カテゴリー別アーカイブ: コラム

第118回  「H28年緩和でタイムスタンプを37日間で付与すれば良いと勘違いされていませんか?」-2

作成者:アンテナハウス株式会社 益田康夫
資 格:上級 文書情報管理士、簿記3級、行政書士
本ブログの記載内容は、公開日時点での法令等に基づいています。
その後の法令改定により要件が変わる可能性がありますので、最新の法令などをご確認下さい。

 「H28年緩和でタイムスタンプを37日間で付与すれば良いと勘違いされていませんか?」-2

 前回「タイムスタンプはスキャンした時に付与するのが法的要件です。の続きです。早速施行規則趣旨説明を見てみましょう!

なお、先にお断りしておきますが下記通達は現時点では下記の4-27は削除されたものとして通達ページに公開されています。スキャン後のタイムスタンプの付与の要件を具体的に示した重要なものです。

(読み取る際の意義)

4-27 規則第3条第5項第2号ハ((タイムスタンプ))に規定する「スキャナで読み取る際に」とは、原則として電子署名を行った後、直ちに電子署名が行われた電磁的記録ごとにタイムスタンプを付すことをいうのであるが、国税関係書類をスキャナで読み取った日(電子署名を行った日)が特定できるように、書類ごとや部署ごとに電磁的記録をまとめてタイムスタンプを付している場合には、スキャナで読み取る際にタイムスタンプを付したものとして取り扱う。
この場合、国税関係書類をスキャナで読み取った後24時間以内にタイムスタンプを付している場合には、スキャナで読み取った日が特定できるものとして取り扱うことに留意する。

【解説】

規則第3条第5項第2号ハでは、スキャナで読み取る際にタイムスタンプを付すこととされているが、電子署名を行う時期についても規則第3条第5項第2号ロと同様な規定となっていることから、原則として国税関係書類をスキャナで読み取り、正しくスキャニングされていることを確認した都度電子署名を行い、その後、電子署名が行われた電磁的記録ごとにタイムスタンプを付すこととなる。
ところでタイムスタンプは、個々の国税関係書類に係る電磁的記録の変更の有無の確認及び個々の国税関係書類をスキャナで読み取った日(電子署名を行った日)を特定するために付すものであるが、個々の国税関係書類に係る電磁的記録の変更をした場合は、電磁的記録と電子署名が適切な関連性を持っていれば当該電子署名で確認できることとなる。
したがってタイムスタンプについては、国税関係書類をスキャナで読み取った日を特定することができれば、保存義務者の実情に応じて、例えば書類ごとや部署ごとに、電子署名を行った日が同一な電磁的記録のすべてを対象として1つのタイムスタンプを付しているような場合でも、スキャナで読み取る際に付したものとして取り扱う旨を明らかにしたものである。
なお、日をまたいで入力した場合、何日の業務としてスキャナで読み取ったかということが特定できれば、一連の入力業務を、日を特定するために零時の前後で分ける必要もないと考えられることから、スキャナで読み取った後24時間以内にタイムスタンプを付している場合には、スキャナで読み取った日が特定できるものとして取り扱う旨を明らかにしている。

賢明な皆様はお分かりですよね?そうですH27年緩和で電子署名が要件から外れたので、その点を加味して読む必要があります。そして、施行規則通りでは「タイムスタンプはスキャンした時に付与」するのが法的要件ですが、それを補う通達趣旨説明としてこの4-27は本来国税庁が削除したのはあるべき姿ではなく、修正して掲載すべき重要なものと筆者は考えます。

次回は、「特に速やか3日」を考えてみましょう!

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第117回 「H28年緩和でタイムスタンプを37日間で付与すれば良いと勘違いされていませんか?」

作成者:アンテナハウス株式会社 益田康夫
資 格:上級 文書情報管理士、簿記3級、行政書士
本ブログの記載内容は、公開日時点での法令等に基づいています。
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 「H28年緩和でタイムスタンプを37日間で付与すれば良いと勘違いされていませんか?」

様々なところでe-文書法やスキャナ保存のセミナーが盛況です。セミナー講師でしっかり法令要件を読み込んで日ごろの疑問に答えながら研鑽されている方もいれば、そうでない方もいて玉石混交状態と言えます。

