月別アーカイブ: 2017年2月

第128回「電子取引の保存義務違反大丈夫ですか?」3

作成者:アンテナハウス株式会社 益田康夫
資 格:上級 文書情報管理士、簿記3級、行政書士
本ブログの記載内容は、公開日時点での法令等に基づいています。
その後の法令改定により要件が変わる可能性がありますので、最新の法令などをご確認下さい。

 「電子取引の保存義務違反大丈夫ですか?」3

保存義務違反のパターンについて考えてみましょう!

1.メール添付で請求書や領収書が届き、正しく仕訳入力など処理はしたが電子の請求書や領収書の保存は担当者のPCに入ったままで検索要件が未確保状態である。

2.EDIやクラウドサービスで2年から数年間はデータが保管されているので検索できるが、言って期間が過ぎるとPDFとCSVだけ提供されてくる場合、法定保存期間7年間以上の要件確保が不備になる

皆様や皆様のお客様は大丈夫ですか?

実はこのような企業が沢山あるのです。この機会に見直しては如何でしょうか?

簡単に対応できますのでご心配な方はご相談ください。 

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・詳しくは、 http://www.antenna.co.jp/scansave/ をご覧ください。
・問合わせは、 sis@antenna.co.jp まで


第127回「電子取引の保存義務違反大丈夫ですか?」2

作成者:アンテナハウス株式会社 益田康夫
資 格:上級 文書情報管理士、簿記3級、行政書士
本ブログの記載内容は、公開日時点での法令等に基づいています。
その後の法令改定により要件が変わる可能性がありますので、最新の法令などをご確認下さい。

 「電子取引の保存義務違反大丈夫ですか?」2

さて、施行規則を見てゆきましょう!

重要部分は赤文字のところです。

法10条とは前回のブログで解決済みです。

(電子取引の取引情報に係る電磁的記録の保存)

第八条  法第十条 に規定する保存義務者は、電子取引を行った場合には、次項又は第三項に定めるところにより同条 ただし書の書面又は電子計算機出力マイクロフィルムを保存する場合を除き、当該電子取引の取引情報法第二条第六号 に規定する取引情報をいう。)に係る電磁的記録を、当該取引情報の受領が書面により行われたとした場合又は当該取引情報の送付が書面により行われその写しが作成されたとした場合に国税に関する法律の規定により、当該書面を保存すべきこととなる場所に、当該書面を保存すべきこととなる期間、次の各号に掲げるいずれかの措置を行い第三条第一項第四号並びに同条第五項第七号において準用する同条第一項第三号(同号イに係る部分に限る。)及び第五号に掲げる要件に従って保存しなければならない。

 当該取引情報の授受後遅滞なく、当該電磁的記録の記録事項にタイムスタンプを付すとともに、当該電磁的記録の保存を行う者又はその者を直接監督する者に関する情報を確認することができるようにしておくこと。
 当該電磁的記録の記録事項について正当な理由がない訂正及び削除の防止に関する事務処理の規程を定め、当該規程に沿った運用を行い、当該電磁的記録の保存に併せて当該規程の備付けを行うこと。
 法第十条 ただし書の規定により同条 ただし書の書面の保存をする保存義務者は、当該書面を、前項に規定する場所に、同項に規定する期間、整理して保存しなければならない。この場合においては、当該書面は、整然とした形式及び明瞭な状態で出力しなければならない。
 法第十条 ただし書の規定により同条 ただし書の電子計算機出力マイクロフィルムの保存をする保存義務者は、当該電子計算機出力マイクロフィルムを、第一項に規定する場所に、同項に規定する期間、第四条第二項において準用する同条第一項第一号(同号ロに係る部分に限る。)から第四号までに掲げる要件に従って保存しなければならない。
どうでしょうか?
お分かりいただけましたでしょうか?
補足しますね!
「次の各号に掲げるいずれかの措置を行い」とは次を指しています。
 当該取引情報の授受後遅滞なく、当該電磁的記録の記録事項にタイムスタンプを付すとともに、当該電磁的記録の保存を行う者又はその者を直接監督する者に関する情報を確認することができるようにしておくこと。
 当該電磁的記録の記録事項について正当な理由がない訂正及び削除の防止に関する事務処理の規程を定め、当該規程に沿った運用を行い、当該電磁的記録の保存に併せて当該規程の備付けを行うこと。
「第三条第一項第四号並びに同条第五項第七号において準用する同条第一項第三号(同号イに係る部分に限る。)及び第五号に掲げる要件に従って保存しなければならない。」とは下記をご覧ください。
「同条第一項第三号(同号イに係る部分に限る。)「第五号に掲げる要件」が重要です。
「同条第一項第三号(同号イに係る部分に限る。)とは
 当該国税関係帳簿に係る電子計算機処理システムの概要を記載した書類
を指します。
「第五号に掲げる要件」とは

