カテゴリー別アーカイブ: e-文書法

第50回「問42 速やかに入力又は業務サイクル後速やかに入力などの入力方式を、課税期間の中途で変更することは認められるのでしょうか。」について

作成者:アンテナハウス株式会社 益田康夫
資 格:上級 文書情報管理士、簿記3級、行政書士
本ブログの記載内容は、公開日時点での法令等に基づいています。
その後の法令改定により要件が変わる可能性がありますので、最新の法令などをご確認下さい。

「問42 速やかに入力又は業務サイクル後速やかに入力などの入力方式を、課税期間の中途で変更することは認められるのでしょうか。」について

 これは、最近まで私自身が良く押さえていなかったノウハウになります!
皆さんも一緒に把握しましょう。

回答

入力方式ごとの要件を満たしていれば認められます。

解説

入力方式については、「速やかに入力」(規則35一イ)、「業務サイクル後速やかに入力」(規則35一ロ)及び「適時に入力」(規則36)の3方式がありますが、法第4条第3項の承認を受けていれば、それぞれに規定する要件を満たしてスキャニングを行うことにより、書類の種類ごとや事業部ごと等を問わず、承認申請書の「入力方式」の欄にチェックを付した方式の範囲内でどの方式を採用してもよく、また、課税期間の中途で変更することも納税者の選択により行うことができます(変更の届出は必要ありません。)。

ポイントを整理しましょう!
解説で入力方式は、「3方式」あるとある点。
「申請書の「入力方式」の欄にチェックを付した方式の範囲内でどの方式を採用してもよく、また、課税期間の中途で変更することも納税者の選択により行うことができます(変更の届出は必要ありません。)。」とあるので極端な話ですが、全てにチェックしておけばよいように受け取れます。しかし注意が必要です。それは、
重要書類は適時入力が出来ない点です。この点は解説の書き方が丁寧でないと考えます。
なお、これらの知識の有無で導入や提案の幅が変わることがあるのでしっかり理解しましょう!

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第49回 「問41 「その業務の処理に係る通常の期間」については、規則第3条第1項第1号ロ及び同条第5項第1号ロにそれぞれ規定されていますが、その期間については同様に解してよいのでしょうか。」について

作成者:アンテナハウス株式会社 益田康夫
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「問41 「その業務の処理に係る通常の期間」については、規則第3条第1項第1号ロ及び同条第5項第1号ロにそれぞれ規定されていますが、その期間については同様に解してよいのでしょうか。」について 

回答

 規則第3条第1項第1号ロに規定する「その業務の処理に係る通常の期間」とは、事務処理後データの入出力を行うまでの業務サイクルの期間をいい、同条第5項第1号ロに規定する「その業務の処理に係る通常の期間」とは、国税関係書類の作成又は受領からスキャナで読み取り可能となる前までの業務サイクルの期間をいいます。

そうです!取引関係書類の規定は3条第5項第1号ロ側です。

解説

規則第3条第1項第1号ロ及び同条第5項第1号ロでは、いずれも「その業務の処理に係る通常の期間」と規定しています。それは、企業等においてはデータ入力又は書類の処理などの業務を一定の業務サイクル(週次及び月次)で行うことが通例であり、また、その場合には適正な入力又は処理を担保するために、その業務サイクルを事務の処理に関する規程等で定めることが通例であるという共通した考え方によるものです。
しかしながら、規則第3条第1項第1号ロは国税関係帳簿に係る記録事項を入力する場合であり、同条第5項第1号ロは国税関係書類に係る記録事項を入力する場合であることから、「その業務」の内容が異なり、それぞれが具体的に指し示す期間には次のとおり差があります。
したがって、規則第3条第1項第1号ロについては事務処理終了後の入力までの期間であることからおおむね1ヶ月程度、また、同条第5項第1号ロについては事務処理の期間であることから最長1ヶ月の業務サイクルであれば、通常の期間として取り扱われます。

≪その業務とその期間≫

  • イ 規則第3条第1項第1号ロの場合

     その業務とは、帳簿の元となるデータの入出力を含むことと考えられることから、その期間については、事務処理終了後データの入出力を行うまでの業務サイクルの期間をいいます。

