カテゴリー別アーカイブ: コラム

第103回 「スマホでの領収書等スキャナ保存を××するか○○するか」3

作成者:アンテナハウス株式会社 益田康夫
資 格:上級 文書情報管理士、簿記3級、行政書士
本ブログの記載内容は、公開日時点での法令等に基づいています。
その後の法令改定により要件が変わる可能性がありますので、最新の法令などをご確認下さい。

 「スマホでの領収書等スキャナ保存を断念するか推進するか」3

 今回は推進された事例をもとに考えてみましょう

1.平成27年の9月30日以降は、ITベンダー様が主体になり、自社導入しつつ、お客様に販売すべくスキャナ保存を積極的に導入し、税務署に申請書を提出されています。今年(28年)は更にスマホ経費精算システムのベンダーさんが積極的に開発して自社申請しつつ、お客様への提案をされています。どんどん拡散していくことでしょう!

2.筆者のコンサルティングの例では

・年商13億年の中小企業様が12月末に申請されて4月から本番稼働されました。この企業様は社長様が電子化と紙証憑の廃棄を積極的に総務経理部門に指示をされました。請求書を中心にしたもので本社と1拠点を対象に第一展開を掛け、評価してから他の拠点への第二次展開を掛けられました。現在は検索キーを手入力されていますが、来年は会計システムからCSVを取り込んで業務効率を更に向上させることを目標にされています。(四半期単位で検査をして証憑を廃棄されています)【請求書領収書等 800件/月程度をPC1台で】

・年商30億年越えの中堅企業様は、既に電子化して、フォルダー管理していた中で、本格的な紙証憑の廃棄を目指してスキャナ保存に取り組まれました。既に複合機でスキャンしていたので、スキャン作業そのものが苦にならなかったことが幸いしています。3,000件/月当たりをスキャナ保存しています。当初から会計システムからCSVを受け取り、CSVを有効利用しながらスキャナ保存を効率的に運用されておられます。【会計システムとCSV連携して請求書等をクラサバ版でPC5台】

・某流通企業様はお客様から申し込みのある契約書のスキャナ保存をBPOで実現されています。5,000件/月の契約申込書をスキャニングセンターで電子化してタイムスタンプなどの措置を施し、その後、その企業様のPC環境にスキャナ保存データを検索とタイムスタンプ検証できる形で毎月納品されています。【契約申込書 BPOセンターにサーバ お客様先にPCx1台】

その他多数、ご相談を受けして対応させて頂いております。

スキャナ保存のメリットを集約すると下記の様になります。

スキャナ保存のメリット
◎電子化による検索性の効果
◎原本廃棄による「保管」「保存」「物流」「外部倉庫」「セキュリティ」「証跡」等で効果が予測可能
★過剰な証憑書類の保管管理(仕訳順に保管等)
◎内部統制の向上 → 社内不正 横領 牽制
◎税務コンプライアンスの向上から税務調査間隔が長期化期待
◎税務調査・外部/内部監査の準備や対応の効率化
→ コストダウンの実現
★月次決算の早期実現
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・詳しくは、 http://www.antenna.co.jp/scansave/ をご覧ください。
・問合わせは、 sis@antenna.co.jp まで


第102回 「スマホでの領収書等スキャナ保存を××するか○○するか」2

作成者:アンテナハウス株式会社 益田康夫
資 格:上級 文書情報管理士、簿記3級、行政書士
本ブログの記載内容は、公開日時点での法令等に基づいています。
その後の法令改定により要件が変わる可能性がありますので、最新の法令などをご確認下さい。

   「スマホでの領収書等スキャナ保存を断念するか推進するか」2

 今回は断念されるケースを見ていきましょう!

