年別アーカイブ: 2016年

第68 「 国税関係書類の受領者等が読み取る場合の要件」

作成者:アンテナハウス株式会社 益田康夫
資 格:上級 文書情報管理士、簿記3級、行政書士
本ブログの記載内容は、公開日時点での法令等に基づいています。
その後の法令改定により要件が変わる可能性がありますので、最新の法令などをご確認下さい。

 国税関係書類の受領者等が読み取る場合の要件

 税制改革大綱では下記の記載になっていました。

(1)国税関係書類(契約書、領収書等の重要書類に限る。以下(1)において同
じ。)の受領等をする者がスキャナで読み取りを行う場合には、次に掲げる事
項をスキャナ保存に係る承認の要件とする。
① 国税関係書類の受領等後、当該受領等をする者が当該国税関係書類に署名
を行った上で、特に速やか(3日以内)にタイムスタンプを付すこととする。
② 記録する国税関係書類が日本工業規格A列4番以下の大きさである場合に
は、国税関係書類の大きさに関する情報の保存を要しないこととする。
③ 適正事務処理要件のうち、相互けん制要件及び定期検査要件について、次
のとおりとする。
イ 相互けん制要件について、国税関係書類の受領等をする者以外の者が記
録事項の確認(必要に応じて原本の提出を求めることを含む。)を行うこ
ととすることで足りることとする。
ロ 定期検査要件について、定期検査を了するまで必要とされている国税関
係書類の原本保存を本店、支店、事務所、事業所その他これらに準ずるも
のにおいて行うこととする。

そうです、必要に応じて原本の提出を求めることを含む。これがある以上
その場で捨てられないと言うことです。

そして、施行規則3条5項4号イでは

イ 相互に関連する当該各事務(当該国税関係書類の作成又は受領をする者が当該国税関係書類をスキャナで読み取る場合にあっては、その作成又は受領に関する事務を除き、当該国税関係書類に係る電磁的記録の記録事項の確認を行う事務を含むものに限る。)について、それぞれ別の者が行う体制

とのみ書かれていて、施行規則での必要に応じて原本の提出を求めることの要件が定められて
いません。

しかしそれを補うかのように

問1に

(3) 相互けんせい要件について、受領者等以外の者が記録事項の確認(必要に応じて原本の提出を求めることを含む。)を行うこととすることで足りる。

と書かれていました。このように全体を通して読み込みが重要となります。

 

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Comtech DITA IA ワークショップに参加して

先日、先輩諸兄に混じってComtech 社のIA (インフォメーション・アーキテクト)ワークショップに参加してきました。ワークショップの報告はこれで4度目になりますが、それでもネタが尽きないくらい、DITA にとどまらない知見を得られるほどの濃い内容でした。

先日の記事 でも紹介されていますが、ワークショップでは「ユーザーゴールはどこにあるのか考えろ」という事が強調されていました。「なるほど」と思うと同時にいざ考えてみると、日常の業務(訪問先・展示会でのお客様への製品説明、DITA の Web ページの作成等)で『ユーザーゴール』を(講師の JoAnn Hackos 博士と Dawn Stevens さんが強調していた程には)意識していなかったのではないか、と考えています。

身近な例で考えてみます。お客様の目的、つまり『ユーザーゴール』が「チョコレートケーキを買うこと」で、ケーキの販売店に向かったとします。普通に考えればケーキの販売店は、お客様にチョコレートケーキを買って頂くのが普通です。もしチョコレートケーキがないのであれば、謝罪した上で別の商品を推薦すればいいでしょう。
ですが、ここで販売店がお客様に対して無理やりチーズケーキを買うように進めたらどうなるでしょうか。おそらくお客様は別の店に行くか、仮にチーズケーキを買ってもらえたとしてもお客様の満足度は低いものになります。最悪の場合、悪い評判が広まって販売店の経営に影響することにもなりかねません。

「そんなの当たり前だろう」という声が聞こえてくるようですが、よくよく考えてみると「チョコレートケーキを買いたいお客様にチーズケーキを売りつける」ようなことをしてしまっている場合があるのではないか、というのが私の正直な思いです。今回のワークショップは、IA の知識・技術習得のみならず、日頃の業務について色々と考えさせられる機会ともなりました。

今後、アンテナハウスでは日本における DITA 推進を図るべく、Comtech 社より継承した技術を基に教育コンサルティング活動を行ってまいります。DITA 導入企業のみならず、導入企業様のドキュメントを使用するユーザー様の『ユーザーゴール』も達成できるよう、努力していく所存です。


