カテゴリー別アーカイブ: コラム

第89回 「スマホによるスキャナ保存について考える 1 」

作成者:アンテナハウス株式会社 益田康夫
資 格:上級 文書情報管理士、簿記3級、行政書士
本ブログの記載内容は、公開日時点での法令等に基づいています。
その後の法令改定により要件が変わる可能性がありますので、最新の法令などをご確認下さい。

「スマホによるスキャナ保存について考える 1 」
最近筆者が提案活動の中で感じることですが、スマホに関するスキャナ保存の期待と落胆とその誤解です。

期待は、緩和さらたと聞き、素直にスマホが使えるようになった、良し!検討しようというものです。
落胆は、調べてみると「特に速やか3日」ルールや撮影時の注意事項や電子化ファイルに関わる詳細要件が結構あり、事例が出てからにしようと先送りにされているもの。
誤解は、スマホで読み取ったらクラウドに送り遅滞なくタイムスタンプを押さないと要件確保できない。とか、大きさ情報の保存要件確保とその担保ができないから実質無理というものです。

なぜでこのようなことが起こるのでしょうか?
それは、伝え手であるベンダーの講師や専門家と言われる方々の理解のバラつきや迷いからきているに 他なりません。そして、法令要件、通達、QAで全てを詳細に押さえていないので筆者でも慎重に確認を重ねながらの判断となります。
今弊社は年内に向けて申請を出すべく要件を精査しておりますが、法令+通達+QAをしっかり読み込み、要件確保して、所轄の国税局に申請前に説明に上がれば大きな問題は無いと考えます。
みなさん冷静に要件を精査して実績を作ろうではありませんか!!

では順序立ててみていきましょう!
● スマホでスキャナ保存するメリットは
1.いつでもどこでもスキャンできる
2.専用スキャナや複合機と比較して簡単そう
3.従業員にスマホを配布している企業が増えていて使えそう
4.特に従業員の立替払いの領収書のスキャナ保存で業務効率化できそう
5.電子化して検索キーを関連付ければ、簡単瞬時に検索できる

● そもそも従業員の立替払いの領収書の業務効率の課題は
1.紙証憑である領収書を経理に集めなければならない
2.電子決裁のワークフローで折角業務効率改善させても、精算書台紙や領収書の糊づけなど起案担当者に負担がかかる
3.上記負担に加えて、拠点からの本社経理理への紙の送付管理と税法上の長期保管が必要
4.更にある程度の額の会議費や交際接待費の証憑は内部監査や外部監査、税務調査で紙原本の提出が求められることが多い
5.紙の段階の精算でも従業員の不正を許さない牽制やチェック体制を備えているもの

明日の回で通達やQAを見ていきましょう! 

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第88回 「第88回 中小企業のスキャナ保存導入検討の実例」

作成者:アンテナハウス株式会社 益田康夫
資 格:上級 文書情報管理士、簿記3級、行政書士
本ブログの記載内容は、公開日時点での法令等に基づいています。
その後の法令改定により要件が変わる可能性がありますので、最新の法令などをご確認下さい。

 「第88回 中小企業のスキャナ保存導入検討の実例」

本日、製造業で従業員数60名の中小企業向けにスキャナ保存の国税要件の説明と弊社ScanSave-v2の説明に行ってまいりました。業務担当の方が面談者で地頭の良い方でしたので約1時間でご理解頂く事ができました。

その内容についてレポートします。

1.証憑書類の電子化原本廃棄のニーズの背景に何がありますか?→ 段ボールの保管が150箱程度あり、探し出すのが大変になってきている。

2.証憑は、どのように集まってきますか?→ 本社に集中

3.会計帳簿の記帳はどうされていますか?→ 会計事務所に記帳代行している

4.証憑の特長は? → チェーンストア統一伝票が多い、見積書や注文書もある

5.国税のスキャナ保存要件に対する感想は? → 受領書類は難しい!業務手順が変わるので中小企業には厳しいものがある。対して見積書や注文書等の国税一般書類は、要件が簡単なので導入しやすく思えた

6.他にご質問は? → タイムスタンプの仕組みや現物を見たことが無いので是非見たい → ネットワークに流れるのがハッシュのみであること、スタンプとは言え不可視である点が現物で良くわかった