そんな中で危険なところが「入力方式」と「タイムスタンプ付与」の要件の違いです。37日という数字が出てくるのは、入力方式の要件でありタイムスタンプではありません。

タイムスタンプの付与に関してはもちろん法令要件ですから間違ったセミナー講師の説明を鵜呑みにして、要件確保が不完全であったり、不備の場合は、国税関係書類の保存義務違反に繋がり兼ねず、スキャナ保存承認取り消しや、最悪は青色申告法人取り消しに繋がります。

これを読んで「あれっ?」と思われた方は、まずは次の施行規則3条5項2号を確認しましょう。
ロ 当該国税関係書類をスキャナで読み取る際に(当該国税関係書類の作成又は受領をする者が当該国税関係書類をスキャナで読み取る場合にあっては、その作成又は受領後その者が署名した当該国税関係書類について特に速やかに)、一の入力単位ごとの電磁的記録の記録事項に一般財団法人日本データ通信協会が認定する業務に係るタイムスタンプ(次に掲げる要件を満たすものに限る。第八条第一項第一号において「タイムスタンプ」という。)を付すこと。

上記を見やすく()書きを削除すると

施行規則3条5項2号
ロ 当該国税関係書類をスキャナで読み取る際に一の入力単位ごとの電磁的記録の記録事項に一般財団法人日本データ通信協会が認定する業務に係るタイムスタンプを付すこと。

これで分かりましたか?そうです「書類をスキャナで読み取る際に電磁的記録の記録事項にタイムスタンプを付すことです。

だからタイムスタンプはスキャンした時に付与するのが法的要件です。

でも、安心して下さい。これでは厳しすぎると考えた国税庁は通達でその趣旨説明をしてくれています。それは次回に解説します。 

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第116回 「失敗から学ぶ!証憑書類の「スキャナ保存」の成功の極意」3月14日 セミナー開催します!

作成者:アンテナハウス株式会社 益田康夫
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 「失敗から学ぶ!証憑書類の「スキャナ保存」の成功の極意」セミナー開催します!

同業会社の方はお断りすることがあるかもしれませんが・・・その際はご容赦下さい。

【益田が講師をさせて頂くセミナー案内です】

失敗から学ぶ!証憑書類の「スキャナ保存」の成功の極意

開催日時:2017年3月14日(火) 13:30〜16:30

場  所: 東京都新宿区百人町2-27-6 関東ITソフトウェア健保会館

参 加 費 : 無料

定  員: 20名

詳細・お申込みURL:http://www.kokuchpro.com/event/e_scanner_seminar/

13:30~14:20 セッション:1

  1. H27年緩和の国税庁の解説
  2. H28年緩和の国税庁の解説
  3. 「受領者が読み取りを行う場合」の注意点
  4. 受領者が読み取りを行いつつ「業務サイクル後速やか方式」で入力を行う際の注意点
 14:20~14:30  休憩(10分)
 14:30~15:20  セッション:2

  1. タイムスタンプの付与タイミングについて
  2. 記録事項と記録項目の把握と記録項目の入力タイミングの解釈
  3. 申請書提出時に国税庁は何をポイントに判断しているか
  4. 顧客目線での導入期待効果はどこにあるか
  5. 複合機で読み取る場合の注意事項と専用スキャナの実力
 15:20~15:30  休憩(10分)
 15:30~16:20 事前質問への解答解説
質疑応答
※質問が無い場合は最新情報などをお伝えします。

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第115回 「備付け書類に3種類あります。それぞれの違い判りますか?」

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「備付け書類に3種類あります。それぞれの違い判りますか?」

前回の続きです。

申請時に必要な書類を前回説明しました。

「2 電子計算機処理に関する事務手続の概要を明らかにした書類」が必要でしたね!

http://www.nta.go.jp/shiraberu/zeiho-kaishaku/joho-zeikaishaku/dennshichobo/jirei/ans3/03.htm#a53

上記Q53を見て下さい。

  規則第3条第5項第1号ロの「各事務の処理に関する規程」は、業務サイクルに応じた入力事務を行うことにより、改ざん等の誘因を制限するものですから、書類の受領又は作成を始めとする企業のワークフローに沿ったスキャニング、タイムスタンプの付与の時期等について規定し、その規程に沿った入力事務の処理を行う責任者を規定することにより責任の所在を明らかにするという企業の方針を定め、真実性を確保するためのものです。 ⇒ これが スキャナによる電子化保存規程です。

