カテゴリー別アーカイブ: コラム

第61回「問55 1人では、規則第3条第5項第4号(適正事務処理要件)イ及びロに規定する要件を満たすことはできないのでしょうか。」

作成者:アンテナハウス株式会社 益田康夫
資 格:上級 文書情報管理士、簿記3級、行政書士
本ブログの記載内容は、公開日時点での法令等に基づいています。
その後の法令改定により要件が変わる可能性がありますので、最新の法令などをご確認下さい。

 

問55 私は、1人で建設業を営んでいます。この度、国税関係書類(契約書、領収書)のスキャナ保存をはじめようと考えていますが、1人では、規則第3条第5項第4号(適正事務処理要件)イ及びロに規定する要件を満たすことはできないのでしょうか。

個人事業主の方がスキャナ保存をすることを想定した曲論的なQAとなります。

沢山領収書が毎月発生して困っている個人事業主様には多少のニーズはあるかもしれません。

リーズナブルな会計事務所との連携やクラウド会計ベンダー様の工夫のしどころでしょうか?

 

回答

国税関係書類の作成又は受領から当該国税関係書類に係る記録事項の入力までの各事務の一部及び定期的な検査を外部の者に委託するなどの対応をすれば、同号イ及びロの各要件を満たすことはできます。

解説

規則第3条第5項第4号(適正事務処理要件)に掲げる事項1相互けんせい、2定期的なチェック、3再発防止策)について規程を整備するとともに、これに基づき事務処理を行うことが要件とされています。
1については、同号イにおいて、「各事務について、それぞれ別の者が行う体制」とされていることから、「1人」で各事務を行う場合には、この規定の要件を満たさないと考えられます。
しかしながら、「別の者」について特別の制限が設けられていないことから、外部の者を別の者と解することができるため、明確な事務分掌の下に、各事務の一部について委託し、別の者が行う体制としているのであれば、この規定の要件を満たすことはできると考えられます(どの事務を別の者が行うかについては、問56を参照願います。)。
また、2については、事務を担当している者が定期的な検査を行った場合、仮に紙段階で改ざんを行っているときには、自ら検査をしてもチェック機能が働かないこととなるため、「1人」で各事務を検査することは認められないと考えられます。
しかしながら、各事務を検査するのが外部の者でも差し支えありませんので、検査を外部の者に委託し、その者がその事務を担当していなければ、この規定の要件を満たすことはできると考えられます。
なお、上記により外部の者に委託している場合で、外部の者が同号ハに定める「当該各事務に係る処理に不備がある」と認めたときは、委託されている外部の者から同号ハに定める報告が行われる必要があります。

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第60回「問54 ・・規則第3条第5項第4号(適正事務処理要件)に規定する「次に掲げる事項に関する規程」とは具体的にどのような規程を整備すればよいのでしょうか。」

作成者:アンテナハウス株式会社 益田康夫
資 格:上級 文書情報管理士、簿記3級、行政書士
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その後の法令改定により要件が変わる可能性がありますので、最新の法令などをご確認下さい。

問54 当社は、代表取締役とその妻が経理部長を行い、2人で製品製造販売を営んでいる同族法人です。この度、国税関係書類(請求書、納品書、見積書(控)、注文書)のスキャナ保存を始めようと考えていますが、規則第3条第5項第4号(適正事務処理要件)に規定する「次に掲げる事項に関する規程」とは具体的にどのような規程を整備すればよいのでしょうか。

ここに「適正事務処理要件」のひな型PDFがリンク掲載されています。

回答

規則第3条第5項第4号(適正事務処理要件)に規定する、いわゆる、「適正事務処理要件」については、スキャナによる読み取り前の紙段階で行われる改ざん等の不正を防ぐ観点から必要な措置として要件とされたものです。
このため、中小企業や個人事業者においても、規則第3条第5項第4号に掲げる事項1相互けんせい、2定期的なチェック、3再発防止策)を社内規程等において整備し、事務処理を行うことで「適正事務処理要件」を満たすものと考えられます。
この社内規程等については、事業規模、書類の管理状況、別な規程の存在など(以下「事業規模等」といいます。)により、異なることとなりますが、ご質問のケースの規定は、例えば、次のようなものが考えられます(PDF/679KB)。
なお、適正事務処理要件を満たすため社内規程等をどこまで整備するのかについては、事業規模等を踏まえ、「改ざん等の不正を防ぐ」ことができるのかについて、判断する必要があることに留意してください。