7.感想を頂けますか? → ScanSaveはLite版があり国税一般書類からできる点が良いことと、CSVファイルの取込利用が結構便利 → 是非とも見積もり提案して欲しい。

このような感じで商談対応をさせて頂きました。

ご参考になれば幸いです。

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第87回 「国税関係帳簿書類について改めて考えてみましょう!2」

作成者:アンテナハウス株式会社 益田康夫
資 格:上級 文書情報管理士、簿記3級、行政書士
本ブログの記載内容は、公開日時点での法令等に基づいています。
その後の法令改定により要件が変わる可能性がありますので、最新の法令などをご確認下さい。

 国税関係帳簿書類について改めて考えてみましょう!2

最近、電子帳簿保存法が27・28緩和で注目されるようになってきました。
そこで最近よく質問を受けるのが
「控え書類」の扱い

「電子的にやり取りした書類」の扱いです。

今回は、「電子的にやり取りした書類」の扱いについて考えてみましょう!
電子取引とは、取引情報(取引に関して受領し、又は交付する注文書、契約書、送り状、領収書、見積書その他これらに準ずる書類に通常記載される事項をいう。以下同じ。)の授受を電磁的方式により行う取引をいう。
これは電子帳簿保存法2条に規定されている通りです。

そして(電子取引の取引情報に係る電磁的記録の保存) 第十条に下記の通り規定されています。
所得税(源泉徴収に係る所得税を除く。)及び法人税に係る保存義務者は、電子取引を行った場合には、財務省令で定めるところにより、当該電子取引の取引情報に係る電磁的記録を保存しなければならない。ただし、財務省令で定めるところにより、当該電磁的記録を出力することにより作成した書面又は電子計算機出力マイクロフィルムを保存する場合は、この限りでない。
要件を整理すると
・電子取引を行った場合
・当該電子取引の取引情報に係る電磁的記録を保存しなければならない
・ただし、財務省令で定めるところにより、当該電磁的記録を出力することにより作成した書面又は電子計算機出力マイクロフィルムを保存する場合は、この限りでない。

要するに、所轄税務署長等の承認に関わらず、電子取引の取引情報に係る電磁的記録の保存が義務であり、できない場合は紙に出力して保存しなければなりません。
施行規則8条に詳細要件が規定されています。
第八条   法第十条 に規定する保存義務者は、電子取引を行った場合には、次項又は第三項に定めるところにより同条 ただし書の書面又は電子計算機出力マイクロフィルムを保存する場合を除き、当該電子取引の取引情報(法第二条第六号 に規定する取引情報をいう。)に係る電磁的記録を、当該取引情報の受領が書面により行われたとした場合又は当該取引情報の送付が書面により行われその写しが作成されたとした場合に、国税に関する法律の規定により、当該書面を保存すべきこととなる場所に、当該書面を保存すべきこととなる期間、次の各号に掲げるいずれかの措置を行い、第三条第一項第四号並びに同条第五項第七号において準用する同条第一項第三号(同号イに係る部分に限る。)及び第五号に掲げる要件に従って保存しなければならない。
一   当該取引情報の授受後遅滞なく、当該電磁的記録の記録事項にタイムスタンプを付すとともに、当該電磁的記録の保存を行う者又はその者を直接監督する者に関する情報を確認することができるようにしておくこと。

二   当該電磁的記録の記録事項について正当な理由がない訂正及び削除の防止に関する事務処理の規程を定め、当該規程に沿った運用を行い、当該電磁的記録の保存に併せて当該規程の備付けを行うこと。

2   法第十条 ただし書の規定により同条 ただし書の書面の保存をする保存義務者は、当該書面を、前項に規定する場所に、同項に規定する期間、整理して保存しなければならない。この場合においては、当該書面は、整然とした形式及び明瞭な状態で出力しなければならない。  」

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『リッチテキスト・コンバータ』シリーズの販売終了にあたりまして