同項第4号の「適正な実施を確保するために必要な体制及び手続に関する規程」は、スキャナによる読み取り前の紙段階で行われる改ざん等の不正を防ぐ観点から、事務担当者間でチェック機能を働かせる仕組み(担保措置)を講じるために、相互けんせい、定期的なチェック、再発防止に関する規程を定めるものです。 ⇒ これが適正事務処理規程です。

同条第6項の「事務の手続を明らかにした書類」は、責任者、入力の順序、方法などの処理手続、さらにはアウトソーシングの際の事務の手続を定めることによる、適切な入力を確保するためのものです。  これが申請時に添付が必要なものです。

実際のこれらのひな型は http://www.nta.go.jp/shiraberu/zeiho-kaishaku/joho-zeikaishaku/dennshichobo/jirei/ans2/pdf/A63.pdf に掲載されています。

以上 参考になれば幸いです。

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アイルランドのスケリーズを紹介します。

トニーグラハムです。アイルランドのスケリーズに在住でアンテナハウスに勤務しています。

スケリーズは海辺の小さな町で、アイルランドの首都ダブリンからおよそ 30km 程北に位置しています。東京中心地から 30km 離れた場合とは少し違い、スケリーズは農地に囲まれ [7]、隣の町までは 5km 離れています。

スケリーズは今はダブリンで働く人たちのベッドダウンとなっています。私は 2001年からここに住んでいますが、リゾート地、漁業の村、修道院、バイキングの植民地としての長い歴史があり、[2][6] またアイルランドにキリスト教を広めた聖パトリックの故郷でもあります。[3]

スケリーズの語源はアイルランド語の ‘Na Sceiri’ で、ノルウェイ語で言い換えれば ‘Skere’ であり、’the rocks’ の意味を持ちます。ノルウェイ語を私は話しませんので確かではないですが、’the rocks’ は一般的には3つの島の事と理解されています。

ダブリン城 [4] の正式な歴史によるとバイキングの植民地はスケリーズまで拡大したとあります。スケリーズのウェブサイトによると発見された石切り斧や火打ち石から見て人々は古代からスケリーズに住んでいたとありますが、私の家の裏庭からは岩やがらくたしか見つかりませんでした。

聖パトリックはスケリーズにある聖パトリック島にしばらく暮らしていました。伝説によると、聖パトリックはスケリーズの人々とはいつもうまくいっていたわけではなかったようです。

スケリーズ山羊の伝説

スケリーズ山羊の伝説


聖パトリックが古代ローマ人によって Wicklow から追放された時、彼は北へ航海しスケリーズの小さな島に上陸しました。そこが聖パトリック島と呼ばれるようになったのです。彼は山羊を連れて、宣教するためメインランドにやってきた。彼が岸に着いた時、スケリーズの人々は彼のいない間に山羊を盗み食べてしまいました。

それを知った聖パトリックは非常に怒り、2歩でメインランドにやってきて、一歩目はコルトアイランドに2歩目はレッドアイランドに達したと言われています。その足跡がレッドアイランドの海水浴場の岩場に残っていると伝えられ、このことを思い出させるため島の人々にスケリーズ山羊というニックネームが付けられたと言われています。

1988年、聖パトリック教会の50周年記念に山羊の頭のブロンズ像が壁に埋め込まれ、山羊は聖パトリックの元に戻ったとされています。


町に聖Patrickの協会ができたのだからそれによって両者の関係は良くなったのですが、山羊は依然としてラグビークラブのシンボルマークとなっています。[5]

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レッドアイランドに残された聖パトリックの足跡

 

現在に少し近ついたところで、19世紀の前半にマーテロー塔 [8] がシェニックアイランドとレッドアイランドに建てられました。ナポレオン戦争の時代、各地に築かれた小さな防御砦です。攻撃されることはなかったので、今でもそのまま残っています。 レッドアイランドはそれをホリデイキャンプの洗濯室やスタッフ宿泊設備として使っていましたが [9] 、1970年代になってもっと安いフライトで行けるリゾート地ができると様変わりし、現在はそこは駐車場となりマーテロー塔は閉鎖されていますが、観光用に今後立て直す計画はあります。

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レッドアイランドのマーテロー塔。シェニックアイランドはその右側。コルトアイランドと聖パトリックアイランドは左がわ。塔の手すりの上にはとが3羽。

 