 当該国税関係帳簿に係る電磁的記録の記録事項の検索をすることができる機能(次に掲げる要件を満たすものに限る。)を確保しておくこと。

 取引年月日、勘定科目、取引金額その他の国税関係帳簿の種類に応じた主要な記録項目(以下この号において「記録項目」という。)を検索の条件として設定することができること。
 日付又は金額に係る記録項目については、その範囲を指定して条件を設定することができること。
 二以上の任意の記録項目を組み合わせて条件を設定することができること。
となる訳です。

次回は、保存義務違反について

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第126回 「電子取引の保存義務違反大丈夫ですか?」1

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 「電子取引の保存義務違反大丈夫ですか?」

EDI取引は便利ですよね!?

流通業も製造業もEDIや電子での取引が活発に行われるようになっています。

皆様や皆様のお客様はこのような電子取引のデータをどのように保存されていますでしょうか?

注意しなければならないのは電子取引をした際の取引情報に係る電磁的記録の保存が義務になっている点です。その上、これは申請に関わらず義務なのです。

(電子取引の取引情報に係る電磁的記録の保存)

第十条  所得税(源泉徴収に係る所得税を除く。)及び法人税に係る保存義務者は、電子取引を行った場合には、財務省令で定めるところにより、当該電子取引の取引情報に係る電磁的記録を保存しなければならない。ただし、財務省令で定めるところにより、当該電磁的記録を出力することにより作成した書面又は電子計算機出力マイクロフィルムを保存する場合は、この限りでない。
上記の前段が電子での保存、後段が紙に印刷した際の保存について書かれています。
次回で、施行規則を見てゆきましょう!

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Server Based Converter 、保守契約で定期メンテナンスリリースを入手していただけます

Server Based Converter のメンテナンスリリースについて紹介させていただきます。

Server Based Converter をお使いのお客様で、弊社と保守契約を結んでいらっしゃるお客様には、バグ修正を行ったメンテナンスリリース (MR) を配布しております。 以前、お知らせしました通り、

  • 最新版につきましては、従来通り、おおよそ3ヵ月に1回、年4回を目安とした配布
  • 最新版以外のバージョンにつきましては、おおよそ半年に1回、年2回を目安とした配布

としております。何卒、ご活用ください。

今回、最新版のみメンテナンスリリースを出す時期になっており、V6.0 改訂第2版(MR2)のリリース予定日は 3/29 となります。リリース後に保守契約を結んでいらっしゃるお客様へ向けてメールにてご連絡いたします。
また、他の保守バージョンに関しては、7月中に順次リリース予定です。

なお、V3.0 以前のバージョンについては、製造・出荷終了から5年が経過いしましたので、メンテナンスは終了いたしました。したがいまして、特別な契約を結んでいるお客様以外、今後 MR が提供されることはございません。ご了承くださるよう、お願い申し上げます。

