カテゴリー別アーカイブ: e-文書法

第25回 証憑書類のスキャナ保存講座「4-33 帳簿書類間の関連性の確保の方法のご説明」

作成者:アンテナハウス株式会社 益田康夫
資 格:上級 文書情報管理士、簿記3級、行政書士試験合格者
本ブログの記載内容は、公開日時点での法令等に基づいています。
その後の法令改定により要件が変わる可能性がありますので、最新の法令などをご確認下さい。

とても重要な「帳簿書類間の関連性」の解説です!・・(国税関係帳簿の記録事項と必ずしも1対1の対応関係である必要はない。)/解説より抜粋 → 「取引案件番号等により相互関連性を確保する場合であって、当該番号が付替え、統合、分割等された場合には、それらの関係を明らかにしておくことが必要となる。」

4-33 帳簿書類間の関連性の確保の方法   (平成27年7月3日の改正で4-32に番号変更)

(帳簿書類間の関連性の確保の方法)

4-33 規則第3条第5項第3号((帳簿書類間の関連性の確保))に規定する「関連性を確認することができる」とは、例えば、相互に関連する書類及び帳簿の双方伝票番号、取引案件番号、工事番号等を付し、その番号を指定することで書類又は国税関係帳簿の記録事項がいずれも確認できるようにする方法等によって、原則としてすべての国税関係書類に係る電磁的記録の記録事項と国税関係帳簿の記録事項との関連性を確認することができることをいう。

この場合、関連性を確保するための番号等が帳簿に記載されていない場合であっても、他の書類を確認すること等によって帳簿に記載すべき当該番号等が確認でき、かつ、関連する書類が確認できる場合には帳簿との関連性が確認できるものとして取り扱う。

(注) 結果的に取引に至らなかった見積書など、帳簿との関連性がない書類についても、帳簿と関連性を持たない書類であるということを確認することができる必要があることに留意する。

【解説】

スキャナ保存できる国税関係書類は、取引に基づいて作成又は受領した書類であることから、帳簿のいずれかの記載事項と関連性を持っていると考えられる。紙の書類における保存においても、例えば、見積書は帳簿と直接には関連がないが、見積番号などによって帳簿上のどの取引に係る見積書なのか関連を確認できるようにしていることが通例であると考えられる。

したがって、直接帳簿との関連性を持たない国税関係書類を含め、原則としてすべての国税関係書類について紙で国税関係書類を保管している場合と同様な方法などによって、関連性を確認することができるようにしなければならないことを明らかにしている。(国税関係帳簿の記録事項と必ずしも1対1の対応関係である必要はない。)さらに、規則第3条第6項((適時入力))による入力では、帳簿作成の後にスキャナで読み取ることも想定されるため、何らかの方法で関連性が確認できる場合には、帳簿への相互関連性確保のための項目の記載は要しないこととする旨を明らかにしている。

★適時入力で、ここで言う何らかの方法で関連性を確保するとは、例えば「見積書」等の一般書類が関連する請求書と関連付けして、その請求書が帳簿と相互関連性確保できていれば問題ないと考える事ができます。

 また、取引案件番号等により相互関連性を確保する場合であって、当該番号が付替え、統合、分割等された場合には、それらの関係を明らかにしておくことが必要となる。

なお、帳簿との関連性がないものについても、「関連性がない書類」ということを確認できる必要があることから、例えば、通常の取引では使用されない取引案件番号等を付し抽出できるようにするなどして、国税関係書類の内容を確認できる必要があることを併せて明らかにしている。

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第24回 証憑書類のスキャナ保存講座「4-32 スキャナ保存における訂正削除の履歴の確保の方法のご説明」

作成者:アンテナハウス株式会社 益田康夫
資 格:上級 文書情報管理士、簿記3級、行政書士試験合格者
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4-32 スキャナ保存における訂正削除の履歴の確保の方法   (平成27年7月3日の改正で4-27に番号変更

(スキャナ保存における訂正削除の履歴の確保の方法)