  • ロ 規則第3条第5項第1号ロの場合

     その業務とは、企業等における書類の事務処理と考えられることから、その期間については、国税関係書類の作成又は受領からスキャナで読み取り可能となる前までの業務サイクルの期間をいいます。

     スキャナ保存を語る(理解する)には、どうしても帳簿の知識が必要になるところが、厄介な点です。できれば簿記の基礎的な知識を別途習得することをお勧めします。

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第48回「問40 規則第3条5項第1号イ及びロに規定する入力期間を、誤って経過してしまった場合の取扱いはどのようになるのでしょうか。」について

作成者:アンテナハウス株式会社 益田康夫
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第48回「問40 規則第3条5項第1号イ及びロに規定する入力期間を、誤って経過してしまった場合の取扱いはどのようになるのでしょうか。」について

よく相談や質問で聞かれることです。
1週間の速やかや、Max1か月の業務サイクルの期間が過ぎたら保存義務違反になり、青色申告取り消しになるのか?と言うものです。
そこまで心配はありませんが、一応の注意が必要です。
国税側の回答をまず見てみましょう!

回答

入力期間を経過した国税関係書類についてもその他の保存要件に沿って入力するとともに、当該国税関係書類を紙のまま保存することとなります。

解説

スキャナ保存の承認を受けている国税関係書類については、その全てについてスキャナ保存する必要があることから、誤って入力期間を経過した場合であっても、その他の要件に従ってスキャナ保存することとなります。ただし、入力期間の制限というスキャナ保存における要件を満たしていない電磁的記録となることから、それをもって当該国税関係書類の保存に代えることはできず、元の書類は紙のまま保存することとなります。
なお、この取扱いは、たまたま入力期間を経過してしまった場合に限るものであり、入力期間を経過した場合は本来要件違反となりますので、入力期間の経過が散見されるような場合にはこの取扱いはなく、また、元となった国税関係書類を保存することによって、保存要件を満たしているとみなすものではありません。
本質的に、紙段階での改竄の可能性を限りなく低くすることを国税庁側は要求していると考えて差し支えありません。電子化規程を明確に定めて、現場の運用が正しく回るようにして、定期的な検査が必要です。
なお、皆様ご承知のように国税重要書類と国税一般書類ではその要件が大きく異なります。要件が簡単で
確保が容易な国税一般書類から導入してみるのも一策です。

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第47回 証憑書類のスキャナ保存講座「PDF のプロパティ情報にOCR結果やその他QRから読み取った属性などを追加した場合、改ざんに当たるか?」

作成者:アンテナハウス株式会社 益田康夫
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「PDF のプロパティ情報にOCR結果やその他QRから読み取った属性などを追加した場合、改ざんに当たるか?」

この質問は、某大手企業の文書管理コンサルタントから2015年秋に頂いたご質問でした。

質問の全文は以下のものでした。

質問内容
・PDF のプロパティ情報にOCR結果やその他QRから読み取った属性などを追加した場 合、
・当初スキャンした日次と比較して更新日時が変更される為、 これがファイルの改ざんに当たらないか心配
※目視確認時のファイルからの編集、変更を改ざんと呼ぶのであれば、目視確認前にOCRやプロパティ属性変更を行うことで対応できそうですがどのように考えたらよいでしょうか?

益田の回答は以下の通りです。

さて、ご質問の状態を分析すると次のように分解できます。

1.紙書類のスキャン:A時点          
2.スキャンした画像よりOCRやQRより情報取得
3.取得した情報をPDFの文書情報に書き込む:B時点
4.懸念点「AとBで時間が異なる」→ファイルの改ざんにあたるか?
5.質問「目視確認時のファイルからの編集、変更を改ざんと呼ぶの
     であれば目視確認前にOCRやプロパティ属性変更を行うこと
     で対応できそうですが、どのように考えたらよいか?」
益田見解)