第67 「スキャン文書による保存については、平成28年度の税制改正により、平成28年9月30日以後に行う承認申請から、次のような改正がされました。」

作成者:アンテナハウス株式会社 益田康夫
資 格:上級 文書情報管理士、簿記3級、行政書士
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その後の法令改定により要件が変わる可能性がありますので、最新の法令などをご確認下さい。

「スキャン文書による保存については、平成28年度の税制改正により、平成28年9月30日以後に行う承認申請から、次のような改正がされました。」 

今回(H28)の改正のポイントをぎゅっと圧縮している内容です。

問1から抜粋しています。

1 国税関係書類の受領者等(規則第3条第5項第2号ロ((タイムスタンプ))に規定する国税関係書類を作成又は受領する者をいう。以下同じ。)が読み取る場合、次に掲げる事項を要件とする。

(1) 国税関係書類の作成又は受領(以下「受領等」という。)後、受領者等が署名を行った上で、特に速やか(3日以内)にタイムスタンプを付す。

(2) A4以下の大きさの国税関係書類については、大きさに関する情報の保存を要しない。

(3) 相互けんせい要件について、受領者等以外の者が記録事項の確認(必要に応じて原本の提出を求めることを含む。)を行うこととすることで足りる。

2 小規模企業者(中小企業基本法第2条第5項に規定する小規模企業者をいう。以下同じ。)である場合、いわゆる「適正事務処理要件」について、税務代理人が定期的な検査を行うことによって、相互けんせい要件を不要とする。

3 スキャナについて、原稿台と一体型に限るとする要件を廃止する。

これらのなかで、注意が必要なのは国税関係書類の受領者等が読み取る場合に新たな要件が出てきたことです。十分注意が必要です。

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Comtech DITA IA 育成ワークショップに参加

すでに このブログ にも書かれていますが、7月4日から5日間 Comtech DITA IA 育成ワークショップが開催され私も参加しました。 あまりに濃い内容で、まだまだ消化しきれていませんが、参加して良かったです。

Comtech DITA IA

講義の様子

ここで何度も言われたことは「ユーザーゴールはどこにあるのか考えろ」ということです。
独りよがりになってはいないか? ユーザーは本当にそのようなマニュアルを読みたがっているのか? 誰も読まないであろう「前書き」の内容はそのままでいいのか? というようなことを考えなければいけない、ということを重ねて言っていました。

特に印象的だったのは DITA 導入に必要な準備期間はどれくらいか、というところです。
私は個人的には12ヶ月は必要だと考えています。それ未満だと情報再利用の戦略をうまく立てることができないのではないかと感じているからです。
コムテック社の考えでは「(いろいろなケースがあるけれども)典型的な例としては15ヶ月」とのことです。
「 6ヶ月で導入したいというユーザーもいるが、このようなとき、どのようにユーザーと接すればいいのか?」と質問したところ「やり直すリスクを背負う覚悟があるのか、と問いただす必要はある」との答えでした。

DITA 導入は簡単ではありませんが、時間をかければそれなりの結果は得られるはずだと信じています。


第66回 「廃棄前の 「定期的な検査」 とは」

作成者:アンテナハウス株式会社 益田康夫
資 格:上級 文書情報管理士、簿記3級、行政書士
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「廃棄前の「定期検査」とは」について
これは、よくご質問を受けます。
例えば、「毎日検査すれば捨てて良いのか?」や「検査の抜取方法は要件があるのか?」や
「検査を外部の者に頼む必要はないのか?」等です。

では、下記の問66問67を見ていきましょう!

問66 規則第3条第5項第4号ロの「定期的な検査」とは、具体的にどの程度定期的に検査を行えばよいのでしょうか。

回答

最低限、1年に1回以上の検査を行う必要があります。

解説

平成27年度の税制改正において、規則第3条第5項第4号(適正事務処理要件)を新たに設けることにより、事務担当者間でチェック機能を働かせる仕組み(担保措置)が講じられました。
この要件のうち、同号ロの「定期的な検査を行う体制」については、個人事業者であっても、法人であっても、1年に1回決算を組むことが通常であり、これ以上の期間、検査を行わないとなると決算の際にも確認していないこととなるため、同号でいう「各事務について、その適正な実施を確保する」ことができていないと考えられることから、最低限、1年に1回以上の検査を行う体制が必要となります。

