月別アーカイブ: 2016年11月

第97回「見積書控えや注文書控えのスキャナ保存?それとも書類のデータ保存?」

作成者:アンテナハウス株式会社 益田康夫
資 格:上級 文書情報管理士、簿記3級、行政書士
本ブログの記載内容は、公開日時点での法令等に基づいています。
その後の法令改定により要件が変わる可能性がありますので、最新の法令などをご確認下さい。

 「見積書控えや注文書控えのスキャナ保存?それとも書類のデータ保存?」

皆様は混乱されていないですか?電子帳簿保存法4条2項が書類のデータ保存、4条3項がスキャナ保存です。法令を見てみましょう!

2   保存義務者は、国税関係書類の全部又は一部について、自己が一貫して電子計算機を使用して作成する場合であって、所轄税務署長等の承認を受けたときは、財務省令で定めるところにより、当該承認を受けた国税関係書類に係る電磁的記録の保存をもって当該承認を受けた国税関係書類の保存に代えることができる。

3   前項に規定するもののほか、保存義務者は、国税関係書類(財務省令で定めるものを除く。)の全部又は一部について、当該国税関係書類に記載されている事項を財務省令で定める装置により電磁的記録に記録する場合であって、所轄税務署長等の承認を受けたときは、財務省令で定めるところにより、当該承認を受けた国税関係書類に係る電磁的記録の保存をもって当該承認を受けた国税関係書類の保存に代えることができる。

上記の違いはお判りでしょうか?

4条3項(スキャナ保存)は、作成した紙証憑の控えと受領した紙証憑の電子化原本廃棄のことです。そして、4条2項(書類のデータ保存)は一貫してPCなどで作成した書類のデータ保存です。これは法の趣旨からして改ざんの余地が無いシステムであること担保する必要があります。よって販売管理システムなどで柔軟に修正が出来てしまうようなものは書類のデータ保存の申請は承認されないと考えるべきと考えられます。その時、控えを紙で保存する。その紙を電子化して原本廃棄したいから4条3項を申請する。

こうなる訳です。

――【広告】――
・アンテナハウスは、中小企業皆様のペーパレス経理への挑戦をサポートします!
・「ScanSave(スキャンセーブ)」は、証憑書類のスキャナ保存の要件確保用の
安心、低価格、短期導入可能なパソコン用スタンドアロンソフトです!

 ScanSave-Lite-V2  (ソフト単体)適時入力専用  18万円
 ScanSave-V2  (ソフト単体)業務サイクル+適時入力   68万円
ScanSave-Lite-V2用
適時入力導入支援
コンサルティング
適時入力専用
タイムスタンプ2,000個/月+スキャナix100+導入支援付き
 26万円~
ScanSave-V2用
業務サイクル入力導入支援
コンサルティング
業務サイクル+適時入力
タイムスタンプ2,000個/月+スキャナix500+適正事務処理要件コンサルティング+導入支援付き
 32万円~

・詳しくは、 http://www.antenna.co.jp/scansave/ をご覧ください。
・問合わせは、 sis@antenna.co.jp まで


AH Formatter 機能のご紹介:マルチメディアの参照

AH Formatter』では、V6.3 改訂1版よりマルチメディアを PDF に埋め込むかどうかが指定可能になりました。
axf:multimedia-treatment / CSS -ah-multimedia-treatment(オンラインマニュアル)

『AH Formatter』のサンプルFO集には、本機能の “relative-link(マルチメディアを相対パスで参照)” の動作が確認できるサンプル「マルチメディアの参照 (, axf:multimedia-treatment, content-type)」を掲載しております。

開発の発端は、Web に公開する PDF のファイルサイズを小さくするため、PDF に動画を埋め込まずに参照できるようにして欲しいというお客様からの要望でした。
この機能を用いて PDF を作成することで、マルチメディアを含んだ PDF のファイルサイズ軽減を実現できます。

『AH Formatter』は主にバージョンアップのたびに機能強化や新機能の追加を行っています。
“あったら便利な機能” も既に追加されていることがございますので、どうぞお気軽にサポートにお問い合わせください。
未実装の機能であれば、ご要望として承り、今後の開発の参考にさせていただきます。