4-32 規則第3条第5項第2号ホ((スキャナ保存における訂正削除の履歴の確保))に規定する「これらの事実及び内容を確認することができる」とは、電磁的記録を訂正した場合は、例えば、上書き保存されず、訂正した後の電磁的記録が新たに保存されること、又は電磁的記録を削除しようとした場合は、例えば、当該電磁的記録は削除されずに削除したという情報が新たに保存されることをいう。

したがって、スキャナで読み取った最初のデータと保存されている最新のデータが異なっている場合は、その訂正又は削除の履歴及び内容のすべてを確認することができることに留意する。

なお、削除の内容のすべてを確認することができるとは、例えば、削除したという情報が記録された電磁的記録を抽出し、内容を確認することができることをいう。

★上記のような絞り込み検索ができるシステムを採用しなければなりません。

【解説】

規則第3条第5項第2号ホに規定する「これらの事実及び内容を確認することができる」という要件を満たす方法として、次のイ及びロを満たすようなシステムによっている場合には、この要件を満たすこととなる旨を明らかにしたものである。

イ 記録された電磁的記録は削除されないこと(削除の必要が生じた場合には、削除したという情報が記録され、物理的な削除がされないものであること。)

ロ 電磁的記録を訂正した場合には、上書き保存されないこと

なお、削除したという情報が記録されている電磁的記録については、規則第3条第5項第5号において準用する規則第3条第1項第5号に規定する検索機能により抽出が行われないこと及び規則第3条第5項第3号に規定する帳簿との関連性が確認できないこととしても差し支えないが、削除を行った事実及び内容を確認することができる必要があることから、削除したという情報が記録された電磁的記録を抽出し内容の確認ができる必要があることを念のため明らかにしたものである。

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第23回 証憑書類のスキャナ保存講座 「4-31 スキャナ保存における訂正削除の履歴の確保の特例のご説明」

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4-31 スキャナ保存における訂正削除の履歴の確保の特例   (平成27年7月3日の改正で4-26に番号変更)

(スキャナ保存における訂正削除の履歴の確保の特例)

4-31 規則第3条第5項第2号ホ((スキャナ保存における訂正削除の履歴の確保))に規定する「国税関係書類に係る電磁的記録の記録事項について訂正又は削除を行った場合」とは、スキャナで読み取った国税関係書類の書面の情報の訂正又は削除を行った場合をいうのであるが、書面の情報(書面の訂正の痕や修正液の痕等を含む。)を損なうことのない画像の情報の訂正は含まれないことに留意する。

★「国税関係書類に係る電磁的記録の記録事項」は、証憑書類の電子化ファイルそのもののことです。
下記の解説からそれが読み取れます。
この解説が無ければ、電子化ファイルに対して登録した検索用の情報と勘違いしてしまいます。

【解説】

規則第3条第5項第2号ホでは、国税関係書類に係る電磁的記録の記録事項の訂正を行った場合にはその内容が確認できる必要があることとされている。国税関係書類に係る電磁的記録の記録事項とは、文字の情報、色の情報などスキャナで読み取った当該国税関係書類の書面の情報をいうのであるから、これらを訂正する場合には、原則としてその訂正の内容が確認できなければならないこととなる。

しかしながら、スキャナで画像を読取る場合には、使用する者が意識することなしに何らかの画像に関する電磁的記録の補正が行われることが通常であり、このような補正までその前の内容を確認できることを求めることはスキャナの実態に即していないとも考えられる。

したがって、同号ホにいう電磁的記録の記録事項の訂正には、このような書類の情報を損なうことのない軽微な画像補正は含まれないことを明らかにしている。

一方、訂正の痕や修正液の痕等が消えてしまうような画像補正の場合は、画像補正前の内容が確認できる必要があることとなる。

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証憑書類の「スキャナ保存」講座 第22回「4-29 認定業務のご説明」

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4-29 認定業務   (平成27年7月3日の改正で4-24に番号変更)

 「財団法人日本データ通信協会」は、正しくは「一般財団法人日本データ通信協会」です。

(認定業務)

4-29 規則第3条第5項第2号ハ((タイムスタンプ))に規定する「財団法人日本データ通信協会が認定する業務」とは、当該財団法人が認定する時刻認証業務をいう。

タイムスタンプは時刻を認証する働きがありますが、実は改竄検出する技術を併せ持っていて重要な要件となります。

【解説】

規則第3条第5項第2号ハでは、財団法人日本データ通信協会が認定する業務に係るタイムスタンプを付すこととされている。当該財団法人が認定する業務は複数あるが、ここでいう業務とは時刻認証業務であることを明らかにしたものである。