問67 規則第3条第5項第4号ロの「定期的な検査」は、検査の対象となる各事務を行っている者が行ってもよいのでしょうか。

回答

最低限、検査の対象となる各事務を行っている者以外の者が検査を行う必要があります。

解説

平成27年度の税制改正において、規則第3条第5項第4号(適正事務処理要件)を新たに設けることにより、事務担当者間でチェック機能を働かせる仕組み(担保措置)が講じられました。
この要件のうち、同号ロの「定期的な検査を行う体制」とは、具体的には、定期的に事務処理手続のチェック・検査を行う仕組み(体制、手続)がとられていることが必要とされるものです。
仮に、検査の対象となる各事務を担当している者が定期的な検査を行った場合において、紙段階で改ざんを行っているときには、チェック機能が働かないこととなります。
このため、最低限、その事務を担当している者ではなく、それ以外の者が定期的な検査を行う必要があります。
また、事業規模の小さな事業の場合、当該各事務を担当している者以外の者が検査を行うことが難しいことも想定されます。このような場合、外部の者に委託する方法なども考えられます。

よって、良くアドバイスしているのは
まずは四半期に定期検査して、習熟したら毎月検査で捨てる
この時、四半期時は従来の紙の管理方法を踏襲し、毎月時は分類仕分け程度の簡単な管理で一定期間保管することです。
どうせチャレンジするなら、スキャナ保存の業務サイクルで検索要件などを確保するのですから、
毎月検査廃棄がお勧めです。

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Comtech DITA IA 育成ワークショップを開催しました (その2)

講義も終盤になりますと、お二人が日本にいる間に、またプロの通訳者がいる間にと質疑応答が絶えません。それならばお昼もご一緒して時間を有効にと、大変熱い時間を過ごしました。また参加されたパートナー会社より、ぜひアドバンスクラスのワークショップを開催してほしいとの要望が届いています。今の日本における DITA 分野でまさに必要としていたワークショップであったと言えると思います。

Comtech DITA IA

講義の様子

Comtech Service, Inc. はコロラド州デンバーに位置するコンテンツ管理と情報デザインを扱う会社で、JoAnn Hackos博士が代表を務めています。また、JoAnn Hackos さんはコンテンツ管理と情報開発の実践に焦点を当てた会員組織 CIDM(Center for Information-Development and Management ) を主宰。年3回、DITA North America 、Best Practice 、そして DITA Europe を開催しています。

アンテナハウス(株)日本と Comtech Service, Inc. は、2015年12月にパートナー契約を締結し、アンテナハウスは ワークショップシリーズ:情報モデリングワークショップを日本語で、日本国内の顧客に教える権利を得ました。そして Comtech Service, Inc. は日本国内で情報モデリングのワークショップを行うのに必要なスキルをアンテナハウスに提供します。

今回のワークショップで得た知識を元に、更に勉強して、アンテナハウスとパートナーは Comtech 社の技術を継承し、今度は私たちが Comtech 社にならって日本における DITA 推進を図るべく、教育コンサルティング活動を行ってまいります。DITA 導入をお考えの企業様、ぜひお声をかけてください。きっとお手伝いできる事があると思います。

アンテナハウス海外サイト
http://www.antennahouse.com/
http://rainbowpdf.com/

<< Comtech DITA IA 育成ワークショップを開催しました(その1)


第65回 「H28年度改正の通達・趣旨説明・QAを明確に理解するには・・」

作成者:アンテナハウス株式会社 益田康夫
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その後の法令改定により要件が変わる可能性がありますので、最新の法令などをご確認下さい。

「H28年度改正の通達・趣旨説明・QAを明確に理解するには・・」

電子帳簿保存法取扱通達(平成28年9月30日以後申請分) や 趣旨説明等が公開されましたが
皆さんどうですか?読まれてみて、しっかり理解できますでしょうか?
何だか理解が空回りしませんか?
その原因と考えられるのは、電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等の特例に関する法律施行規則の 平成二十八年三月三十一日財務省令第二十六号 
が改正部分だけの表示で、施行規則に反映されたものが公開されていないことが、要件の理解を妨げている要因の一つです。

H28年緩和の通達・趣旨説明・QAを熟読して理解をしようとするばするほど、施行規則の改正部分の
合わせこみの重要度がお分かり頂けると思います。

もしご希望の方には、益田が個人的に作成したものを提供しますので、下記まで、その旨を書いて頂きメール下さい。

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Comtech DITA IA 育成ワークショップを開催しました(その1)