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第59回「問53 規則第3条第5項第3号は、「入力を行う者又はその者を直接監督する者に関する情報を確認することができるようにしておくこと」と規定していますが、電子署名を行うことによってもこの要件を満たしますか。」

作成者:アンテナハウス株式会社 益田康夫
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問53 規則第3条第5項第3号は、「入力を行う者又はその者を直接監督する者に関する情報を確認することができるようにしておくこと」と規定していますが、電子署名を行うことによってもこの要件を満たしますか。

実印相当の電子署名の要件が削除されましたが、認印相当の電子署名は利用していいですよ!と言うことです。

回答

電子署名を行うことによって、入力を行う者又はその者を直接監督する者に関する情報を確認することができれば、この要件を満たします。

解説

平成27年度の税制改正により、国税関係書類をスキャナで読み取る際の電子署名の要件が不要とされ、これに代え、国税関係書類に係る記録事項の入力を行う者又はその者を直接監督する者に関する情報を確認できるようにしておくことが要件とされました。
このため、平成27年度の税制改正後において、規則第3条第5項第3号(入力者等の情報の確認)の規定は、電子署名を行うことを規定したものではありませんが、電子署名を行うことによっても、入力を行う者又はその者を直接監督する者に関する情報を確認することができるため、この要件を満たすと考えられます。

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第58回「問52 スキャナの読取サイズよりも大きい書類を受領した場合、その書類を分割するなどしてスキャナで読み取ることでも差し支えないでしょうか。」

作成者:アンテナハウス株式会社 益田康夫
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「問52 スキャナの読取サイズよりも大きい書類を受領した場合、その書類を分割するなどしてスキャナで読み取ることでも差し支えないでしょうか。」

回答

ディスプレイの画面及び書面に規則第3条第5項第6号の要件を満たし、整然とした形式かつ原稿と同程度に明瞭な状態で、速やかに出力することができれば、どのような入力方法でも差し支えありません。

規則第3条第5項第6号の要件 とは何でしょうか?下記引用をご覧ください。

 当該国税関係書類に係る電磁的記録の保存をする場所に当該電磁的記録の電子計算機処理の用に供することができる電子計算機、プログラム、映像面の最大径が三十五センチメートル以上のカラーディスプレイ及びカラープリンタ並びにこれらの操作説明書を備え付け、当該電磁的記録をカラーディスプレイの画面及び書面に、次のような状態で速やかに出力することができるようにしておくこと。

 整然とした形式であること。
 当該国税関係書類と同程度に明瞭であること。
 拡大又は縮小して出力することが可能であること。
 国税庁長官が定めるところにより日本工業規格Z八三〇五に規定する四ポイントの大きさの文字を認識することができること。

解説

 規則第3条第5項第2号イ及びハにおいて、国税関係書類を読み取るに当たっての要件として200dpi以上、赤・緑・青それぞれ256階調以上及び書類の大きさに関する情報を保存することを規定していますが(同条第6項に規定する国税関係書類の場合は、いわゆるグレースケールで保存することが規定されており、また、書類の大きさに関する情報を保存する要件はありません。)、その他は特に規定していませんので、1頁の書類が2頁にまたがるなど、分割して出力されることなく原稿と同程度の出力ができる保存方法として規則第3条第5項第6号の要件を満たしていれば、入力方法については問わないこととされています。
したがって、本来はディスプレイに出力する際にファイル等が分割されることなく整然とした形式で出力することが必要であり、また、仮にA3の書類であれば当然にA3が出力できるプリンタ及びA3サイズの用紙を備え付けるべきですが、たまたま備え付けられているプリンタの最大出力サイズより大きい書類を1枚受領したときは、スキャン文書と元の書類の両方を保存することで差し支えありません。

(注) 備え付けられているスキャナがA3サイズに対応していないからといって、国税関係書類を複写機などで縮小コピーしたものをスキャニングすることは、法第4条第3項に規定する国税関係書類に記載されている事項をスキャニングすることには当たりません。

 

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第57回「問49~51 規則第3条第5項第2号ニに規定する訂正又は削除の履歴の確保(ヴァージョン管理)の要件」

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問49 市販のヴァージョン管理ソフトを使用すれば、規則第3条第5項第2号ニに規定する訂正又は削除の履歴の確保(ヴァージョン管理)の要件を満たしているといえるのでしょうか。