1.税務コンプライアンスの意識の高くない企業様です。善良とは言い難い経理処理をされている企業は見送られます。理由は、電子化された証憑原本を税務調査で必要に応じて見てもらう為です。

2.経理規程が曖昧で、且つ、帳簿書類の保存規程が無い企業です。これでは、先に紙の段階での管理を先に徹底される必要があります。

3.月次決算が出来ていない企業も断念されます。スキャナ保存制度は最長1カ月の業務サイクル後の速やか入力方式が要件となっています。2カ月以上前の請求書や領収書をスキャナ保存の対象とすることが要件上(紙段階での不正防止の観点で)できない為です。

4.契約書・領収書・請求書などの国税重要書類は「適正事務処理要件」の確保が必須です。具体的には相互けん制、定期検査、問題発生時の再発防止の3点です。中堅企業以上では内部統制の意識が高い企業が多いので大きな問題となりませんが、中小企業では大きなはハードルとなり断念される企業があります。

皆様は如何でしょうか?これらのことを乗り越えて業務効率などを改善されているスキャナ保存チャレンジ企業が承認件数で380件(250%)とH28年10月末に発表されました。

次回は、推進されている企業のお話をさせて頂きます。

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第101回 「スマホでの領収書等スキャナ保存を××するか○○するか」1

作成者:アンテナハウス株式会社 益田康夫
資 格:上級 文書情報管理士、簿記3級、行政書士
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 「スマホでの領収書等スキャナ保存を××するか○○するか」

「スマホでの領収書等スキャナ保存を断念するか推進するか!?」について考えてみます!1回目

1回目は、スキャナ保存のメリットについて考えてみます。

1.当然ながら紙の証憑が廃棄出来て、電子ファイルから柔軟に且つ即時に検索できる点です。

2.紙を廃棄出来るでの、経理に集めて、紙を整理整頓して保管して、一定期間過ぎれば段ボールに入れて倉庫保管して、法定保存年数が過ぎれば、段ボールごと溶解処理をする、このような長期間の紙の保存から脱却できます。

3.そして、電子化できていれば、簿冊や段ボールから探し出す手間が省けて、担当者や拠点など二重三重に写しを保管することさえなくなります。

4.H28年度の追加緩和で従業員の立替払いの領収書などをその受領者自らが行う場合の要件が発表されましたので、ますます電子化&原本廃棄のメリットが期待されています。

皆様も 経理業務の精算や支払処理等の業務効率化の観点で来年こそスキャナ保存を検討してみては如何でしょうか?

次回は、スキャナ保存を断念されるケースを考えてみましょう!

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『瞬簡PDF 書けまっせ 7』 バージョン7.0.3のリリースについて

先日12月2日に『瞬簡PDF 書けまっせ 7』の新しいバージョン7.0.3をリリースしています。

今回のバージョンアップでは計22件の不具合修正や細かな改良が行われており、かなり大きな改訂内容となっておりますので『瞬簡PDF 書けまっせ 7』をご利用されている場合は必ずアップデートしていただきたく存じます。
主な修正内容は以下のとおりになります。

  • 回転しているPDFで墨消しの位置がずれたり、自動認識精度が落ちることがある問題の修正
  • 古いバージョンのプロジェクトファイルを正しく表示できないことがある問題の修正
  • 「頂点の編集」に関する不具合の修正
  • 「直線」オブジェクトに関する不具合の修正
  • 「データトレー」に関する不具合の修正

その他の改定内容やアップデートファイルのダウンロード、アップデート方法については下記のページをご覧ください。
『瞬簡PDF 書けまっせ』 改訂情報・アップデート

『瞬簡PDF 書けまっせ 7』は、PDF上に文字や図形、画像などを配置できるPDF活用ツールで10/14に発売されたばかりのシリーズ最新作です。
PDFで配布された各種申請書への文字入力から、データを差し込んで帳票の作成まで様々な書類作成が圧倒的に便利になります。

さらに詳しい情報は、以下のページをご参照ください。
http://www.antenna.co.jp/kpd/


第100回  「タイムスタンプについて考えてみましょう! 3」

作成者:アンテナハウス株式会社 益田康夫
資 格:上級 文書情報管理士、簿記3級、行政書士
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 「タイムスタンプについて考えてみましょう! 3」

2) さて お待たせしました 「タイムスタンプについて考えてみましょう! 3」

国税庁のQAを見てみましょう!

https://www.nta.go.jp/shiraberu/zeiho-kaishaku/joho-zeikaishaku/dennshichobo/jirei/ans3/03.htm#a55

上記の中に

「回答: まとめてタイムスタンプを付しても差し支えありません。」とありますが、条件や運用上の注意事項があります。何でもかんでもまとめれるといろいろ困ったこともあこるからです!

では、その条件などを見ましょう!

