月別アーカイブ: 2016年2月

証憑書類の「スキャナ保存」講座 第4回「証憑書類の保存義務のご説明」

作成者:アンテナハウス株式会社 益田康夫
資 格:上級 文書情報管理士、簿記3級、行政書士試験合格者
-『本日のポイント』-

電子帳簿保存法の第4条について

法人税法施行規則第59条について

帳簿書類等の保存期間及び保存方法について

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電子帳簿保存法の第4条について

 

電子帳簿保存法の第4条は特例法です。下記抜粋より承認を受けないと出来ない制度です。
「所轄税務署長等の承認を受けたときは、財務省令で定めるところにより、当該承認を受けた国税関係書類に係る電磁的記録の保存をもって当該承認を受けた国税関係書類の保存に代えることができる。」

続いて、
法人税法等の規定で証憑書類の保存義務が如何に定められているかを見てみましょう。
法人税法施行規則59条 青色申告法人の「(帳簿書類の整理保存) 」について
法人税法施行規則第59条について
第59条 青色申告法人は、次に掲げる帳簿書類整理し、七年間、これを納税地(第三号に掲げる書類にあつては、当該納税地又は同号の取引に係る法施行地内の事務所、事業所その他これらに準ずるものの所在地)に保存しなければならない。
一 第五十四条(取引に関する帳簿及び記載事項)に規定する帳簿並びに当該青色申告法人の資産、負債及び資本に影響を及ぼす一切の取引に関して作成されたその他の帳簿
二 棚卸表、貸借対照表及び損益計算書並びに決算に関して作成されたその他の書類
三 取引に関して、相手方から受け取つた注文書契約書送り状領収書見積書の他これらに準ずる書類及び自己の作成したこれらの書類でその写しのあるものはその写し
2 前項の期間は、帳簿についてはその閉鎖の日の属する事業年度終了の日の翌日から二月(法第七十五条の二(確定申告書の提出期限の延長の特例)の規定の適用を受けている場合には二月にその延長に係る月数の期間を加えた期間とし、清算中の内国法人について残余財産が確定した場合には一月とする。以下この項において同じ。)を経過した日から、書類についてはその作成又は受領の日の属する事業年度終了の日の翌日から二月を経過した日から、起算する。
3 第一項各号に掲げる帳簿書類のうち次の表の各号の上欄に掲げるものについての当該各号の中欄に掲げる期間における同項の規定による保存については、当該各号の下欄に掲げる方法によることができる。

一 第一項第三号に掲げる書類(帳簿代用書類に該当するものを除く。)のうち国税庁長官が定めるもの 前項に規定する起算の日以後三年を経過した日から当該起算の日以後五年を経過する日までの期間 財務大臣の定める方法
二 第一項各号に掲げる帳簿書類 前項に規定する起算の日から五年を経過した日以後の期間 財務大臣の定める方法

4 前項の表の第一号の上欄に規定する帳簿代用書類とは、第一項第三号に掲げる書類のうち、別表二十一に定める記載事項の全部又は一部の帳簿への記載に代えて当該記載事項が記載されている書類を整理し、その整理されたものを保存している場合における当該書類をいう。

 

帳簿書類等の保存期間及び保存方法について

ホーム>税について調べる>タックスアンサー>法人税>その他>No.5930 帳簿書類等の保存期間及び保存方法

No.5930 帳簿書類等の保存期間及び保存方法

[平成27年4月1日現在法令等]

1 帳簿書類等の保存期間

法人は、帳簿(注1)を備え付けてその取引を記録するとともに、その帳簿と取引等に関して作成又は受領した書類(以下「書類」といい、帳簿と併せて「帳簿書類」といいます。)を、その事業年度の確定申告書の提出期限から7年間(注2)保存しなければなりません。   また、法人が、取引情報の授受を電磁的方式によって行う電子取引をした場合には、原則としてその電磁的記録(電子データ)をその事業年度の確定申告書の提出期限から7年間保存する必要があります。   ただし、その電磁的記録を出力した紙によって保存しているときには、電磁的記録を保存する必要はありません。

  1. (注1) 「帳簿」には、例えば総勘定元帳、仕訳帳、現金出納帳、売掛金元帳、買掛金元帳、固定資産台帳、売上帳、仕入帳などがあり、また、「書類」には、例えば棚卸表、貸借対照表、損益計算書、注文書、契約書、領収書などがあります。
  2. (注2) 平成23年12月税制改正により青色申告書を提出した事業年度の欠損金の繰越期間が9年とされたことに伴い、平成20年4月1日以後に終了した欠損金の生じた事業年度においては、帳簿書類の保存期間が9年間に延長されました。  また、平成27年度税制改正により、平成29年4月1日以後に開始する欠損金額の生ずる事業年度においては、帳簿書類の保存期間が10年間に延長されています。