見解:改ざんにはあたりません。

説明
・国税庁は紙の段階の改ざんと電子化文書に対する改ざんに対する担保措置を求めています。
・この度のご質問は後者の方に対してのものです。
・通達(入力を行う者等の意義)4-28 解説にあるように
『国税関係書類をスキャナで読み取って保存する際には、スキャナで読み取った画像をディスプレイに表示の上、当該画像と紙を照合し、スキャナで読み取った画像と紙とが同等であることを確認する作業が必ず伴うことから、「入力を行う者」とはスキャナで読み取った画像が紙の記載事項や色調と同等であることなどを確認した者をいう旨を明らかにしたものである。』
・この4-28から明らかのように電子化ファイル(画像)と照合しているのは紙書類となります。
・ご質問のOCRやQRから情報を取得して電子化ファイルに書き込むのは紙書類との照合に影響を与えるものではありません。それは、帳簿との相互関連性や検索キーの確保など他の要件確保が目的であり、その旨を規程や運用で明確にして社内で内部統制できていれば国税側が特段踏み込んでくる懸念はないと考えます。
・あわせて問35を念のため
『規則第3条第5項第1号では、国税関係書類に係る記録事項の入力を一定期間内に行うこととされています。これは、国税関係書類の作成又は受領からできるだけ早く電磁的記録にすることによって紙の段階における改ざんの可能性を低くし、タイムスタンプ及び訂正又は削除の履歴の確保の要件等を満たした電磁的記録については、電磁的記録における改ざんを防ぐことができるため、当該国税関係書類に係る電磁的記録の真実性を確保する目的から設けられているものです。』
 とあるのでタイムスタンプと訂正削除の履歴確保は電子化ファイルにはスキャンした当日に完了すべきです。

以上。

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第46回 証憑書類のスキャナ保存講座「問37 規則第3条第5項第1号ロに規定する「業務の処理に係る通常の期間を経過した後、速やかに行う」とは何日以内に入力すればよいのでしょうか。」

作成者:アンテナハウス株式会社 益田康夫
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で読み取る前の紙段階で行われる改ざんの問題点等を踏まえ、3万円未満のものに限ってスキャナ保存が認められていたが、平成27年度の税制改正により、この3万円未満の金額基準が廃止された。

問37 規則第3条第5項第1号ロに規定する「業務の処理に係る通常の期間を経過した後、速やかに行う」とは何日以内に入力すればよいのでしょうか。

回答

最長では、国税関係書類の作成又は受領から1ヶ月と1週間以内に入力すればよいこととなります。

★これが「業務サイクル後速やか方式」になります。

解説

「その業務の処理に係る通常の期間」とはそれぞれの企業において採用している業務処理サイクルの期間をいい、また、1週間以内に入力している場合には「速やかに」行っているものと取り扱う(取通4-19)ことから、仮に2週間を業務処理サイクルとしている企業であれば2週間と1週間(3週間)以内、20日を業務処理サイクルとしている企業であれば20日と1週間以内に入力すればよいこととなります。
なお、最長1ヶ月の業務処理サイクルであれば「その業務の処理に係る通常の期間」として取り扱う(取通4-20)ことから、規則第3条第5項第1号ロに規定する「その業務の処理に係る通常の期間を経過した後、速やかに行うこと」については、国税関係書類の作成又は受領から最長1ヶ月と1週間以内に入力すればよいこととなります。
また、この場合、最長1ヶ月とは暦の上での1ヶ月をいうことから、例えば4月21日に受領した書類の場合、業務処理サイクルの最長1ヶ月は5月20日であり、プラス1週間後の5月27日までに入力すればよいこととなります。

★よく質問を頂きますが、上記の通り、対象証憑の作成日付で起算するのではなく、受領日が起算日になります。

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第45回 証憑書類のスキャナ保存講座「問36 規則第3条第5項第1号イに規定する「速やかに」とは1週間を1日でも超えたら要件違反となるのでしょうか。」

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問36 規則第3条第5項第1号イに規定する「速やかに」とは1週間を1日でも超えたら要件違反となるのでしょうか。

★従来は「業務サイクル方式」に対して要件が低くその点メリットのあった「速やか方式」ですが、平成27年9月30日よりの緩和で、「業務サイクル方式」の帳簿の抱合せ要件が撤廃された関係で、「速やか方式」は
注目度が下がっている方式になります。

回答

原則として要件違反と考えられますが、1週間以内に入力できない特別な事由がある場合に、その1週間以内に入力することができない事由が解消した後直ちに入力したときには、速やかに入力したものとして取り扱われます。