私は『リッチテキスト・コンバータ』シリーズの開発に携わった一人です。
1980 年~1990 年代は、ワープロ専用機の市場は群雄割拠の状態でした。 結局覇者が現れないままワープロ専用機の市場は終わってしまいましたが、メーカー毎に独自の文書フォーマットを使っていたので、他社のワープロ専用機で作成した文書は読むことができませんでした。これをワープロ専用機のユーザは不便と感じていたようです。そこで、PC 上でワープロ専用機の文書の相互変換を可能にする『リッチテキスト・コンバータ』が世に出ました。

『リッチテキスト・コンバータ』シリーズは、MS-DOS が OS の主流として使われていた頃から発売されている息の長い製品です。 MS-DOS では Windows の DLL のような機能が無かったためでしょうか、MS-DOS 版の製品では変換方向(例えば A 文書フォーマットから B 文書フォーマットへの変換)毎に1つの EXE が作られていました。 これですと対応する文書フォーマットを一つ追加するとなると、相互変換ですから対応済みの文書フォーマット数 × 2 の EXE が増えることになります。 未だ FD (フロッピーディスク)で PC のソフトが供給されていたころで、販売パッケージ内に FD が13枚入っていました。その後、MS-DOS 上で丁度 Windows の DLL のような機能を使えるようにする製品が発売されていることが分かり、これを組み込んだところ EXE は 1 つとなり FD 2 枚に収まりました。 いきなり FD が激減したので、バージョンアップ毎に購入されているお客様からは『不良品ではないでしょうか』とのお問い合わせがあったようです。

企業ユーズ以外にもコンシューマ向けで多く使われたためと思われますが、使われているお客様のお声を聞く機会に恵まれました。『リッチテキスト・コンバータを重宝して使っています。』『このような変換結果では不満なので改善してもらいたいです。』このようなお客様のお声が、開発の励みや戒めとなりました。又このためでしょうか、使われるお客さまのお顔がよく見えていたように思えました。

『リッチテキスト・コンバータ』シリーズをご購入されましたお客様。
ご愛用ありがとうございました。

リッチテキスト・コンバータよ!
長いことお疲れ様でした。本当に今までありがとう!


第86回 「国税関係帳簿書類について改めて考えてみましょう!」

作成者:アンテナハウス株式会社 益田康夫
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国税関係帳簿書類について改めて考えてみましょう!

最近、電子帳簿保存法が27・28緩和で注目されるようになってきました。
そこで最近よく質問を受けるのが
「控え書類」の扱い

「電子的にやり取りした書類」の扱いです。

今回は、「控え書類」の扱いについて考えてみましょう!

国税関係書類は、国税に関する法律の規定により保存をしなければならないこととされている書類をいいます。
これは電子帳簿保存法2条に規定されている通りです。

そして法4条には
2   保存義務者は、国税関係書類の全部又は一部について、自己が一貫して電子計算機を使用して作成する場合であって、
所轄税務署長等の承認を受けたときは、財務省令で定めるところにより、当該承認を受けた国税関係書類に係る電磁的記録
の保存をもって当該承認を受けた国税関係書類の保存に代えることができる。

と規定されています。

要件を整理すると
・自己が一貫して電子計算機を使用して作成する場合
・所轄税務署長等の承認を受けた
・当該承認を受けた国税関係書類に係る電磁的記録の保存をもって当該承認を受けた国税関係書類の保存に代える
となります。

施行規則3条2項に詳細要件が規定されています。
2   前項(第一号、第二号及び第五号ハに係る部分を除く。)の規定は、法第四条第二項 の承認を受けている保存義務者の当該承認を受けている国税関係書類(法第二条第二号 に規定する国税関係書類をいう。以下同じ。)に係る電磁的記録の保存について準用する。この場合において、前項第五号イ中「、勘定科目、取引金額その他の国税関係帳簿の種類に応じた主要な記録項目」とあるのは「その他の日付」と、同号ロ中「日付又は金額」とあるのは「日付」と読み替えるものとする。

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第85回 「財務統計発表 スキャナ保存 承認件数大幅アップ」

作成者:アンテナハウス株式会社 益田康夫
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その後の法令改定により要件が変わる可能性がありますので、最新の法令などをご確認下さい。

例年では11月になってからのスキャナ保存の財務統計ですが、10月末には下記の様に掲載されていました。h26年で152件であったものが大幅に伸びて(300件)います。