 

2 帳簿書類の保存方法

(1)  原則的な保存方法   帳簿書類の保存方法は、紙による保存が原則となります。   したがって、電子計算機で作成した帳簿書類についても、原則として電子計算機からアウトプットした紙により保存する必要があります。
(2)  6年目及び7年目のマイクロフィルムによる保存方法(注)   帳簿書類の保存は、紙による保存が原則ですが、保存期間の最後の2年間に当たる6年目及び7年目の帳簿書類(一定の書類については最後の4年間)は、一定の要件を満たすマイクロフィルムにより保存することができます。   なお、マイクロフィルムによる保存を行う場合には、一定の基準を満たすマイクロフィルムリーダ又はマイクロフィルムリーダプリンタを設置する必要があります。
(注) 平成23年12月の税制改正により青色欠損金額の繰越控除制度の規定の適用を受ける場合の帳簿書類の保存期間が9年間に延長されたことに伴い、8年目と9年目においてもマイクロフィルムによる保存を行うことができます。
(3)  電磁的記録による保存方法   自己が電磁的記録により最初の記録段階から一貫して電子計算機を使用して作成する帳簿書類で一定の要件を満たすものは、紙による保存によらず、サーバ・DVD・CD等に記録した電磁的記録(電子データ)のままで保存することができます。   なお、電磁的記録による保存を行う場合には、あらかじめ所轄税務署長に対して申請書を提出し、承認を受けることが必要です。また、この申請書は、備付けを開始する日の3月前の日までに提出する必要があります。
(4)  一定の書類のスキャナ読取りの電磁的記録の保存方法   保存すべき書類のうち、次の書類以外の一定の書類については、紙による保存によらず、スキャナ読取りの電磁的記録による保存を行うことができます。
イ  棚卸表、貸借対照表及び損益計算書並びに計算、整理又は決算に関して作成されたその他の書類
ロ  取引の相手方から受け取った契約書、領収書等及び自己の作成したこれらの写し(記載された金額が3万円未満のものを除きます。ただし、平成27年9月30日以後に行う承認申請については、金額基準が廃止されています。
なお、スキャナ読取りの電磁的記録による保存を行う場合には、あらかじめ所轄税務署長に対して申請書を提出し、承認を受けることが必要です。   また、この申請書は、スキャナ読取りの電磁的記録による保存を行おうとする日の3月前の日までに提出する必要があります。
(注) 帳簿については、スキャナ読取りの電磁的記録による保存を行うことはできません。
(5)  電子計算機出力マイクロフィルム(COM)による保存   自己が最初の記録段階から一貫して電子計算機を使用して作成する帳簿書類については、一定の要件の下で、紙による保存によらず、その電磁的記録の電子計算機出力マイクロフィルム(COM)により保存することができます。   なお、電子計算機出力マイクロフィルム(COM)による保存を行う場合には、あらかじめ所轄税務署長に対して申請書を提出して承認を受けることが必要です。また、この申請書は、電子計算機出力マイクロフィルム(COM)による保存を行おうとする日の3月前の日までに提出する必要があります。

3 電子取引をした場合の電磁的記録の保存方法

法人が電子取引をした場合には、その電子取引に係る電磁的記録を、一定の要件を満たす方法により保存する必要があります。   なお、税務署長の承認は要件となっておりませんので、全ての法人が対象となります。

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証憑書類の「スキャナ保存」講座 第3回「スキャナ保存承認申請書のご説明」

作成者:アンテナハウス株式会社 益田康夫
資 格:上級 文書情報管理士、簿記3級、行政書士試験合格者
-『本日のポイント』-
「スキャナ保存承認申請書」

・「スキャナ保存承認申請書」

スキャナ保存は所轄税務署長等の承認を必須としていますので申請書を提出して承認を得る必要があります。その申請書を見てみましょう。

「申請書」
https://www.nta.go.jp/tetsuzuki/shinsei/annai/hojin/pdf/6007.pdf

「申請書記載例」
https://www.nta.go.jp/tetsuzuki/shinsei/annai/hojin/pdf/6007_kisairei.pdf
申請書は、要件チェックシートになっています。
要件を初めて読んだ時に一つ一つ理解するのは、困難ですが、
本講座の半ばを越したころには、大きく理解が進むようになっています。
「記載要領」が、「申請書」の5/6、6/6ページに掲載されています。
「申請書記載例」と合わせて確認し、隅々まで目を通すことで記載しなければならない要件の項目が全て確認できます。
なお、要件は電子帳簿保存法施行規則3条に記載されていますので第8回以降の法令関係の講座でご確認ください。

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AH Formatter V6.3 公開!

