Formatter フロー

 
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第129回 「ご存知でしたか?紙の領収書などの扱い」

作成者:アンテナハウス株式会社 益田康夫
資 格:上級 文書情報管理士、簿記3級、行政書士
本ブログの記載内容は、公開日時点での法令等に基づいています。
その後の法令改定により要件が変わる可能性がありますので、最新の法令などをご確認下さい。

 「ご存知でしたか?紙の領収書などの扱い」

 スキャナ保存申請者がみなし承認後の運用の中で「速やか」「業務サイクル後速やか」の対象期間を超えてた場合、領収書等の扱いに関して筆者の考え方は、「1週間や最大30日の業務サイクルを超えたものは紙で保存しなければならない」というものです。なお、この時電子化するのは自由と考えています。

 この様にセミナーでもお話していましたが、この度修正させて頂きます。

 修正内容は、以下の通りです。

 「スキャナ保存申請は紙の保存に代えて承認されているので、承認以降は要件確保された電子化ファイルが原本になります。よって、1週間や最大30日の業務サイクルを超えたもでも電子化ファイルが原本であるが、紙も合わせて保存しなければならない」となります。

 非常に細かいことですが、大事なことなのでご承知おきください。

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第128回「電子取引の保存義務違反大丈夫ですか?」3

作成者:アンテナハウス株式会社 益田康夫
資 格:上級 文書情報管理士、簿記3級、行政書士
本ブログの記載内容は、公開日時点での法令等に基づいています。
その後の法令改定により要件が変わる可能性がありますので、最新の法令などをご確認下さい。

 「電子取引の保存義務違反大丈夫ですか?」3

保存義務違反のパターンについて考えてみましょう!

1.メール添付で請求書や領収書が届き、正しく仕訳入力など処理はしたが電子の請求書や領収書の保存は担当者のPCに入ったままで検索要件が未確保状態である。

2.EDIやクラウドサービスで2年から数年間はデータが保管されているので検索できるが、言って期間が過ぎるとPDFとCSVだけ提供されてくる場合、法定保存期間7年間以上の要件確保が不備になる

皆様や皆様のお客様は大丈夫ですか?

実はこのような企業が沢山あるのです。この機会に見直しては如何でしょうか?

簡単に対応できますのでご心配な方はご相談ください。 

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・詳しくは、 https://www.antenna.co.jp/scansave/ をご覧ください。
・問合わせは、 sis@antenna.co.jp まで


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