先週7月4日から5日間、Comtech Service社 より講師をお招きし、IA(情報アーキテクト)育成ワークショップを開催致しました。そしてトピックベースオーサリングのための情報モデリングについてみっちり講義をしていただきました。

Comtech IA

講義の様子

講義は JoAnn Hackos 博士と Dawn Stevens さんの2名と、逐次通訳者2名で10時から6時まで、行われました。講義内容は大変に有意義なもので、高度の知識を得ることができました。このワークショップは、IA(情報アーキテクト)の養成を目的としているので、お客様から依頼を受けた時に既存の文書の情報モデルを作成することができるよう、常にユーザーゴールを意識し、講義をしてくださいました。

また実際に与えられた文書を、聴講者がグループに分かれて、コンテンツをタイトル、要約文、前提条件、Task のコンテクスト、ステップ、後要件にあてはめる作業を行ったり、また、ホワイトボード、フリップチャートを使って、講義を聴くのみではなく、コンテンツの定義付けを自分たちが考え、書き出すことで、より理解を深めることができたと思います。

興味深かった事は、グループ別で行ったワークショップの結果がグループによって全く違ったことであり、これに対し、正解はどれですということが講師より示されなかった事。つまり、その企業にとって何が一番適切か、歩み寄って決めていく必要があるということを学ばせていただきました。

5日間で学んだテーマは次の内容でした。

● DITA 導入における次の分野での情報モデルの実践方法。

  • 情報タイプ
  • コンテンツ単位とインライン要素
  • 文書構造とマップストラテジー
  • リンクストラテジー
  • コンテンツ管理
  • 再利用ストラテジー
  • メタデータ

● 必要とされる情報が最大限に保障されるよう、異なるチーム間で情報を共有する方法。

● 双方歩み寄って円滑に妥協案を推進し、アプローチの異なるチーム間の問題を解決する方法。

● DITA 1.3についての現時点の情報を公開し、どういったところに取り入れるべきか、推奨されるテーマ。

● オーサリング処理過程を円滑に行うために、どのようなオーサリングテンプレートを開発すべきか。

● 執筆チームが情報モデルを固守するために必要な DITA 制約を学習。適所に制約があることで、執筆者は、現在の文脈内でサポートされていない要素または属性を選ぶことができず、要素に掛かっている制限を理解し、また、トピックが無効であれば、エラーが訂正されるまで処理できないことを理解。

● 顧客の情報開発要件をサポートするのに最適で、最も必要とされる DITA 特殊化の理解。

● 共通のオーサリングガイドラインを実施するのに役立つスキマトロン規則。情報モデルと制作ガイドラインに記述されている実践方法に執筆者が従えるように、スキマトロン規則は執筆者にガイダンスを提供することの理解。

明日もこのワークショップについてお伝えします。

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Comtech DITA IA 育成ワークショップを開催しました(その2) >>


第64回 「スマホ に関連する 通達などが公開されました 7月6日 」

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「スマホ に関連する 通達などが公開されました 7月6日 」

https://www.nta.go.jp/shiraberu/zeiho-kaishaku/joho-zeikaishaku/dennshichobo/1607/index.htm

 上記がとても大事ですね・・・!

4-19 スキャナの意義

4-22 対面で授受が行われない場合における国税関係書類の受領をする者の取扱い

4-23 特に速やかに行うことの意義

4-28 日本工業規格A列4番以下の大きさの書類の解像度の意義

4-35 定期的な検査を行う体制の意義

しっかり読みこみましょう!

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Server Based Converter V5.2 の次回メンテナンスリリースについて

Server Based Converter V5.2 のメンテナンスリリースについて紹介させていただきます。
Server Based Converter V5.2 をお使いのお客様で、弊社と保守契約を結んでいらっしゃるお客様には、バグ修正を行ったメンテナンスリリース(MR)を配布しております。

  • V5.2 MR7
    2016/07/25

前回までの、改訂内容については、

を、ご覧ください。

Server Based Converter は、Microsoft Office, PDF などのファイルを、PDF, Flash, SVG, 各種画像形式にダイレクトに変換する変換エンジンです。 ダイレクト変換の意味は、たとえば、Microsoft Office がない環境でも、ファイルさえあれば、それをダイレクトに内容を見える形式に変換できるのです。ダイレクト変換には、Microsoft Office のライセンスも不要です。
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