アンテナハウス株式会社は、XML/HTML 自動組版ソフトのベストセラー『Antenna House Formatter』をバージョンアップした『Antenna House Formatter V6.3』を 2016年2月4日から出荷開始いたしました。

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『AH Formatter』は XML で記述されたマニュアル、契約書、報告書・書籍などを XSL-FO または CSS を使ってレイアウト指定して、PDF に出力したり印刷するソフトウェアです。

XSL-FO は W3C が XML に対するレイアウト指定の標準として勧告している世界標準です。国内外で『AH Formatter』は最も優れた XSL-FO 準拠製品との評価を確立しており、現在、自動車、携帯電話、航空機、OA 機器のメーカ等のマニュアル制作システムなど数千社のお客様にお使いいただいています。

詳しくは製品ページをご覧ください。

AH Formatter フロー

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証憑書類の「スキャナ保存」講座 第2回 「スキャナ保存」制度のアウトライン(ガイダンス)

「スキャナ保存」制度のアウトライン(ガイダンス)

作成者:アンテナハウス株式会社 益田康夫

資 格:上級 文書情報管理士、簿記3級、行政書士試験合格者

-『本日のポイント』-

  • 「スキャナ保存」制度のアウトライン(ガイダンス)

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「スキャナ保存」制度のアウトライン(ガイダンス)

はじめに国税庁のホームページから「電子帳簿保存法とスキャナ保存制度の創設の経緯」と「平成27年度の税制改正によるスキャナ保存の要件緩和」をご読んでみましょう。

https://www.nta.go.jp/shiraberu/zeiho-kaishaku/joho-zeikaishaku/dennshichobo/jirei/01.htm

非常に残念な話ですが、スキャナ保存制度は152件(H26年実績)しか承認(利用)されていない要件が難解で且つ厳しい制度でした。

創設後10年ぶりの平成27年度の税制改正によるスキャナ保存の要件緩和で厳しいとされていた下記の3つが撤廃緩和されました。

1 スキャナ保存の対象となる国税関係書類の範囲の拡充3万円の制限撤廃

2 スキャナ保存の要件緩和業務サイクル時の帳簿の抱合せ承認撤廃

3 実印相当の電子署名の撤廃

4 適時入力方式に係る要件緩和(カラーからグレースケール容認)

 

しかし、追加された2要件もあります。

5 全ての書類にタイムスタンプが必要

→以前は国税関係の一般書類はタイムスタンプは不要でした。

6 重要書類は適正事務処理要件の確保が必要 

→内部統制として、相互けん制、定期検査問題発生時の自己是正能力が要件です。

・国税庁の下記新旧パンフレット比較すれば、何がどう変わったか見えてきます。

https://www.nta.go.jp/shiraberu/ippanjoho/pamph/sonota/02.pdf

https://www.nta.go.jp/shiraberu/ippanjoho/pamph/sonota/01.pdf

次回 第3回 「スキャナ保存承認申請書のご説明」

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証憑書類の「スキャナ保存」講座 第1回「本講座のご説明」

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  • 本講座の目的
  • 本講座の対象者像
  • 中小企業の定義

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■本講座の目的

本講座は、中小企業の皆様が証憑書類の「スキャナ保存」を無理なく学習を進めて頂くことが可能なものです。
財務省令(電子帳簿保存法施行規則3条等)の詳細な法令要件をしっかり理解して頂く為に、第1回~第150回(予定)で毎日開催します。
本講座の特長は、最初に『本日のポイント』を示し、その後、法令要件を文字色を変えてで読みやすくし、重要個所は太文字を用いて解説します。
よって、本講義を繰り返し学習して頂くことで、特別なコンサルティング無しでスキャナ保存の申請から導入、本番運用を行うことが可能です。

■本講座の対象者像

本講座の対象者像は、所属企業が中小企業の方であること。
企業内の組織として、営業部門と購買係、経理係など職務の担当が分離出来ていること。
ご担当の方がWindowsPCの日常の利用やデータバックアップ等の基本知識のお持ちの方であること
経理のご担当の方もしくは証憑書類の管理者であること。

■中小企業の定義は下記をご覧ください。

中小企業庁の中小企業の定義
http://www.chusho.meti.go.jp/soshiki/teigi.html

 業種分類  中小企業基本法の定義
 製造業その他  資本金の額又は出資の総額が3億円以下の会社又は
常時使用する従業員の数が300人以下の会社及び個人
 卸売業  資本金の額又は出資の総額が1億円以下の会社又は
常時使用する従業員の数が100人以下の会社及び個人
 小売業  資本金の額又は出資の総額が5千万円以下の会社又は
常時使用する従業員の数が50人以下の会社及び個人
 サービス業  資本金の額又は出資の総額が5千万円以下の会社又は
常時使用する従業員の数が100人以下の会社及び個人

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PDFドライバについての F.A.Q.