解説

本来国税関係書類の入力は、紙段階の改ざんの可能性を低くする観点からは、国税関係書類の作成又は受領後直ちに行うことが望まれますが、様々な事由によりそれができないことも一般的に考えられることから、1週間以内に入力すれば速やかに入力しているものとして取り扱うこととされています。
したがって、1週間で入力できないような特別な事由が存在する場合には、その事由が解消した後直ちに入力を行うことによって、規則第3条第5項第1号イに規定する速やかに入力する目的は達せられると考えられることから、例えば、1週間以上の出張の際に出張先で国税関係書類を作成又は受領したように、スキャナ保存すべき場所にスキャニングすべき国税関係書類がなく、1週間以内に入力するためには特別な手段を講ずる必要がある場合であって、その事由が解消した後直ちに入力を行っている場合には、速やかに行っているものとされます。
なお、機器のメンテナンスを怠ったことにより、スキャナ機器の故障が生じた場合など明らかに保存義務者の責めに帰すべき事由が存在するときには、これらの取扱いはないこととなります。

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第44回 証憑書類のスキャナ保存講座 「問35 規則第3条第5項第1号に規定する「入力する」とは、単にスキャニングすることだけをいうのでしょうか。」

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問35 規則第3条第5項第1号に規定する「入力する」とは、単にスキャニングすることだけをいうのでしょうか。

回答

単にスキャニングすることだけをいうのではなく、スキャナで読み取った後、国税関係書類にタイムスタンプを付し、当該電磁的記録に係る訂正又は削除の履歴等が確保された状態にするまでをいいます。

解説

 規則第3条第5項第1号では、国税関係書類に係る記録事項の入力を一定期間内に行うこととされています。これは、国税関係書類の作成又は受領からできるだけ早く電磁的記録にすることによって紙の段階における改ざんの可能性を低くし、タイムスタンプ及び訂正又は削除の履歴の確保の要件等を満たした電磁的記録については、電磁的記録における改ざんを防ぐことができるため、当該国税関係書類に係る電磁的記録の真実性を確保する目的から設けられているものです。
したがって、このような趣旨から「入力する」とは、単に国税関係書類をスキャナで読み取る作業をいうのではなく、電磁的記録の真実性を確保するための同項第2号に規定するタイムスタンプ及び当該電磁的記録の訂正又は削除の履歴の確保の要件等を備えるまでをいいます。

(注) 入力者等の情報の確認、帳簿との相互関連性の確保及び検索機能の確保は当該電磁的記録の入力に含まれないことから、原則として当該電磁的記録を保存するまでに確保しなければなりませんが、国税関係書類の保存時点で帳簿が作成されていない場合には、決算終了後遅滞なくこれらの要件を満たしていれば認められます。

★「入力」に含まれる情報と含まれない情報が上記の(注)で説明されています。
ここを押さえるか、押さえないかで運用の効率が大きく変わります。

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第43回 証憑書類のスキャナ保存講座「 問34 規則第3条第5項第2号(1)に規定する「スキャニング時の解像度である25.4ミリメートル当たり200ドット以上」とは、A4サイズのものだと何画素以上となるのでしょうか。」

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 問34 規則第3条第5項第2号(1)に規定する「スキャニング時の解像度である25.4ミリメートル当たり200ドット以上」とは、A4サイズのものだと何画素以上となるのでしょうか。

回答

約388万画素以上になります。

★国税庁が懸念される改竄痕の検出には最低200dpiが必要と言うことです。

解説

A4サイズの紙の大きさは、縦297ミリメートル、横210ミリメートルであり、1インチは25.4ミリメートルです。
このA4サイズの紙の大きさは、インチ換算すると、縦約11.69インチ、横約8.27インチになります。
これを画素に換算すると、縦11.69インチ×200ドット=2,338画素、横8.27インチ×200ドット=1,654画素、そして総画素を算出すると2,338画素×1,654画素=3,876,052画素になります。
したがって、A4サイズの紙が規則第3条第5項第2号(1)に規定する解像度の要件を満たすためには、約388万画素以上が必要となります(A4サイズを画面最大で保存する際に必要な画素数です。)。
また、機器によっては、A4サイズと縦横比が異なっているものもあることから、縦2,338画素、横1,654画素をそれぞれ満たしているか確認する必要があります。