詳しくは下記の「お知らせ」よりご覧ください。

http://www.antenna.co.jp/scansave/#pagelink04

 

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Table のアクセシビリティ

現在 table のアクセシビリティについての開発を行っているのですが、最近社内で XSLT 勉強会に参加しているせいか、ふと、XSLT でどうすれば自動的にアクセシビリティ対応が図れるのか気になったので検討してみたいと思います。なお、今回はアクセシビリティ関連の属性の内 scope 属性に関してのみ焦点を当てます。複雑な表の場合、headers属性の使用が推奨されていますが、現時点の私の技術力ではとても自動化などできそうにないので、今回は scope 属性に絞らせていただきました。ちなみに、scope 属性は HTML5 と同様のものだとさせて頂きます。また、XSL-FO プロセサが scope 属性に対応しているとします。

table 自体のスキーマは以下の様になっているとします。普通は、thr と tr を分けるような事はしないとおもいますが、今回は問題を簡易化にするために分けています。また、theader 内の見出しは列方向に対するもの、tbody 内の見出しは行方向に対するものとします。

table := (theader)?,(tbody)+
theader := thr
tbody := (tr)+
thr := (th)+
tr := (th)?,(td)+
th := 見出し
td := データ

また、th に対するテンプレートしか載せませんが、以下の様になっているとします。

<xsl:template match="th">
    <fo:table-cell>
      <fo:block>
        <xsl:apply-templates/>
      </fo:block>
    </fo:table-cell>
</xsl:template>

以下の様に theader が一行で、th が theader 内にしか存在しない場合だと簡単そうですね。

  <table>
    <theader>
      <thr>
        <th>見出し1</th>
        <th>見出し2</th>
        <th>見出し3</th>
      </thr>
    </theader>
    <tbody>
      <tr>
        <td>データ11</td>
        <td>データ12</td>
        <td>データ13</td>
      </tr>
      <tr>
        <td>データ21</td>
        <td>データ22</td>
        <td>データ23</td>
      </tr>
    </tbody>
  </table>

scope 属性を値 col で追加すればそれで対応完了です。後の事を考え、以下の様に <xsl:choose> を使い、th の祖先ノードを見て scope 属性を付与するということをします。

 <xsl:template match="th">
    <fo:table-cell>
      <xsl:choose>
        <xsl:when test="../../self::theader">
          <xsl:attribute name="scope">col</xsl:attribute>
        </xsl:when>
      </xsl:choose>
      <fo:block>
        <xsl:apply-templates/>
      </fo:block>
    </fo:table-cell>
</xsl:template>

次はスキーマに沿った、tbody の一列目にも th 存在する場合も考えてみます。

   <table>
    <theader>
      <thr>
        <th>見出し1</th>
        <th>見出し2</th>
        <th>見出し3</th>
      </thr>
    </theader>
    <tbody>
      <tr>
        <th>見出し11</th>
        <td>データ11</td>
        <td>データ12</td>
      </tr>
      <tr>
        <th>見出し12</th>
        <td>データ21</td>
        <td>データ22</td>
      </tr>
    </tbody>
  </table>

tbody の最初の子 th に値 row で scope 属性を与えれば良いだけなので簡単ですね。また、入力 XML がスキーマに沿わない場合に備え、<xsl:otherwise> 節を追加してエラー処理を追加するのも良いかもしれません。

 <xsl:template match="th">
    <fo:table-cell>
      <xsl:choose>
        <xsl:when test="../../self::theader">
          <xsl:attribute name="scope">col</xsl:attribute>
        </xsl:when>
        <xsl:when test="../../self::tbody and position()=1">
          <xsl:attribute name="scope">row</xsl:attribute>
        </xsl:when>
      </xsl:choose>
      <fo:block>
        <xsl:apply-templates/>
      </fo:block>
    </fo:table-cell>
</xsl:template>

今回はすごく簡単な例しか取り上げませんでしたが、次回までに私の XSLT 力が向上していたら複雑な表や、多種の表の場合を扱ってみたいと思います。恐らく多種の複雑な表を扱う場合、自動での scope 属性の付与は難しく、入力スキーマ自体に表の種類に関する情報を入れたりする必要が出てきそうです。