今回は、PDFドライバを用いた Office文書の PDF 変換についていただく質問から幾つか…

Q.アスペクト比が標準(4:3)の PowerPoint 文書を PDF ドライバを使ってA4版の PDFファイルに変換したものを Adobe Reader などの PDF 閲覧ソフトで表示するとページの端に白い余白ができます。これを防ぐ方法はありませんか?

A.これは、PowerPoint 文書のアスペクト比が、一般的な印刷用紙(A4版など)と異なるために生じる現象です。

PowerPoint 文書をそのままプリンタに印刷したり、PDF ファイルとして出力した場合、縦横比を維持したまま用紙サイズにフィットするように拡大/縮小するように設定したとしてもアスペクト比が異なるため、完全に一致させることができず、ページの端部に白い余白が生じることになります。これを避けるには、プリンタの用紙サイズとスライドの用紙サイズを一致させることです。具体的には、以下のいずれかの方法を取ります。

  1. PowerPoint のスライドのサイズをユーザー指定サイズとして数値を指定して設定(A4版の場合には、幅:21.0 cm 高さ:27.9 cm)し、出力する。
    ※ スライドのサイズ指定コンボボックスにA4版 の設定項目がありますが、印刷に用いるプリンタドライバによっては、その印刷領域と用紙サイズが完全に一致していないため、これを選択してもスライド周囲に白い余白部分ができる場合があります。
  2. プリンタドライバの印刷設定で、標準用紙サイズをスライドのページサイズ(A4版の場合には 19.05 x 27.51 cm)に変更して出力する。

「Antenna House PDF Driver 6.0」を用いて PDF ファイルを作成する場合には:

  1. 「印刷」ダイアログを表示してプリンタ「Antenna House PDF Driver 6.0」を選択し、「プロパティ」ボタンをクリックして「Antenna House PDF Driver 6.0 のプロパティ」ダイアログを表示します。
  2. 印刷に使用する適等な印刷設定を選択した後、「編集」ボタンをクリックして設定の編集ダイアログを表示します。
  3. 「一般」タブ画面最下部の「標準の設定」エリアのラジオボタン「サイズ指定」を選択し、幅、高さそれぞれのフィールドに 190.5、275.1 と入力した後、「名前をつけて保存」ボタンをクリックして、印刷設定を保存します。この時、デフォルトで設定されている印刷設定と同じ名前にならないように注意して下さい。
  4. 手順3で保存した印刷設定が選択されていることを確認した後、「OK」ボタンをクリックして画面を閉じます。
  5. 印刷を実行して PDF ファイルを出力します。

 

Q.Excel 文書を PDF ドライバを使って PDF ファイルに変換するとワークシートが1ページに収まらなかったり、白紙のページが出力されるなど、意図した通りの結果が得られません。どうすれば思いだ思い通りの結果が得られるのでしょうか?

A.Microsoft によると、Microsoft Excelは、表計算ソフトと言う性格上、動作速度を優先させるため、表示/印刷などについての処理が簡略化されています。印刷プレビューと実際に印刷した結果が異なるなどの現象が生じるのはそのためです。

また、Excel は文書を作成/印刷する時、ページ設定などの情報を選択されているプリンタドライバに合わせて計算/設定します。使用するプリンタによっては、おなじ用紙サイズではあっても、印字領域や用紙サイズそのものが異なる場合があり、そのため、文書を作成したのと異なる環境でドキュメントを印刷すると、改ページの位置がずれるなど、期待した結果が得られないことがあります。
これを吸収するには、ページの拡大縮小率でコントロールするのではなく、Excel が持つページレイアウト機能を利用したほうが効果的です。

これを踏まえ、以下の2点に注意して PDF ファイルに変換してみてください。

  1. 変換対象となる Excel のワークシートの『ページ設定』、『ページ』タブ画面の『印刷品質』で指定されている解像度を、PDF ドライバの印刷設定『一般』タブ画面、最下部の『グラフィックス』で指定されている解像度と一致させます。
  2. 変換対象となる Excel のワークシートの印刷時の倍率をページの拡大/縮小率によって指定している場合には、これをやめ、ページ数に合わせて印刷する設定を用いて出力するように変更します。

参考:異なる複数の Windows 環境で Excel ファイルを共有すると、印刷範囲、セルの幅、または高さが変更される場合がある


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