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証憑書類の「スキャナ保存」講座 第21回「4-20 業務の処理に係る通常の期間の意義のご説明」

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4-20 業務の処理に係る通常の期間の意義

国税庁が
https://www.nta.go.jp/shiraberu/ippanjoho/pamph/sonota/02.pdf
のパンフレットで「業務処理サイクル方式」と規定している根拠となるものです。

(業務の処理に係る通常の期間の意義)

4-20 規則第3条第5項第1号ロ((入力方法))に規定する「その業務の処理に係る通常の期間」とは、国税関係書類の作成又は受領からスキャナで読み取り可能となるまでの業務処理サイクルの期間をいうことに留意する。

なお、月次処理については通常行われている業務処理サイクルと認められることから、最長1ヶ月の業務処理サイクルであれば、「その業務の処理に係る通常の期間」として取り扱うこととする

【解説】

規則第3条第5項第1号ロでは、「その業務の処理に係る通常の期間」と規定しているが、同条第1項第1号ロでも同様な規定がある。その考え方は、いずれも、企業等においてはデータ入力又は書類の事務処理などの業務を一定の業務処理サイクルで行うことが通例であり、また、その場合には適正な入力又は処理を担保するために、その業務処理サイクルを事務の処理に関する規程等で定めることが通例であるという、共通したものである。

このような考え方から、同条第5項第1号ロにおける「その業務の処理に係る通常の期間」とは、書類の事務処理、つまり国税関係書類の作成又は受領から、企業内でのチェックや決裁等を経てスキャナで読み取り可能となるまでの業務処理サイクルの期間をいう旨を明らかにしている。

なお、このように企業内チェック等が行われる場合には、月次の処理は通常行われている業務処理サイクルと認められることから、1ヶ月の業務処理サイクルであれば、通常の期間として取り扱う旨を併せて明らかにしている。

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証憑書類の「スキャナ保存」講座 第20回「4-19 速やかに行うことの意義のご説明」

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4-19 速やかに行うことの意義

(速やかに行うことの意義)

4-19 規則第3条第5項第1号イ((入力方法))に規定する「速やかに」の適用に当たり、国税関係書類の作成又は受領後1週間以内に入力している場合には、速やかに行っているものとして取り扱う。

また、同号ロに規定する「速やかに」の適用に当たり、その業務の処理に係る通常の期間を経過した後、1週間以内に入力している場合には同様に取り扱う。

【解説】

国税関係書類を入力する場合には、紙段階の改ざん可能性を低くする観点からは、当該国税関係書類の作成又は受領後直ちに行うことが望ましいのであるが、他の業務との関係上又は外出先で書類を作成又は受領する場合など、書類を作成又は受領した日であってもスキャナで読み取ることができない場合も一般的であると考えられる。

したがって、日次の処理を求めることも業務の実態に即しているとはいえないと考えられることから、日次以外の一般的に考えられる期間の最小単位であり、また、短期間の業務処理サイクルの単位としても一般的に用いられる1週間以内に入力を行っている場合には、速やかに行っているものとして取り扱うこととしたものである

現実的に、年間52週間毎週確実にスキャンすることが困難なので、「業務サイクル後速やか」の
入力方式を取る企業が多いと考えられます。

 

 

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証憑書類の「スキャナ保存」講座 第19回「4-18 入力すべき記載事項の特例のご説明」

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4-18 入力すべき記載事項の特例

(入力すべき記載事項の特例)

4-18 法第4条第3項((国税関係書類の電磁的記録による保存))の適用に当たっては、国税関係書類の表裏にかかわらず、印刷、印字又は手書きの別、文字・数字・記号・符号等の別を問わず、何らかの記載があるときは入力することとなるが、書面に記載されている事項が、取引によって内容が変更されることがない定型的な事項であり、かつ、当該記載されている事項が規則第3条第5項第4号((スキャナ保存における電子計算機等の備付け等))に規定する電磁的記録の保存をする場所において、同一の様式の書面が保存されていることにより確認できる場合には、当該記載されている事項以外の記載事項がない面については入力しないこととしても差し支えないこととする。