シェニックアイランドのマーテロー塔は少しコスパがよいかもしれません。シェニックアイランドは農地として利用されていましたが、今では海の渡り鳥の保護区域となっています。この島での毎年行われる催しとして、BirdWatch Ireland 主催のガイド付き早朝ツアーがあります。潮のもっとも浅瀬となった時、多くの人が南ストランドのビーチに集まり散歩します。最低限必要なものは防水靴と潮が満ちるまでにスケリーズに戻ることです。

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シェニックアイランドに向かって歩きバードウォッチング

 

スケリーズはもはや休日のリゾート地ではなくなり、ダブリンのベッドタウンと化しています。ですが食べ物のおいしいところとして人々がやってくることが多くなりました。’Eating Europe Tours’ のウェブサイトで最近ではスケリーズは最も美しい街ベスト10に入っています [10]。レッドアイランドのレストラン街は人々の人気を集めています。特に暖かい夏の時期には太陽が沈む夜 10時くらいまで外に座って楽しむことができます。

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ですが、私にしてみれば、どのアイランドでもスケリーズの一番おいしい食べ物は SKERRIES MILLS の Watermill Cafe の暖かいアップルタルトです。[11]

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Apple Tart

私はそれをスケリーズに引っ越してくる前に以前訪れたときに食べました。私がここに住んでいる理由がそれだとは言いませんが、他の地に住む私の友人や親せきの者が、 Mills のアップルタルトを食べるまではアイルランドの旅行は終わったと言えないと言っているのは確かなのです。

[1] https://en.wikipedia.org/wiki/Skerries,_Dublin
[2] http://visitskerries.ie/history.html
[3] http://visitskerries.ie/st-patrick.html
[4] http://www.dublincastle.ie/HistoryEducation/History/Chapter2VikingDublin/
[5] http://www.skerriesrfc.ie/
[6] https://www.facebook.com/SkerriesHistoryinPhotos
[7] http://skerries360.com/Skerries-Tourism-Guide-aerial-drone-panorama-photo-gallery-visit-skerries/index.html
[8] https://en.wikipedia.org/wiki/Martello_tower
https://ja.wikipedia.org/wiki/%E3%83%9E%E3%83%BC%E3%83%86%E3%83%AD%E3%83%BC%E5%A1%94
[9] http://www.irishtimes.com/life-and-style/people/postcards-revisited-skerries-word-is-bono-played-his-first-gig-here-1.2283562
[10] http://www.eatingeuropetours.com/europe-most-beautiful-cities/
[11] http://www.skerriesmills.ie/


第114回 「申請時の添付資料の考え方で混乱していませんか?」

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 「申請時の添付資料の考え方で混乱していませんか?」

先日申請間近の方から次の質問を受けました。

申請書の⑼ システム関係書類及び事務手続関係書類の備付けに関する措置(第3条第1項第3号、第3条第5項第7号関係)で「④ 電子計算機処理に関する事務手続を明らかにした書類(又は処理委託契約書)及び電磁的記録の保存に関する事務手続を明らかにした書類」の「その他」に、各種規程類を添付すべきですよね?と言うものでした。

この方は、事務分掌細則・適正事務処理規程・スキャナによる電子化保存規程・検査報告書・事務処理不備報告書等の規程類を申請書の添付資料として提出が必要だと思い込んでいたようです。

結論は、必用ではありません。

国税庁の記載例には「サーバー運用委託契約書」と書かれていますし、そもそもこれらの規程類はしっかり定めて、備え付けて、運用されるように内部統制しておく必要があります。

添付が必要なものは「2 電子計算機処理に関する事務手続の概要を明らかにした書類」となります。

明日は、規程類の説明をさせて頂きます。

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第113回 「某国税局に申請書提出の下書きをして相談したら、差し戻しに遭われたお客様!とは」

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「某国税局に申請書提出の下書きをして相談したら、差し戻しに遭われたお客様!とは」

提出先は所轄の税務署なのですが、税務署はスキャナ保存の要件確保の判定をする経験が不足しているので、その上の国税局に判断を求める事が通常です。よって企業によっては初めから国税局に相談する若です。弊社に掛け込まれたお客様の例ですが、某複合機ベンダーさんに相談したら「電子化してタイムスタンプ付与してアクセス権を設定したフォルダーに管理したら大丈夫」となり、それを真に受けて申請相談に行ったところ、要件不備で差し戻されて行き詰まっておられました。

皆様お分かりですよね!?

要件不備のポイントは何でしょうか?