各バージョンの保守期限に関しては、以下のページにてご確認ください。

保守期限

また、前回までの改訂内容については、

– V6.0
http://www.antenna.co.jp/support/update-sys/sbc/sbc60.html

を、ご覧ください。

Server Based Converter は、Microsoft Office, PDF などのファイルを、PDF, Flash, SVG, 各種画像形式にダイレクトに変換する変換エンジンです。 ダイレクト変換の意味は、たとえば、Microsoft Office がない環境でも、ファイルさえあれば、それをダイレクトに内容を見える形式に変換できるのです。ダイレクト変換には、Microsoft Office のライセンスも不要です。
Server Based Converter は、ダイレクト変換というユニークさが評価され、多くのウェブサービス、パブリッククラウド、プライベートクラウドなどで利用されています。

Server Based Converter に関する詳しい情報は、
Server Based Converter
を、ぜひ、ご覧ください。

評価版もご用意しております。
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から、お申し込みください。


ISO 32000-2 PDF 2.0策定の進捗、新しく追加になった主要機能のリスト

PDF 2.0の仕様策定がだいぶ進んでいます。現在のステータスは、40.99(Full report circulated: DIS approved for registration as FDIS)とありますのでもうすぐ最終承認プロセスになりそうです。Adobeの担当者のコメントでは、夏前に出版される可能性はない[1]とありますが。いずれにせよそう遠い時期ではないでしょう。

ドラフトの仕様書はISOのストアで販売されています[2]

このドラフト仕様書によりPDF 2.0の主な変更点をチェックしてみました。次に項目だけ挙げます。技術書典2[3]にむけて『PDFインフラストラクチャ解説』[4]の第二版を準備中ですので、もう少し調べて第二版に反映します。

本文でPDF 2.0で廃止という意味は、PDF のバージョン番号に2.0を指定したときは使ってはいけないという意味です。PDF 1.7以前のバージョン番号を指定したときPDFで使うのは問題ありません。

1.文書のメタデータ(7.5.5 File trailer、14.3.3 Document information dictionary)
メタデータは文書情報ではなくXMPによるメタデータストリームを使うことになります。文書情報の中でPDF 2.0で許されるのは作成日と更新日のみです。それ以外の項目は廃止となります。

2.暗号化(7.6 Encryption、7.6.3 General encryption algorithm)
PDF 2.0では暗号化のアルゴリズムはAES-256対称キーアルゴリズムの32バイトファイル暗号化キーを使うようになります。RC4とかAESアルゴリズムは廃止です。

3.標準セキュリティハンドラー(7.6.4.2 Standard encryption dictionary)
新しいバージョン番号を指定します。古いセキュリティハンドラは廃止です。

4.(新機能)非暗号化ラッパ文書(7.6.6 Unencrypted wrapper document)
独自のセキュリティハンドラで暗号化してしまうとその内容にアクセスできなくなります。これを避けるため暗号化しないラッパを残すことができます。

5.テキスト文字列(7.9.2.2 Text string type)
UnicodeのUTF-8の符号化をつかえるようになります。

6.黒点補償(8.6.5.9 Use of black point compensation)
デバイス独立グラフィック状態に黒点補償パラメータが追加になります。

7.文書レベルのナビゲーション(12.3 Document-level navigation)
コレクション(PDF 1.7のアドビ独自拡張)の機能が大幅強化となります。(12.3.5 Collections)
・コレクションに階層化フォルダーが設定できます。(12.3.5.2 Collection hierarchical folders)
・navigatorにレディメイドのコレクションのレイアウトを指定できます。(12.3.6 Navigators)

8. 注釈タイプ(12.5.6.1 General)
プロジェクション注釈が新しく用意されます。(12.5.6.24 Projection annotations)
リッチメディア注釈が新しく用意されます。(12.5.6.25 3D and RichMedia annotations)
音声(Sound)注釈、動画(Movie)注釈、TrapNet注釈の3種類は廃止となります。

9.フォーム(12.7 Forms、12.7.3 Interactive form dictionary)
XFAフォームは廃止となります。
フォームの外観は常に必要となります。