『AH Formatter』の評価版は次のページよりお申し込みいただけます。ご興味のある方は是非お試しください。
AH Formatter 評価版のお申し込み

 


第96回 「要件が低い国税一般書類からスキャナ保存してみたい!」

作成者:アンテナハウス株式会社 益田康夫
資 格:上級 文書情報管理士、簿記3級、行政書士
本ブログの記載内容は、公開日時点での法令等に基づいています。
その後の法令改定により要件が変わる可能性がありますので、最新の法令などをご確認下さい。

 「要件が低い国税一般書類からスキャナ保存してみたい!」これは中堅企業の担当役員様の声です。

適正事務処理要件が必須で承認後の証憑しか対象に出来ない国税重要書類は、お客様にとって運用に自信が持てなく、投資対効果も疑問視される場合があるようです。

対して、国税一般書類であれば、相互牽制不要、定期検査不要、グレースケール保存で良く、過去分もスキャナ保存可能です。

但し、国税一般書類と重要書類の分類仕分けや(必要に応じて)税務署への確認が必要ですのでその点ご注意ください。

http://www.nta.go.jp/shiraberu/zeiho-kaishaku/joho-zeikaishaku/dennshichobo/jirei/ans3/03.htm#a31

来年の4月1日からスキャナ保存を実施するには今年中の税務署への申請が必要です。

まだ、一月あります。是非考えてみましょう!! 

――【広告】――
・アンテナハウスは、中小企業皆様のペーパレス経理への挑戦をサポートします!
・「ScanSave(スキャンセーブ)」は、証憑書類のスキャナ保存の要件確保用の
安心、低価格、短期導入可能なパソコン用スタンドアロンソフトです!

 ScanSave-Lite-V2  (ソフト単体)適時入力専用  18万円
 ScanSave-V2  (ソフト単体)業務サイクル+適時入力   68万円
ScanSave-Lite-V2用
適時入力導入支援
コンサルティング
適時入力専用
タイムスタンプ2,000個/月+スキャナix100+導入支援付き
 26万円~
ScanSave-V2用
業務サイクル入力導入支援
コンサルティング
業務サイクル+適時入力
タイムスタンプ2,000個/月+スキャナix500+適正事務処理要件コンサルティング+導入支援付き
 32万円~

・詳しくは、 http://www.antenna.co.jp/scansave/ をご覧ください。
・問合わせは、 sis@antenna.co.jp まで


第95回 「先日のセミナ終了後 同じ質問(定期検査について)を頂きました」

作成者:アンテナハウス株式会社 益田康夫
資 格:上級 文書情報管理士、簿記3級、行政書士
本ブログの記載内容は、公開日時点での法令等に基づいています。
その後の法令改定により要件が変わる可能性がありますので、最新の法令などをご確認下さい。

「先日のセミナ終了後 同じ質問(定期検査について)を頂きました」

先日、某大手会計パッケージベンダー様のお招きで講演をさせて頂きました。
その際の熱心な質問社が2名いらっしゃいまして、同じ質問内容でした。
それは「定期検査」に関するもので、いずれの方も、どの程度の間隔で定期検査すれば良いのかというものでした。 

 皆様なら、どう回答されますか?

国税QA問66を見てみましょう!
規則第3条第5項第4号ロの「定期的な検査」とは、具体的にどの程度定期的に検査を行えばよいのでしょうか。

回答

最低限、1年に1回以上の検査を行う必要があります。

解説

平成27年度の税制改正において、規則第3条第5項第4号(適正事務処理要件)を新たに設けることにより、事務担当者間でチェック機能を働かせる仕組み(担保措置)が講じられました。
この要件のうち、同号ロの「定期的な検査を行う体制」については、個人事業者であっても、法人であっても、1年に1回決算を組むことが通常であり、これ以上の期間、検査を行わないとなると決算の際にも確認していないこととなるため、同号でいう「各事務について、その適正な実施を確保する」ことができていないと考えられることから、最低限、1年に1回以上の検査を行う体制が必要となります。

益田コメント:結論として、上記は最低なので、半期でも四半期でも、毎月でも、毎週でも、毎日でも、構いません。また、全数検査でなくとも大丈夫です。
――【広告】――
・アンテナハウスは、中小企業皆様のペーパレス経理への挑戦をサポートします!
・「ScanSave(スキャンセーブ)」は、証憑書類のスキャナ保存の要件確保用の
安心、低価格、短期導入可能なパソコン用スタンドアロンソフトです!