ここで言う「入力」とは、「スキャニング」を指しています。

【解説】

国税関係書類の入力すべき範囲については、法第4条第3項で、「当該国税関係書類に記載されている事項を…電磁的記録に記録する場合であって」と規定していることから、国税関係書類の表裏にかかわらず、原則として記載されている事項についてはすべて入力する必要がある。

したがって、裏面には印刷等がなく、全くの白紙である場合は裏面の入力を要しないが、例えば取引先の情報などの取引状況について、何らかの符号で裏面に記したりしている場合には、当該裏面も入力を要することとなる。

ところで、書面に記載された事項には、保険契約申込書の裏面に印刷されている定型的な注意事項などのように、最初から紙に印刷された事項も含まれるのであるが、そのような定型的な記載事項は取引によって内容が変更されることがないことから、当該定型的な記載事項が記載されている書類を使用する前の状態で保存しているなどにより電磁的記録の保存をする場所で確認できる場合には、電磁的記録に記録した場合と同等と考えられるため、当該記載事項以外の記載事項がない面については入力をしないこととしても差し支えない旨を明らかにしている。

なお、契約書など、いわゆるひな形を使用して作成する文書の場合は、そのひな形は単なる見本であり、通常内容を変更することが可能であるので、たとえひな形の内容を変更せずに文書を作成したものであっても、記載されている事項はすべて入力することとなる。

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証憑書類の「スキャナ保存」講座 第18回「4-16 範囲を指定して条件を設定することの意義のご説明」

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4-16 範囲を指定して条件を設定することの意義

(範囲を指定して条件を設定することの意義)

4-16 規則第3条第1項第5号ロ((検索機能の確保))(同条第2項及び第5項第5号において準用する場合を含む。)に規定する「その範囲を指定して条件を設定することができる」とは、課税期間(国税通則法第2条第9号((定義))に規定する課税期間をいう。以下6-1において同じ。)ごとの国税関係帳簿書類別に日付又は金額の任意の範囲を指定して条件設定を行い検索ができることをいうことに留意する。

【解説】

規則第3条第1項第5号ロでは、日付及び金額についてはその範囲を指定して条件を設定することができることとされている。

これは、書面による帳簿書類の場合であれば手に取りかつ目で見て探すことが可能であるが、電子データではそれが不可能であることから保存の要件とされているものである。書面による国税関係帳簿書類の場合は、各課税期間の帳簿書類の種類ごとに整理・保管されるのが通常であり、その一課税期間ごとの帳簿又は書類の中から、必要な項目又は必要な書類を探し出していくものであるから、電子データにおける検索機能の日付の場合の範囲指定においても、二課税期間以上又は別々の帳簿及び書類の種類等をまたがって範囲指定できることを保存義務者に求めるものではないが、一課税期間内の帳簿や書類の種類ごとであれば、任意の範囲を指定して条件設定を行い検索ができる必要があることを明らかにしたものである。

なお、書類については、例えば、データ量が膨大であるため、一課税期間の電子データを複数の保存媒体に保存せざるを得ないなど、一課税期間を通じて任意の範囲を指定して検索を行うことが困難であることにつき、合理的な理由があると認められる場合には、一課税期間内の合理的な期間ごとに任意の範囲を指定して検索できればよいこととなる。

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証憑書類の「スキャナ保存」講座 第17回「4-14 検索機能の意義のご説明」

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「4-14 検索機能の意義のご説明」

4-14 検索機能の意義

(検索機能の意義)

4-14 規則第3条第1項第5号((検索機能の確保)) (同条第2項及び第5項第5号において準用する場合を含む。)に規定する「電磁的記録の記録事項の検索をすることができる機能」とは、蓄積された記録事項から設定した条件に該当する記録事項を探し出すことができ、かつ、検索により探し出された記録事項のみが、ディスプレイの画面及び書面に、整然とした形式及び明りょうな状態で出力される機能をいう。この場合、検索項目について記録事項がない電磁的記録を検索できる機能を含むことに留意する。