複数ファイルにまとめてタイムスタンプを付す方法の改ざんの検証については、単ファイルのハッシュ値を束ねて階層化した上でまとめてタイムスタンプを付す技術を使用する方法によりタイムスタンプを付した場合には、改ざんされた単ファイルのみを検証することができ、また、このような方法であれば、一の入力単位である単ファイルごとにその単ファイルのハッシュ値を通じてタイムスタンプを付している状態となり、実質的には「一の入力単位ごと」にタイムスタンプを付しているものと解することができます。
したがって、このような方法であれば、まとめてタイムスタンプを付しても差し支えありません。

上記方法は、ERSと言う方式とXAdES(署名タイムスタンプ)方式と2つあります。

纏めてタイムスタンプすることで、タイムスタンプインターバルを気にすることなく、まとめる効果で通信時間も減り、タイムスタンプ料金も押さえられます。

但し、デメリットはAdoveReaderでタイムスタンプの検証が出来ない点です。しかし、XAdES対応のアプリケーションは検証機能を持っているものが多いので心配ないでしょう!

手前味噌な話しですが、これらのこと全般をコンサルの中に盛り込みアドバイスさせて頂く事が可能です。

宜しければご利用下さい。

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第99回 「タイムスタンプについて考えてみましょう! 2」

作成者:アンテナハウス株式会社 益田康夫
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  「タイムスタンプについて考えてみましょう! 2」

中小企業の月当たりの証憑の件数(ページ数で無く)は、数百から数千です。

対して中堅企業は数千~数万あり

大企業は数万~多いところでは毎日1万という企業もあります。

とタイムスタンプのランニング費用がネックになります。

そこで、タイムスタンプのコスト低減策として

1) 定額制メニューを検討する

2) まとめてタイムスタンプを検討する

大きくはこの2つになります。

1) 定額制を見てみましょう!

1-1)定額制の中で廉価なものは、タイムスタンプを付与するインターバルを10秒とか20秒とかアプリケーション側で強制的に設ける代わりにお安くしています。

この時大事なことは1,000件に付する時、合計10,000秒のインターバルがかかります。約3時間ですね!と言うこととは1,000件を大きく超える企業はタイムスタンプが終わらない状態が発生する訳です。

また、ずっとネットに繋がりっ放しです。

1-2)次に少し値段は高額になりますが、1秒インターバルで無制限と言うメニューもあります。

しかし、これも1秒インターバルなので件数が多くなればなるほど余分に時間がかかります。

 明日は、まとめてタイムスタンプを確認しましょう!

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第98回 「タイムスタンプについて考えてみましょう! 1」

作成者:アンテナハウス株式会社 益田康夫
資 格:上級 文書情報管理士、簿記3級、行政書士
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「タイムスタンプについて考えてみましょう!」

タイムスタンに係わるQAは下記54です。ざっと一緒に見てみましょう!

https://www.nta.go.jp/shiraberu/zeiho-kaishaku/joho-zeikaishaku/dennshichobo/jirei/ans3/03.htm#a54

如何でしたか?

これを見ても分かりませんよね・・・要するにセイコーさんやアマノさん等の認定タイムスタンプを打たないといけません。「打つ」とか「付与」とか「付す」とか表現がありますが、正確には、施行規則3条に「付す」とあります。

規則を見てみましょう!

 当該国税関係書類をスキャナで読み取る際に(当該国税関係書類の作成又は受領をする者が当該国税関係書類をスキャナで読み取る場合にあっては、その作成又は受領後その者が署名した当該国税関係書類について特に速やかに)、一の入力単位ごとの電磁的記録の記録事項に一般財団法人日本データ通信協会が認定する業務に係るタイムスタンプ(次に掲げる要件を満たすものに限る。第八条第一項第一号において「タイムスタンプ」という。)を付すこと

ではタイムスタンプは、各社何がどう違うのでしょうか?

ここは各社と等距離にお付き合いさせている書けるギリギリのコメントをしてみたいと思います。

初期費用は、少し金額が異なりますがほぼ同額です。

低最低料金は1年間の費用で¥96,000で毎月1000個のタイムスタンプが付すことができます。これは同じです。

これ以降が各社それぞれ特徴があります。

某社は厳格に月数を管理していて、1つでも超えるとサービスが止まり、月越えするか、追加費用を払わないと使えなくなります。もう1社は、以外と柔軟で、止まることは無く年間合計で計算して超えるようであれば、次年度追加費用を取って下さいと言われています。

明日は、更に踏み込んだかお得なサービスメニューや困った点にも注目してレポートします。

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第97回「見積書控えや注文書控えのスキャナ保存?それとも書類のデータ保存?」

作成者:アンテナハウス株式会社 益田康夫
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 「見積書控えや注文書控えのスキャナ保存?それとも書類のデータ保存?」

皆様は混乱されていないですか?電子帳簿保存法4条2項が書類のデータ保存、4条3項がスキャナ保存です。法令を見てみましょう!