 ScanSave-Lite-V2  (ソフト単体)適時入力専用  18万円
 ScanSave-V2

アンテナハウス新製品紹介セミナーのお知らせ

2016年12月13日(火)に『AH Formatter V6.4』と『Web Interface』、『Server Based Converter V6.0』の新製品紹介セミナーを開催いたします。

『AH Formatter』は、V6.4 で PDF/UA出力、テキストシャドウのぼかし機能、Macintosh 64ビット対応などの機能追加を予定しております。

『Server Based Converter』は、V6.0 で次の機能強化を行いました。
・Microsoft Office 2016に正式対応
・Microsoft Word(docx)エンジンを全面改修
・Linux版での画像出力をサポート
・BIDI言語表記に対応

年末に差し掛かりお忙しい時期になりますが、是非ともご参加ください。

セミナーの詳細及びお申し込み等は、次のページをご覧ください。
アンテナハウス新製品紹介セミナー [Server Based Converter]、[AH Formatter] の新バージョンのご紹介

皆様のご参加をお待ちしております。

 


第94回  「中小企業でスキャナ保存導入に向けての”壁”について考えてみましょう! 2」

作成者:アンテナハウス株式会社 益田康夫
資 格:上級 文書情報管理士、簿記3級、行政書士
本ブログの記載内容は、公開日時点での法令等に基づいています。
その後の法令改定により要件が変わる可能性がありますので、最新の法令などをご確認下さい。

中小企業でスキャナ保存導入に向けての”壁”について考えてみましょう! 2

とある中小企業にスキャナ保存導入相談に行ってきました。

ご担当者は
「証憑を電子化して、原本廃棄したいけど、税務署に全部見られるのはいやなんだけど?」
「もし、やばい仕訳を指摘されても、関連証憑の取りだしにたっぷり時間をかけて、本社にありませんでした。別の倉庫を探しますなどしてうやむやにしたい」
とご意見がありました。

皆様は、どう思われますか?

スキャナ保存制度の法 第一条(趣旨) を見てみましょう!   
この法律は、情報化社会に対応し、国税の納税義務の適正な履行を確保しつつ納税者等の国税関係帳簿書類の保存に係る負担を軽減する等のため、電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等について、所得税法 (昭和四十年法律第三十三号)、法人税法 (昭和四十年法律第三十四号)その他の国税に関する法律の特例を定めるものとする。

もうお分かりですよね!?
国税当局は「国税の納税義務の適正な履行を確保」に軸足を置いています。調査官には質問調査権があり、内容次第では刑事事件になります。
納税者は「国税関係帳簿書類の保存に係る負担を軽減」に期待をしています。

その中で、「過度な節税」や「税金逃れ」の可能性のある企業は、税務コンプライアンスの強化になかなか踏み出せないからです。

このような企業の一部でしょうが、会社の甘さにつけ込み、領収書を改ざんしたり、帳簿を操作したりして、個人的な不正をされても見逃してしまいかねない企業が結果的に、毎度新聞雑誌やネットを賑わせています。

とても残念な話ですが、筆者のよく知る企業で、5年間に渡り不正を繰り返し、とうとう3,000万円の横領が発覚したケースを間近にみました。
当然ながら罪を犯した当人も裁かれますが、該当企業も弁護士費用や、株主対応や、ステークホルダー全体への対応、決算の延期、過去の決算の見直し、今後の被害額の回収などなど、気の遠くなるような対応し続けなければなりません。
だからこそ筆者は、スキャナ保存を切っ掛けに企業のガバナンスを強化して、税務コンプライアンスを強化して欲しいと考えます。

このように考えてみると。次のことが重要になってくるな~としみじみ思います。
(筆者は、稲盛さんのモーレツな信者ではないですが、京セラフィロソフィーにとても重要なことが刻まれています。)