10.電子署名(12.8 Digital signatures)
大幅に変更になります。
PAdESが追加されます。(12.8.3.4 CAdES signatures as used in PDF)
署名の長期検証機能が追加になります。(12.8.4 Long term validation of signatures)
文書タイムスタンプが追加になります。(12.8.5 Documenttimestamp (DTS) dictionary)

11. 地理空間座標システム(12.10 Geospatial features)
新機能です。
地球上の地図と連動する位置指定ができるようです。

12. 3次元アートワーク(13.6 3D Artwork)
大幅強化されます。
3次元の注釈機能が強化されます。(13.6.2 3D Annotations)
3次元の距離(直線距離、垂直距離、角距離)が定義できるようになります。(13.6.7 Persistence of 3D measurements and markups)

13. リッチメディア(13.7 Rich media)
リッチメディアが強化されます。
音声・動画が廃止となりリッチメディアに統合されます。

14. 論理構造(14.7 Logical structure)
タグ付きPDFのタグに、名前空間を使えるようになります。(14.7.4 Namespaces for tagged PDF)
タグ付きPDFのタグの構造が大幅に変更になります。

15. アクセシビリティ
発音のヒント機能が追加になります。(14.9.6 Pronunciation hints)

16. 文書部品(14.12 Document parts)
新機能です。PDFのページへのランダムアクセス機能が強化されます。

17. 関連ファイル(14.13 Associated files)
新機能です。

[1] https://forums.adobe.com/message/9134153#9134153
[2] ISO/DIS 32000-2.4 Document management — Portable document format — Part 2: PDF 2.0
[3] 技術書典2
[4] 『PDFインフラストラクチャ解説』

2017/3/3追記

『PDFインフラストラクチャ解説』V1.1の原稿を下記に公開しました。

付録:もうすぐ出版されるPDF 2.0の概要

『PDFインフラストラクチャ解説』を1.1版に改訂し、上のWebページをそのままV1.1版の付録として収録します。付録にしたのは仕様書がまだドラフトのためです。すでに本をお求めの方は、Webをご覧いただければ改めてご購入の必要はありません。

新しくお求めのかたはしばらくお待ちください。今週月曜日にPODに出しましたので、来週には発売されると思います。


Server Based Converter の変換精度、オフィスをインストールしないでも、サーバーで高精度なOffice-JPEG変換

■ 変換精度

Server Based Converter を使用し、Microsoft Office 文書を JPEG に変換した結果を Web ページに公開しました。

変換精度
単ページの書面の元アプリケーション(Word/Excel/PowerPoint)と変換結果 JPEG の比較です。 ご参照ください。

〒103-0004
東京都中央区東日本橋2-1-6 東日本橋藤和ビル5F
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◆ご購入に関するお問い合わせ(祝日を除く月~金曜日9:30~18:00)
TEL : 03-5829-9021
FAX : 03-5829-9024
E-mail: sis@antenna.co.jp
URL : http://www.antenna.co.jp/

Server Based Converter は、Microsoft Office, PDF などのファイルを、PDF, Flash, SVG, 各種画像形式にダイレクトに変換する変換エンジンです。 ダイレクト変換の意味は、たとえば、Microsoft Office がない環境でも、ファイルさえあれば、それをダイレクトに内容を見える形式に変換できるのです。ダイレクト変換には、Microsoft Office のライセンスも不要です。
Server Based Converter は、ダイレクト変換というユニークさが評価され、多くのウェブサービス、パブリッククラウド、プライベートクラウドなどで利用されています。

Server Based Converter に関する詳しい情報は、
Server Based Converter
を、ぜひ、ご覧ください。

評価版もご用意しております。
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Server Based Converter の活用法(3):マクロが使われているオフィス文書の無害化