問50 具体的にどのようなシステムであれば、訂正又は削除の履歴の確保の要件を満たしているといえるのでしょうか。

問51 訂正削除ができないシステムでもよいのでしょうか。

上記の順番で確認するよりも先に51から確認した方が、本質が見えてきます。

回答

画像データを全く変更できないシステムであり、かつ、保存されているデータスキャニング直後のデータであることを証明できるシステムであれば、スキャナ保存における訂正又は削除の履歴の確保の要件を満たしているものとして取り扱われます。

これで皆さんお分かりですね。

そうですスキャナ保存における訂正又は削除の履歴の確保」の対象は、スキャンした画像データそのものであり、検索用の情報や相互関連性で使用する伝票番号等はこの対象で無いのです。

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第56回 「問48 タイムスタンプは「スキャナで読み取った後24時間以内」に付せばよいこととされていましたが、この取扱いは改正後でも同様となりますか。」

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問48 平成27年度の税制改正前の電子帳簿保存法取扱通達4-27(読み取る際の意義)が廃止されています。この通達では、タイムスタンプは「スキャナで読み取った後24時間以内」に付せばよいこととされていましたが、この取扱いは改正後でも同様となりますか。

これも良く聞かれる要件ですね。

回答(下記)を文理通りに解釈すると「スキャナで読み取った際に」タイムスタンプしなければならない、大変窮屈なものになります。落ち着いて解説まで読み込んでいきましょう。

回答

平成27年度の税制改正後のスキャナ保存の要件を適用する場合には、当該通達は既に廃止されているため、適用はなく、タイムスタンプについては、国税関係書類をスキャナで読み取った際にタイムスタンプを付す必要があります。

解説

平成27年度の税制改正前の電子帳簿保存法取扱通達4-27(読み取る際の意義)については、スキャナで読み取った際に一の入力単位ごとの電磁的記録の記録事項に電子署名を行うこととされ、タイムスタンプは個々の国税関係書類をスキャナで読み取った日(電子署名を行った日)を特定するために付すものとの位置付けでした。
 旧通達4-27は、このタイムスタンプを付す場合には、スキャナで読み取った後24時間以内であっても、電子署名によりスキャナで読み取った日を特定することができることを踏まえ、これを前提に制定された通達でした。
また、電子署名に係る「スキャナで読み取る際」の意義などについて、従前は、原則として国税関係書類をスキャナで読み取り、正しくスキャニングされていることを確認した都度、電子署名を行うこととしていたところです。
今般、平成27年度の税制改正によりこの電子署名の要件が不要とされ、タイムスタンプを付す場合の「スキャナで読み取る際」についても、改正前の電子署名と同様に、原則として国税関係書類をスキャナで読み取り、正しくスキャニングされていることを確認した都度、タイムスタンプを付すことが必要となります(規則35二ロ)。

如何でしょうか?
やはり文理通りだと窮屈ですね。
この点は、私見ですが、法令の趣旨は、電子化された文書は出来る遅滞なくタイムスタンプを付与して
改善検出の要件を担保すべきものです。要するにスキャナで読み取った当日内にタイムスタンプを付与
出来ておれば要件が確保できると考えても差支えないでしょう。なお、対象書類データへのアクセス権や
証跡など運用上の管理が合わせてあることが望ましいです。

 

 

 

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XSLTを学ぶ (1) XMLのツリーモデルとXPath/XSLTのツリーモデルではルートの意味が違う

先月『スタイルシート開発の基礎』[1]という本を出版しました。この本は、副題に「XMLとFOで簡単な本を作ってみよう」とあるとおりXSLTの実践学習本です。現在、弊社の社内でも、初心者が集まって、この本を使ってXSLTの学習をはじめたところです[2]。私もメンバーの一人です。

『スタイルシート開発の基礎』のはじめにには「XSLT/XPathの知識はない」人が本書の対象とあります。私もXSLTを本格的に学ぶのは初めてですので、本書の想定読者にあてはまりそうです。

素直に読めば、この本だけで理解できるのかもしれませんが、折角ですので、他の参考資料や仕様書をにらみ合わせて楽しみながらお勉強。そこで、折角学んだことを整理して、紹介したいと思います。すでにご存知の方には、初歩的なお話と思いますが、『スタイルシート開発の基礎』の補足として役立てていただけるかもしれません。