それは、

【一対一対応の原則】
会社経営においては、必ずモノとお金が動く。その時、モノまたはお金と伝票が、必ず一対一の対応を保たなければならない。この原則を「一対一対応の原則」と呼んでいる。この原則を徹底することによって、毎日の伝票の数字の積み上げが、そのまま会社全体の実際の姿を映し出す数字になる。
【ダブルチェックの原則】
「ダブルチェックの原則」は、経理のみならず、あらゆる分野で、人に罪をつくらせない「保護メカニズム」の役割を果たす。伝票処理や入金処理を一人ではなく必ず複数の人間でチェックするというダブルチェックのシステムは、業務の信頼性と、会社組織の健全性を守ることになる。

(以上、出典:稲盛会計学7つの原則より参照しました)

これらの原則が徹底されていれば問題ないのですが、そうでない企業はスキャナ保存の導入が少し難しいように思います。ここが「壁」です。
先にも書きましたが「スキャナ保存を切っ掛けに企業のガバナンスを強化して、税務コンプライアンスを強化して欲しい」です。

これは財務担当取締役と代表取締役へのメッセージです。

皆様の企業は、担当者一人に任せていませんか?

白紙の領収書
通帳と印鑑
月次決算を超えての領収書の提出
購買係の支払兼務

大丈夫でしょうか?

 ――【広告】――
・アンテナハウスは、中小企業皆様のペーパレス経理への挑戦をサポートします!
・「ScanSave(スキャンセーブ)」は、証憑書類のスキャナ保存の要件確保用の
安心、低価格、短期導入可能なパソコン用スタンドアロンソフトです!

 ScanSave-Lite-V2  (ソフト単体)適時入力専用  18万円
 ScanSave-V2  (ソフト単体)業務サイクル+適時入力   68万円
ScanSave-Lite-V2用
適時入力導入支援
コンサルティング
適時入力専用
タイムスタンプ2,000個/月+スキャナix100+導入支援付き
 26万円~
ScanSave-V2用
業務サイクル入力導入支援
コンサルティング
業務サイクル+適時入力
タイムスタンプ2,000個/月+スキャナix500+適正事務処理要件コンサルティング+導入支援付き
 32万円~

・詳しくは、 http://www.antenna.co.jp/scansave/ をご覧ください。
・問合わせは、 sis@antenna.co.jp まで


第93回 「中小企業でスキャナ保存導入に向けての”壁”について考えてみましょう! 1」

作成者:アンテナハウス株式会社 益田康夫
資 格:上級 文書情報管理士、簿記3級、行政書士
本ブログの記載内容は、公開日時点での法令等に基づいています。
その後の法令改定により要件が変わる可能性がありますので、最新の法令などをご確認下さい。

 中小企業でスキャナ保存導入に向けての”壁”について考えてみましょう! 1

とある中小企業にスキャナ保存納入相談に行ってきました。

ご担当者は
「スキャンしてPDFを作り、タイムスタンプを付与して会計帳簿と関連付けてフォルダーに保存すれば、税務署申請がとおりますか?」
と確認がありました。

皆様は、どう思われますか?
残念ながらNGです。
なお、国税局なら申請書は差し戻しになりますが、税務署の場合はみなし承認されてしまうことがあります。
後者の場合は、次の税務調査がとても心配ですね。
さて、NGポイントを考えてみみましょう!
これは、国税庁のスキャナ保存パンフレットの要件一覧をや申請用紙を全く見ないで想像で考えているからに他なりません。ここが「壁」です。
法令要件として、「ヴァージョン管理」が必須です。
(他にも10個程度要件がありますが・・詳細は下記を)
https://www.nta.go.jp/shiraberu/ippanjoho/pamph/sonota/03_2.pdf

該当箇所には
「国税関係書類に係わる電磁的記録の記録事項について訂正又は削除を行った場合には、これらの事実及び内容を確認することができる電子計算機処理システムを要すること」
が要件として規定されています。

これを噛み砕くと
「PDFやJPEGなど(国税関係書類に係わる電磁的記録の記録事項)の訂正や削除を行った場合は、訂正削除のアクセスログを残し、物理削除を許さずに、削除PDFなども検索できるシステム」
が要件となります。
そうです、一般のフォルダにセキュリティを強化して、PDFを保存しても要件を確保することは困難です。

要件確保された、承認実績のあるスキャナ保存システムベンダーを選択して、失敗しないようにしましょう。

 ――【広告】――
・アンテナハウスは、中小企業皆様のペーパレス経理への挑戦をサポートします!
・「ScanSave(スキャンセーブ)」は、証憑書類のスキャナ保存の要件確保用の
安心、低価格、短期導入可能なパソコン用スタンドアロンソフトです!