ヴァージョン管理機能です。

施行規則5条2項二に 当該国税関係書類に係る電磁的記録の記録事項について訂正又は削除を行った場合には、これらの事実及び内容を確認することができること。」とあります。

フォルダーにアクセス権を施す程度では、駄目です!と言うことです。

皆様の(検討中含めて)システムは、その点大丈夫ですか?

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第112回 「QAの問13の内容が強化されています」その意図は!?

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 「QAの問13の内容が強化されています」その意図は!?なんでしょうか?

http://www.nta.go.jp/shiraberu/zeiho-kaishaku/joho-zeikaishaku/dennshichobo/jirei/ans3/01.htm#a2

上記が最近追加された問2です。その末尾に尚書き「なお、電磁的記録等による保存等を行う場合の具体的な要件については【問13】をご覧ください。」があります。その13を見てみましょう!

http://www.nta.go.jp/shiraberu/zeiho-kaishaku/joho-zeikaishaku/dennshichobo/jirei/ans3/02.htm#a13

上記が問13です。以前から問13はありましたが見易く表になりましたし、注書きが大幅に追加強化されています。その狙いは、問2の徹底にあります。具体的に 行政側のメッセージは「国税関係帳簿書類の電磁的記録等による保存等を行う場合は、法令で定められた要件を満たし、税務署長等の承認を受ける必要があります。」です。これは下記につながるもので、

「したがって、税務署長等の承認を受けることなく、市販の会計ソフトを使用して、紙による保存等に代えて、電磁的記録等による保存等を行うことは認められません。」なり、裏返すと保存義務違反をするとペナルティに及びかねないと滲み出ていると理解すべきです。

税務コンプライアンスをしっかり高めて正しく電子化して参りましょう!

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御礼12万ライセンス突破! お得なライセンス『AH-ULL』のご紹介

あけましておめでとうございます。
本年もどうぞよろしくお願いいたします。

さて、下記のグラフをご覧ください。
昨年のちょうど今頃ご紹介したグラフですが、ついに昨年12万を超えました。しっかりとした足取りでほぼ一直線に増えています。

ahull_graph

2011年にスタートした「AH-ULL」は、企業・自治体・官公庁・団体など、同じソフトウェアを複数のPCで使用されるような環境に向けた“超お買い得な”ライセンスです。
AH-ULL」であれば、机上でご利用中のメインPCと、携帯用のサブPCの複数台でご利用される場合も、お一人の利用とカウントすることができます。
また、ご採用の多くがシンクライアント環境でのご利用です。アンテナハウスでは、Citrix Readyの取得や最新環境での動作確認などシンクライアントへの対応を続けています。

他にも、PCインストール数によるサイトライセンスやシンクライアント環境向けのデバイスライセンス、同時接続ライセンスもご用意しております。

AH-ULL」はアンテナハウスの「瞬簡PDF」シリーズが対象です。
AH-ULL」の詳細は下記をご覧ください。
http://www.antenna.co.jp/purchase/ahull.html


第111回  「スキャナ保存の相互牽制を考察します」3

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 「スキャナ保存の相互牽制を考察します」3

 皆様お待たせしました、

受領者等と読み取りを行う者が異なる場合入力事務の中で事務担当者間でチェック機能が働くようにする必要があり、「スキャナで読み取った画像が紙の記載事項や色調と同等であることを確認し、タイムスタンプを付す事務」「これ以外の事務」とについて、それぞれ別の者が行う体制を整備することが必要です。

について益田の解説をします。

1)この要件を慎重且つ堅く読み解くと、「入力事務の中で事務担当者間でチェック機能が働くようにする必要」にあるように入力事務を「スキャン作業」と「スキャナで読み取った画像が紙の記載事項や色調と同等であることを確認し、タイムスタンプを付す事務」に分けて相互牽制すべきと考えられます。

2)文理通りに読み解くと、、「スキャナで読み取った画像が紙の記載事項や色調と同等であることを確認し、タイムスタンプを付す事務」「これ以外の事務」さえ分ければよいので、受領してその上長が確認して、経理などが原紙を受け取りスキャンして確認後タイムスタンプを一人で付与しても良いと読み取れます。

更に財務省はH27年の開設で下記の様にコメントしています。

(注) 上記の「適正事務処理要件」の適否については、会社法における大会社や金融商品取引法における上場会社など法令により内部統制の整備を行っている者にあっては、特段の対応をしなくても基本的には満たされるものと考えられます。

こう言うところが提案やコンサルティングのポイントになるような気がします。

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