■ マクロが使われているオフィス・ファイルの無害化

Server Based Converter は、Microsoft Office 文書の変換においてマクロを実行しません。
したがって、マクロ内に不正なコードが合った場合にもその実行は行われずに PDF や画像、SVG, Flash といった形式のファイルを生成できます。 また、PDF に関しても Script を実行することはないので画像や SVG, Flash といった形式のファイルを生成できます。
企業ユーザ様、特にグローバル企業では、様々なファイルを日々受け取っていることと思われます。そのような場合でもよりセキュアな状態でファイルを取り扱うことが可能となります。 また、官公庁や学校等で使用するファイルに関しいても、Server Based Converter でいろいろな形式に変換することにより、より確実に無害化されたファイルを取り扱えるようになります。

サーバベース・コンバーター:PDF生成サーバ

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Server Based Converter は、Microsoft Office, PDF などのファイルを、PDF, Flash, SVG, 各種画像形式にダイレクトに変換する変換エンジンです。 ダイレクト変換の意味は、たとえば、Microsoft Office がない環境でも、ファイルさえあれば、それをダイレクトに内容を見える形式に変換できるのです。ダイレクト変換には、Microsoft Office のライセンスも不要です。
Server Based Converter は、ダイレクト変換というユニークさが評価され、多くのウェブサービス、パブリッククラウド、プライベートクラウドなどで利用されています。

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<< Server Based Converter の活用法(2)


Server Based Converter の活用法(2):Officeインストール不要でサーバーPDF変換

■ PDF 生成サーバ

普段使用している Microsoft Office ファイルをファイルサーバへ Upload し、後は、サーバベースコンバータで PDF ファイルを作成できます。
作成する PDF ファイルには「印刷不可」等のセキュリティ設定も付けることができるので、利用目的に合わせた PDF ファイルを随時作成可能になります。
また、PDF Tool API を使用することにより、「しおり」の作成や、ファイルの分割・統合も可能です。さらに、Web 経由にて PDF ファイルを表示する際には、スマホや携帯電話などの利用環境がシビアな場合にも対応できるように「リニアライズ PDF」も作成できます。

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<< Server Based Converter の活用法(1)  Server Based Converter の活用法(3) >>


第125回「経理担当者の腱鞘炎を考える」

作成者:アンテナハウス株式会社 益田康夫
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経理担当者の腱鞘炎を考える

経理担当者の現場は、伝票入力業務が多く慢性的な腱鞘炎に悩んでいる方が多いようです。

スキャナ保存が10年ぶりに注目されていますが、過酷な入力が増えるようなスキャナ保存は、導入は問題をより大きくすることになりかねません。

重要なのは、如何に入力の手数を少なくするとともに、経理での集中入力で無く、各拠点での分社入力が重要になってきます。

例えばキーワードは

・仕訳データのCSVの有効活用

・電子決裁ワークフローのCSVの有効活用

・活字OCR機能の有効活用

色々考えられます。

弊社もノウハウがたまってきております。是非ともお問い合わせください。

 

 

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・詳しくは、 http://www.antenna.co.jp/scansave/ をご覧ください。
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Server Based Converter の活用法(1):大量オフィス文書をサーバーで一括変換

■ TextPorter と組み合わせた文書管理システム

企業や組織においては、毎日、膨大な数の文書が、Microsoft Office で作られています。それを紙に印刷していたのでは、保管も閲覧も大変です。
そこで、これらの文書を電子文書のままファイリングし、管理する文書管理システムが作られています。ここで、Server Based Converter と、弊社のサーバ製品の1つである TextPorter が活躍しています。TextPorter は、Microsoft Office 文書や PDF から、テキストを抽出する製品です。

システムのイメージは、
サーバベース・コンバーター 活用例
にある
サムネイルサーバ
を発展させたものと思っていただけるといいです。

Server Based Converter によって、文書からサムネイルを生成することで、ファイル名だけではわかりにくい文書の見分けも簡単にできるようになります。
そして、TextPorter で文書からテキストを抽出して、全文検索システムで検索できるようにしておくことで、目的の文書をすばやく探し出して、そのサムネイルをみて、実際の文書を引っ張り出せるようにするわけです。

TextPorterに関する詳しい情報は、
http://www.antenna.co.jp/axx/
を、ぜひ、ご覧ください。

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Server Based Converter の活用法(2) >>


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