 ScanSave-Lite-V2  (ソフト単体)適時入力専用  18万円
 ScanSave-V2  (ソフト単体)業務サイクル+適時入力   68万円
ScanSave-Lite-V2用
適時入力導入支援
コンサルティング
適時入力専用
タイムスタンプ2,000個/月+スキャナix100+導入支援付き
 26万円~
ScanSave-V2用
業務サイクル入力導入支援
コンサルティング
業務サイクル+適時入力
タイムスタンプ2,000個/月+スキャナix500+適正事務処理要件コンサルティング+導入支援付き
 32万円~

・詳しくは、 http://www.antenna.co.jp/scansave/ をご覧ください。
・問合わせは、 sis@antenna.co.jp まで


第92回  「スマホによるスキャナ保存について考える 4 」

作成者:アンテナハウス株式会社 益田康夫
資 格:上級 文書情報管理士、簿記3級、行政書士
本ブログの記載内容は、公開日時点での法令等に基づいています。
その後の法令改定により要件が変わる可能性がありますので、最新の法令などをご確認下さい。

 今回はユーザーの管理部門目線で従業員立替払いの領収書の取り扱い業務の問題点を考えてみましょう!

下記は実際のユーザーの声です。

× 領収書がすぐ来ない!

数百の店舗がある中堅企業様なので、同様の課題をお持ちのお客様は多いと考えております。

店舗から普通郵便で送っている。封筒を準備して、宛名付けて、切手を貼って、投函している。なお、念のため写しのコピーを取り、店舗で保管している。これが数百か所ある訳で手間とコピー代と切って代がかかっている。仮に@100として1000店あれば¥100,000x12月=¥1,200,000万円/年間。ちりも積もれば山になります!

そして、領収書はバラバラに本社の管理部門に到着します。〆前に届くものはまだましですが、ギリギリのものもあれば、そうでないものもあるし、差し戻し処理が必要なものが複数発生し、そうとの手間がかかります。到着管理、決裁条件判断、問合わせ、差し戻し連絡など・・・・とても管理業務が煩雑になります。

例えば、交通費などは最短ルートを利用しているか、会議費であれば利用目的や内容が統制の範囲内かなど従業員の不正が起こらないように目を見張らせているわけです。

×差し戻ししてからの待ちの時間(実際に送り返すので数日かかる)。皆さんイメージできましたでしょうか?スキャナっ保存の検討を切っ掛けとして管理業務そのものの改善を考える必要があります。そうですワークフローシステムと会計システムへの自動仕訳、ワークフローシステムとスキャナ保存の連携。そして、スマホによるスキャナ保存読取(撮影)です。

このような考えでH28年緩和の恩恵を民間企業に広げてまいりましょう!!

――【広告】――
・アンテナハウスは、中小企業皆様のペーパレス経理への挑戦をサポートします!
・「ScanSave(スキャンセーブ)」は、証憑書類のスキャナ保存の要件確保用の
安心、低価格、短期導入可能なパソコン用スタンドアロンソフトです!

 ScanSave-Lite-V2  (ソフト単体)適時入力専用  18万円
 ScanSave-V2  (ソフト単体)業務サイクル+適時入力   68万円
ScanSave-Lite-V2用
適時入力導入支援
コンサルティング
適時入力専用
タイムスタンプ2,000個/月+スキャナix100+導入支援付き
 26万円~
ScanSave-V2用
業務サイクル入力導入支援
コンサルティング
業務サイクル+適時入力
タイムスタンプ2,000個/月+スキャナix500+適正事務処理要件コンサルティング+導入支援付き
 32万円~

・詳しくは、 http://www.antenna.co.jp/scansave/ をご覧ください。
・問合わせは、 sis@antenna.co.jp まで


PDF Viewer SDK V3.4 の改訂版をリリースしました。

『Antenna House PDF Viewer SDK V3.4』の改訂第5版(MR5)をリリース。
「Windows Server 2016」に対応しました!