資料としては次を見ています。

・『XSLTバイブル』(Michael Kay著、インプレス社、2002年1月発行)
・XSL Transformations (XSLT) Version 1.0(W3C Recommendation 16 November 1999)[3]
・XML Path Language (XPath) Version 1.0(W3C Recommendation 16 November 1999, revised 7 September 2015)[4]

さて、今回勉強し始めて知ったのですが、整形式XMLのツリーモデルとXSLT/XPathのツリーモデルはまったく違うんですね。

XML1.0では、整形式XML文書はルートが文書の実体ツリーの起点であり、XMLプロセサはルートから処理を始めます。さらに見ますと、ルートまたは文書要素と呼ばれる要素が唯一あるとされています。ルート要素は他の要素の内容になりません(つまり親を持ちません)が、他の要素は親を持ちます[5]。整形式XML文書はルート要素(文書要素)を起点とする要素のツリー構造になります。

しかし、XPathのデータモデルは、ノードという概念が中核です。ノードの種類として次の7つがあります。
・ルートノード(root nodes)
・要素ノード(element nodes)
・テキストノード(text nodes)
・属性ノード(attribute nodes)
・名前空間ノード(namespace nodes)
・処理命令ノード(processing instruction nodes)
・コメントノード(comment nodes)

原文でroot nodesと複数形になっているのが気になりますが、XPath仕様の5.1 ルートノード(Root Node)には、「ルートノードはツリーのルートであり」、「文書要素ノードはルートノードの子である」、「ルートノードの子供として、処理命令、処理命令のためのコメント、プロローグの中の文書要素の後のコメントノードがある。」とあります。

また、XSLT仕様の3 データモデル(Data Model)を見ますと、XSLTでは、ソース文書、スタイルシート、結果文書に同じデータモデルを使います。それらはXPathのデータモデルを基本として、少しだけ変更したものです。

・整形式のソースXML文書を読み込んでソースツリーを構築するときは、ルートノードの下にテキストノードはなく、唯一の要素ノードを子として持ちます。また、DOMなどの他の方法でソースツリーを作るときは、ソースツリーに対する制約は結果ツリー同様に緩められます。

・文書スタイルシートのツリーを構築するときは処理命令とコメントノードを無視します。

・結果ツリーでは、ルートノードへの制約が緩められており、子供として要素ノードを含む、任意のノードの系列をもつことができます。これにより、整形式XMLでない出力を作ることができます。

ですので、たぶん、XSLTでは整形式でないようなソースXMLでも処理できそうです[5]

[1] 『スタイルシート開発の基礎』
[2] アマゾンPODの便利な利用法
[3] XSL Transformations (XSLT) Version 1.0
[4] XML Path Language (XPath) Version 1.0
[5] Extensible Markup Language (XML) 1.0 (Fifth Edition) 2 Documents
[6] 余談です。『スタイルシート開発の基礎』の著者(神様)に、Michael Kayさんの本にそんなことが書いてある、と話しましたら、仕様書のどこに書いてあるかを示せ! と言われました。それは、3.1 Root Node Childrenの二つ目の段落の後半のセンテンスにあります。

次回:
XSLTを学ぶ(2)ノードツリーとノードの親子、子孫関係


『瞬簡PDF 書けまっせ 6』の奥義 コマンドライン(3)

前回の続きです。

「瞬簡PDF 書けまっせ 6」のコマンドラインの用途としてもっともよく使われるのは差込印刷でしょう。

差込印刷とは?

ドキュメントに他のファイルのデータを埋め込んで印刷することです。レイアウト用のドキュメントとデータを組み合わせて帳票を作ることによく使われます。
「瞬簡PDF 書けまっせ 6」ではドキュメントはプロジェクトファイル(wppx)にあたります。データはCSV形式ファイルまたはExcel形式ファイルが使用できます。
「瞬簡PDF 書けまっせ 6」における差込印刷の詳細については下記記事をご覧ください。
「瞬簡PDF 書けまっせ 6」で差込印刷(1)
「瞬簡PDF 書けまっせ 6」で差込印刷(2)
「瞬簡PDF 書けまっせ 6」で差込印刷(3)

コマンドラインで差込印刷

実際の業務でよくある例として毎日、日次データを日報として印刷する、PDFに出力するというのがあります。
通常そのようなことを実現するにはそれ相応のシステムが必要となりますが、「瞬簡PDF 書けまっせ 6」なら簡単に実現することができます。やり方は帳票レイアウトとなる差込用プロジェクトファイル(wppx)さえ用意してやれば、あとはコマンドラインでそのファイルとデータ(CSV形式またはExcel形式)を指定するだけです。