★後日触れる通達「4-35」と合わせて読むと更に理解が深まります。

【解説】

規則第3条第1項第5号に規定する検索機能とは、蓄積された記録事項から設定した条件に該当する記録事項を探し出すことができ、かつ、探し出された記録事項のみがディスプレイの画面及び書面に、整然とした形式及び明りょうな状態で出力される機能をいう。したがってどのような条件を指定しても抽出されない電磁的記録が存在する、つまり特定の電磁的記録が検索の対象外となることは、検索ができるとはいえないと考えられるため、たとえ検索項目に係る記録事項がない場合であってもその空欄を対象として検索できるようにする旨を明らかにしたものである。

なお、改正前の通達の注書きにおいて、検索機能には検索結果を並べ替える機能(いわゆるソート機能)等は含まれないことが記載されていたが、この通達においてもその考え方に変更はなく、ソート機能等を義務付けるものではない。しかしながら近年のコンピュータシステムではソート機能は通常の機能として組み込まれているものも多いと考えられることから、あえて明示しないこととしたものである。

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証憑書類の「スキャナ保存」講座 第16回「4-11 備付けを要するシステム関係書類等の範囲のご説明」

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「4-11 備付けを要するシステム関係書類等の範囲のご説明」

第2章 適用要件

法第4条((国税関係帳簿書類の電磁的記録による保存等))関係
4-11 備付けを要するシステム関係書類等の範囲
(備付けを要するシステム関係書類等の範囲)

4-11 規則第3条第1項第3号イからニまで((システム関係書類等の備付け))(同条第2項及び第5項第5号において準用する場合を含む。)に掲げる書類は、それぞれ次に掲げる書類をいう

なお、当該書類を書面以外の方法により備え付けている場合であっても、その内容を同項第4号((電子計算機等の備付け等))(同条第2項において準用する場合を含む。以下4-12及び4-13において同じ。)に規定する電磁的記録の備付け及び保存をする場所並びに同条第5項第4号((スキャナ保存における電子計算機等の備付け等))に規定する電磁的記録の保存をする場所(以下4-12において「保存場所」という。)で、画面及び書面に、速やかに出力することができることとしているときは、これを認める。

(1) 同条第1項第3号イに掲げる書類

システム全体の構成及び各システム間のデータの流れなど、電子計算機による国税関係帳簿書類の作成に係る処理過程を総括的に記載した、例えば、システム基本設計書、システム概要書、フロー図、システム変更履歴書などの書類

(2) 同号ロに掲げる書類

システムの開発に際して作成した(システム及びプログラムごとの目的及び処理内容などを記載した)、例えば、システム仕様書、システム設計書、ファイル定義書、プログラム仕様書、プログラムリストなどの書類

(3) 同号ハに掲げる書類

入出力要領などの具体的な操作方法を記載した、例えば、操作マニュアル、運用マニュアルなどの書類

(4) 同号ニに掲げる書類

入出力処理(記録事項の訂正又は削除及び追加をするための入出力処理を含む。)の手順、日程及び担当部署並びに電磁的記録の保存等の手順及び担当部署などを明らかにした書類

【解説】

規則第3条第1項第3号では、各種のシステム関係書類等を備え付けることとされている、これらの書類の種類及び名称は様々であることから、同号イからニに掲げる各書類について、それぞれの内容と、該当する書類の一般的な名称を例示したものである。同条第5項第5号において準用する場合にあっては、記載されている書類のほか、本通達の(3)に掲げる書類には、例えば、スキャナ装置、電子署名、タイムスタンプ、検索機能及び訂正削除管理機能に関する操作要領が含まれ、(4)に掲げる書類には、例えば、電子署名及びタイムスタンプに係る契約書が含まれることとなることに留意する。

なお、個々の書類が同号イからニに掲げる複数の区分に該当する場合であっても、それぞれに区分して新たに作成して備える必要はない。

また、これらの書類は、電磁的記録で保存されている例も多いことから、保存場所で画面及び書面に、整然とした形式及び明りょうな状態で、速やかに出力することができるものであれば、必ずしも書面により保存する必要はないことを併せて明らかにした。

 

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