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第42回 証憑書類のスキャナ保存講座「問33 規則第3条第4項に規定する「スキャナ」とは、どのようなものをいうのでしょうか。」

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問33 規則第3条第4項に規定する「スキャナ」とは、どのようなものをいうのでしょうか。

★ここが平成28年度税制改革大綱で発表がありました、スマホ緩和の関係のところです。
が原稿台と一体となったものに限ること」が削除されます。

回答

「スキャナ」とは、一般的な用語を指しているものと解して差し支えありません。

解説

 スキャナとは、工業標準化法(昭和24年法律第185号)第17条第1項(日本工業規格)に規定する日本工業規格(いわゆるJIS規格)Z6015(エレクトロニックイメージング用語)の01.36.00において、「走査によってアナログ信号又はデジタル信号を出力する装置」とされ、この「走査」とは、このZ6015の01.39.00において、「文書、図形などの画像を画素の時系列に分解し、その光学濃度に応じた信号を出力すること」とされています。
これに対して、一般的に、スキャナとは、文字や写真などの原稿をデジタル画像にデータ変換する入力装置ということもできます。
法令上、スキャナについて、走査によってアナログ信号又はデジタル信号を出力する装置などの定義がないこと及び「スキャナ」を一般的な用語と解したとしても、特段の弊害がないことから、このように解しても差し支えないものと考えられます。
したがって、走査を行わないような、いわゆるブックスキャナなども、スキャナに含まれます。
ただし、規則第3条第4項に規定するスキャナは、次の要件を満たす必要があることに留意してください。

  • 1 スキャナが原稿台と一体となったものに限ること(規則34
  • 2 スキャニング時の解像度である25.4ミリメートル当たり200ドット以上で読み取るものであること(規則35二イ(1))
  • 3 赤色、緑色及び青色の階調がそれぞれ256階調以上で読み取るものであること(規則35二イ(2))

※ いわゆる一般書類(規則第3条第6項に規定する国税庁長官が定める書類)をスキャナ保存する場合、白色から黒色までの階調が256階調以上で読み取るものであること(規則36

 

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第41回 証憑書類のスキャナ保存講座「問32 いわゆる「帳簿代用書類」は、スキャナ保存の対象とすることができますか。また、適時入力方式の対象となりますか。」

作成者:アンテナハウス株式会社 益田康夫
資 格:上級 文書情報管理士、簿記3級、行政書士
本ブログの記載内容は、公開日時点での法令等に基づいています。
その後の法令改定により要件が変わる可能性がありますので、最新の法令などをご確認下さい。

問32 いわゆる「帳簿代用書類」は、スキャナ保存の対象とすることができますか。また、適時入力方式の対象となりますか。

回答

「帳簿代用書類」は、スキャナ保存の対象とすることができます。また、「帳簿代用書類」は、適時入力方式の対象とはなりません。

解説

  • 1 法人税法施行規則第59条第4項等に規定する「帳簿代用書類」は、同条第1項第3号等の規定により保存しなければならないこととされている書類であることから、電子帳簿保存法では国税関係帳簿ではなく国税関係書類に該当することとなります(法2二)。
    このため、スキャナ保存(法43)の対象とすることができます。

★皆さんご注意ください。上記にあるように、「法人税法施行規則第59条第4項等に規定する「帳簿代用書類」は」とわざわざ規定します。ここがポイントです。従業員の立替払いの「交通費精算」処理で利用する「精算書」の扱いは、「帳簿代用書類」になるか「帳簿」になるかです。

  • 2 「帳簿代用書類」は、規則第3条第6項に規定する国税庁長官が定める書類から除かれている(平成17年1月31日付国税庁告示第4号)ことから、規則第3条第5項第1号に規定する速やかな入力及び同項第2号ロに規定するタイムスタンプを付すことなどが必要となります。

★「帳簿代用書類」とはイメージつかめますでしょうか?
なかなか難しいですよね?詳しいことは専門コンサルタントか国税局に確認したほうがよさそうな内容です。

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