改訂第5版では「Windows Server 2016」での動作確認を行い、正式に対応 OS として追加いたしました。 今後「Windows Server 2016」を導入される場合にも、引き続き『Antenna House PDF Viewer SDK V3.4』をご利用いただくことができます。

なお、『Antenna House PDF Viewer SDK V3.4』では「Windows Server 2016」の「デスクトップエクスペリエンス」インストールオプションをサポートしております。(「Windows Server 2016」からインストーラ画面で選択できるようになりました「Server Core」や、新しく追加された「Nano Server」には対応しておりません。)

その他の改訂内容については、
http://www.antenna.co.jp/support/update-sys/viewersdk/viewersdk.html#pvs345
をご覧ください。

『Antenna House PDF Viewer SDK V3.4』は、独自のPDFリーダーの開発に利用できる Windows 向けの SDK です。PDF の表示や画像ファイルへの変換に加えて、プログラムからの自動印刷や、テキスト抽出にも利用できます。
また、注釈やページ移動など PDF 編集ができる GUI コントロールを提供しております。コントロールを組み込むことで簡単にPDFの表示・編集機能をお客様のアプリケーションに追加できます。開発には、アクロバットやアドビリーダーは必要ありません!

詳しい機能についてぜひ製品ページをご覧ください。
製品ページ:
http://www.antenna.co.jp/oem/ViewerSDK/

評価版をご用意しております。ぜひこの機会にお試しください!
評価版のお申し込み:
http://www.antenna.co.jp/oem/ViewerSDK/trial.html

お問い合わせ:
SDK は OEM販売 となります。OEM ご相談窓口 へお問い合わせください。


Server Based Converter の活用法(3)

■ TextPorterと組み合わせた文書管理システム

企業や組織においては、毎日、膨大な数の文書が、Microsoft Office で作られています。それを紙に印刷していたのでは、保管も閲覧も大変です。 そこで、これらの文書を電子文書のままファイリングし、管理する文書管理システムが作られています。 ここで、Server Based Converter と、弊社のサーバ製品の1つである TextPorter が活躍しています。TextPorter は、Microsoft Office 文書や PDF から、テキストを抽出する製品です。

システムのイメージは、
サーバベース・コンバーター 活用例
にある
サムネイルサーバ
を発展させたものと思っていただけるといいです。

Server Based Converterによって、文書からサムネイルを生成することで、ファイル名だけではわかりにくい文書の見分けも簡単にできるようになります。 そして、TextPorterで文書からテキストを抽出して、全文検索システムで検索できるようにしておくことで、目的の文書をすばやく探し出して、そのサムネイルをみて、実際の文書を引っ張り出せるようにするわけです。

TextPorterに関する詳しい情報は、
http://www.antenna.co.jp/axx/
を、ぜひ、ご覧ください。

〒103-0004
東京都中央区東日本橋2-1-6 東日本橋藤和ビル5F
アンテナハウス株式会社
◆ご購入に関するお問い合わせ(祝日を除く月~金曜日9:30~18:00)
TEL : 03-5829-9021
FAX : 03-5829-9023
E-mail: sis@antenna.co.jp
URL : http://www.antenna.co.jp/

Server Based Converter は、Microsoft Office, PDF などのファイルを、PDF, Flash, SVG, 各種画像形式にダイレクトに変換する変換エンジンです。 ダイレクト変換の意味は、たとえば、Microsoft Office がない環境でも、ファイルさえあれば、それをダイレクトに内容を見える形式に変換できるのです。ダイレクト変換には、Microsoft Office のライセンスも不要です。
Server Based Converter は、ダイレクト変換というユニークさが評価され、多くのウェブサービス、パブリッククラウド、プライベートクラウドなどで利用されています。

Server Based Converter に関する詳しい情報は、
Server Based Converter
を、ぜひ、ご覧ください。

評価版もご用意しております。
サーバベース・コンバーター 評価版のお申し込み
から、お申し込みください。

<< Server Based Converter の活用法(2)


Pages: 1 2 3 Next