クリエイティブ・コモンズについて簡単な概要

最近は、著作権について調べながら理解を深めて業務や趣味に励むことが増えました。
特に著作物の取り扱いについて入念に調べており、調べてるなか少しわかったことがグローバル単位で配布している著作物は、クリエイティブ・コモンズで発行しているライセンスが増えていることです。

クリエイティブ・コモンズ(以下、CC)は、インターネット時代のための著作権ルールで、作者が「この条件を守れば私の作品を自由に使って構いません。」という意思表示をするためのツールで、CCライセンスを利用することで、作者は著作権を保持したまま作品を自由に流通させることができ、受け手はライセンス条件の範囲内で再配布やリミックスなどをすることができます。
これは、情報を共有や利用しようとすると、知的財産や著作権が侵害になる場合があり、これらの問題を回避するために始まったものです。

CCライセンスには、著作物の使用の許可の範囲を見分けやすくするために、大きく4つの種類が存在し、それらを組み合わせた6種類のライセンスを発行することができます。

ライセンス

by-large
BY:表示
作品を複製、頒布、展示、実演を行うにあたり、作品のクレジットを表示すること

nc-jp-large
NC:非営利
作品を複製、頒布、展示、実演を行うにあたり、 営利目的での利用をしないこと

nd-large
ND:改変禁止
作品を複製、頒布、展示、実演を行うにあたり、元の作品を改変しないこと

sa-large
SA:継承
CCライセンスが付与された作品を改変・変形・加工してできた作品についても、元になった作品のライセンスを継承させてCCライセンスで公開すること

組み合わせたライセンス

・表示(CC BY)– 作者の氏名、作品タイトルなどを表示することを条件とし、改変はもちろん、営利目的での二次利用も許可する。

・表示-改変禁止(CC BY-ND) – 作者の氏名、作品タイトルなどを表示し、かつ元の作品を改変しないことを条件に、営利目的での利用(転載、コピー、共有)が行える。

・表示-継承(CC BY-SA) – 作者の氏名、作品タイトルなどを表示し、改変した場合には元の作品と同じCCライセンスで公開することを条件に、営利目的での二次利用も許可する。

・表示-非営利(CC BY-NC) – 作者の氏名、作品タイトルなどを表示し、かつ非営利目的であることを条件に、改変、再配布することができる。

・表示-非営利-改変禁止(CC BY-NC-ND) – 作者の氏名、作品タイトルなどを表示し、かつ非営利目的であり、そして元の作品を改変しないことを条件に、作品を自由に再配布できる。

・表示-非営利-継承(CC BY-NC-SA) – 作者の氏名、作品タイトルなどを表示し、かつ非営利目的に限り、また改変を行った際には元の作品と同じCCライセンスで公開することを条件に、改変、再配布することができる。

とあるユーザーが他の著作物を使うことに事になった際、CCライセンスを発行することで、ユーザーに使用できる範囲を明確に区別をつきやすく伝えることができ、法律の専門家で無いユーザーにとっても非常にわかりやすく理解することができます。
また、これらのライセンスは、本、論文、メディア、技術、ゲームなど作ったものならほぼ何でもライセンスを発行することも可能です。
例えば、日本だとクリプトン・フューチャー・メディアが「初音ミク」などのボーカロイドのライセンスをCC BY-NCで発行しており、使用範囲が明確に記載されております。
初音ミク 公式ブログ

日本国内において、インターネットにおけるニュースサイトや動画サイト、ゲームのサイト、学術論文の配信サイトなどの著作物の使用やそれらの条件を見てみると、CCライセンスを発行しているところが非常に少なく、著作物についてどこまで良くてどこまでが悪いのかなどの使用範囲がいまだ曖昧にしてしまっているところが非常に多いです。これでは、著作物を使用したいユーザーも困惑し、ユーザーがライセンス規約を完全に理解していなかったせいで、いざ誤って使用範囲外のことをしてしまっては裁判沙汰にもなりユーザーにとって取返しのつかない状況に陥り可能性があります。

それらを防ぐために、利用規約にとても明確な使用範囲を記すことが重要であることと、それを簡単かつ明確にユーザーへ伝えるためにクリエイティブ・コモンズのライセンスを発行してみるのも良いかもしれません。