2   保存義務者は、国税関係書類の全部又は一部について、自己が一貫して電子計算機を使用して作成する場合であって、所轄税務署長等の承認を受けたときは、財務省令で定めるところにより、当該承認を受けた国税関係書類に係る電磁的記録の保存をもって当該承認を受けた国税関係書類の保存に代えることができる。

3   前項に規定するもののほか、保存義務者は、国税関係書類(財務省令で定めるものを除く。)の全部又は一部について、当該国税関係書類に記載されている事項を財務省令で定める装置により電磁的記録に記録する場合であって、所轄税務署長等の承認を受けたときは、財務省令で定めるところにより、当該承認を受けた国税関係書類に係る電磁的記録の保存をもって当該承認を受けた国税関係書類の保存に代えることができる。

上記の違いはお判りでしょうか?

4条3項(スキャナ保存)は、作成した紙証憑の控えと受領した紙証憑の電子化原本廃棄のことです。そして、4条2項(書類のデータ保存)は一貫してPCなどで作成した書類のデータ保存です。これは法の趣旨からして改ざんの余地が無いシステムであること担保する必要があります。よって販売管理システムなどで柔軟に修正が出来てしまうようなものは書類のデータ保存の申請は承認されないと考えるべきと考えられます。その時、控えを紙で保存する。その紙を電子化して原本廃棄したいから4条3項を申請する。

こうなる訳です。

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第96回 「要件が低い国税一般書類からスキャナ保存してみたい!」

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 「要件が低い国税一般書類からスキャナ保存してみたい!」これは中堅企業の担当役員様の声です。

適正事務処理要件が必須で承認後の証憑しか対象に出来ない国税重要書類は、お客様にとって運用に自信が持てなく、投資対効果も疑問視される場合があるようです。

対して、国税一般書類であれば、相互牽制不要、定期検査不要、グレースケール保存で良く、過去分もスキャナ保存可能です。

但し、国税一般書類と重要書類の分類仕分けや(必要に応じて)税務署への確認が必要ですのでその点ご注意ください。

http://www.nta.go.jp/shiraberu/zeiho-kaishaku/joho-zeikaishaku/dennshichobo/jirei/ans3/03.htm#a31

来年の4月1日からスキャナ保存を実施するには今年中の税務署への申請が必要です。

まだ、一月あります。是非考えてみましょう!! 

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第95回 「先日のセミナ終了後 同じ質問(定期検査について)を頂きました」

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「先日のセミナ終了後 同じ質問(定期検査について)を頂きました」

先日、某大手会計パッケージベンダー様のお招きで講演をさせて頂きました。
その際の熱心な質問社が2名いらっしゃいまして、同じ質問内容でした。
それは「定期検査」に関するもので、いずれの方も、どの程度の間隔で定期検査すれば良いのかというものでした。 

 皆様なら、どう回答されますか?

国税QA問66を見てみましょう!
規則第3条第5項第4号ロの「定期的な検査」とは、具体的にどの程度定期的に検査を行えばよいのでしょうか。

回答

最低限、1年に1回以上の検査を行う必要があります。

解説

平成27年度の税制改正において、規則第3条第5項第4号(適正事務処理要件)を新たに設けることにより、事務担当者間でチェック機能を働かせる仕組み(担保措置)が講じられました。
この要件のうち、同号ロの「定期的な検査を行う体制」については、個人事業者であっても、法人であっても、1年に1回決算を組むことが通常であり、これ以上の期間、検査を行わないとなると決算の際にも確認していないこととなるため、同号でいう「各事務について、その適正な実施を確保する」ことができていないと考えられることから、最低限、1年に1回以上の検査を行う体制が必要となります。

益田コメント:結論として、上記は最低なので、半期でも四半期でも、毎月でも、毎週でも、毎日でも、構いません。また、全数検査でなくとも大丈夫です。
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