クリエイティブ・コモンズ公式サイト
https://creativecommons.jp/


「第7回 クラウドコンピューティング EXPO 秋」に出展

PAdESなど長期署名を体験できる

10月26日から幕張メッセで開催されます、「第7回 クラウドコンピューティング EXPO 秋」に出展いたします。
PDFの作成、加工ライブラリを、クラウドコンピューティングを利用したSaaSによるサービスや、特定のシステムまたは、アプリケーションに組み込み販売頂けるライセンスをご紹介いたします。

紹介製品: 長期署名ライブラリ、Server Based Converter、AH Formatter など
会  期: 2016年10月26日(水)~2016年10月28日(金) 10:00~18:00(28日のみ17:00まで)
場  所: 幕張メッセ アンテナハウスブース:4ホール NO:14-10
詳  細: http://www.cloud-japan.jp/aki/
お問い合わせ先: アンテナハウス(株)OEM営業グループ<oem@antenna.co.jp>

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第84回「Q&Aに追加がされました、ご存じでしたか?」

作成者:アンテナハウス株式会社 益田康夫
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 第84回「Q&Aに追加がされました、ご存じでしたか?」

下記の通り 9月16日に問67-2が追加されています。

問67-2 当社では、受領者が事業用のクレジットカードにより支払を行った経費の領収書について、受領者自身が読み取りを行い、その後、クレジットカード会社から発行されるカード利用明細(一般的に月末等に送られる明細であって、店頭において決済時に交付される「カード利用控え」ではありません。以下同じ。)と読み取った画像をひも付けて管理することとしています。
この場合、規則第3条第5項第4号ロの「定期的な検査」の前に領収書の書面を廃棄してもよいでしょうか。

回答

スキャナ保存を行った国税関係書類の書面については、当該国税関係書類に係る電磁的記録の記録事項の確認等に際して原本確認が必要となった場合に、速やかに確認できるよう、定期的な検査が行われるまでの間、本店、支店、事務所、事業所その他これらに準ずるものにおいて管理する必要があります。
ただし、経費の支払に事業用のクレジットカードを利用している場合で、1クレジットカード会社から発行されるカード利用明細と領収書を読み取った画像を的確にひも付けること、2経理担当者等において領収書を読み取った画像の内容を確認し、カード利用明細と的確にひも付けられていることを確認・管理することの双方を満たす場合には、当該領収書の書面については、それらの行為が完了した後は、廃棄して差し支えありません。

★皆さん、お読みになられていかがでしたか?

 どのような状況がイメージできましたか?

 タクシーに乗った大手企業の営業マンが企業配布のクレジットカードでスキャナ保存する際は、領収書は定期検査前に一定の条件を確保すれば捨てれる!と言うことになります。

解説

事業用のクレジットカードを利用している場合で、1クレジットカード会社から発行されるカード利用明細と領収書を読み取った画像を的確にひも付ける(注)こと、2経理担当者等において領収書を読み取った画像の内容を確認し、カード利用明細と的確にひも付けられていることを確認・管理することの双方を満たす場合には、規則第3条第5項第4号ロに規定する定期的な検査を行う体制が整っているとみなすことができると考えられます。
したがって、事業用のクレジットカードで経費の支払を行った場合には、上記12の行為が完了したことをもって、領収書の書面の保存は要しないこととしたものです。
なお、小規模企業者において、経理担当者等の内容確認を不要とし、税理士等が定期的な検査を行う特例を適用する場合には、上記の取扱いはできません。

(注) 「ひも付ける」とは、

1 「カード番号の一部」(又はカード支払である旨)、「利用日」、「利用金額」、「利用店名」等の情報に基づき、

2 クレジットカード会社から発行されるカード利用明細がデータである場合には、カード利用明細と領収書の画像をシステム上で関連付けることであり、また、カード利用明細が書面である場合には、例えば、カード利用明細に記載された各支払項目の横に手書きで番号を付すとともに、領収書の画像のファイル名にも同番号を付すことです。
なお、カード利用明細は保存しておく必要があります。

 結構手間がかかりそうですね、でも、捨てたい企業にとってはメリットがあるのでしょう。

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