差込用プロジェクトファイルの作り方は上記記事「瞬簡PDF 書けまっせ 6」で差込印刷に書いてありますのでここでは省きます。ここでは「瞬簡PDF 書けまっせ 6」で差込印刷(3)の記事で作った差込用プロジェクトファイルとデータのセットをサンプルとして使います。ここからダウンロードできます。
ZIP圧縮されていますので解凍して使ってください。

用意できたらコマンドプロンプトを立ち上げ、次のようにコマンドを入力すればOKです。
> PDFWriteCmd /D C:\work\sample.wppx /O C:\work\sample.pdf /F C:\work\data.xls

実行するとデータがPDFに適切に差し込まれてこのような帳票のPDFができます。
もちろんPDF出力ではなく、印刷することも可能です。その場合は次のように「/P」パラメータにプリンタ名を指定してください。「@STDPRN」と指定すると「通常使うプリンタ」からの印刷になります。
> PDFWriteCmd /D C:\work\sample.wppx /O C:\work\sample.pdf /F C:\work\data.xls /P "@STDPRN"

これで毎日データファイルの内容を入れ替えれば毎日の日報を出力することができるわけです。あとはコマンドをバッチファイルに書いてタスクスケジューラでスケジューリングしておけば完璧! 以後何もしなくても毎日日報が印刷されるようになります。

以上、いかがだったでしょうか? 『瞬簡PDF 書けまっせ 6』の差込印刷コマンドライン機能を使いこなせば業務が楽になること間違いなしです。興味を持った方はぜひ試してみてください。

<< 『瞬簡PDF 書けまっせ 6』の奥義 コマンドライン(2)


『瞬簡PDF 書けまっせ 6』の奥義 コマンドライン(2)

前回に続き「瞬簡PDF 書けまっせ 6」でのコマンドライン機能について解説していきます。

コマンドラインの使い方はある程度分かったと思いますので、今回はコマンドラインとバッチファイルを組み合わせて便利に使う方法について書いていきます。

バッチファイルとは?

バッチファイルとはコマンドプロンプトで行いたいコマンドをテキストファイルに記述したものです。コマンドは複数使用することができ、ちょっとしたプログラムのようなものを書くこともできます。

batchfile

なぜバッチファイルを使うかというと、例えば毎日おこなうコマンドをバッチファイルにしておけば次からはコマンドをいちいち入力しなくてもバッチファイルを実行するだけでよくなるからです。

バッチファイルを作ってみる

実際にバッチファイルを作ってみましょう。「メモ帳」を起動してください。(「メモ帳」はスタートメニュー検索で「notepad」と入力すると出てきます)

startmenu_notepad

メモ帳が起動したら次のように入力します。

cd "C:\Program Files (x86)\Antenna House\PDFWrite6"
PDFWriteCmd /D C:\work\sample.wppx /O C:\work\sample.pdf

入力したら「名前を付けて保存」します。この時、拡張子は「.bat」にします。
ここでは「sample.bat」という名前で保存しました。

「sample.bat」をダブルクリックして実行してみましょう。コマンドプロンプトが開きコマンドが実行され終了するとc:\workにsample.pdfができるはずです。
このようによくある作業はバッチファイルにまとめておくと便利です。

タスクスケジューラ」を使えばバッチファイルの実行をスケジューリングしておくこともできます。例えば時間のかかる処理を1日1回、夜中のうちに実行して翌朝会社に来たとき確認するということができます。
タスクスケジューラについては解説しませんので試してみたい方はこのあたりの記事を参考にしてください。

<< 『瞬簡PDF 書けまっせ 6』の奥義 コマンドライン(1)  『瞬簡PDF 書けまっせ 6』の奥義 コマンドライン(3) >>


『瞬簡PDF 書けまっせ 6』の奥義 コマンドライン(1)

『瞬簡PDF 書けまっせ 6』をコマンドラインで使用する

瞬簡PDF 書けまっせ 6 CD-ROM版パッケージ

『瞬簡PDF 書けまっせ 6』はPDFに文字や図形、画像、印影などを自由自在に書き込みするためのソフトウェア『瞬簡PDF 書けまっせ』の最新バージョンです。

今回は『瞬簡PDF 書けまっせ 6』のコマンドライン活用法をご紹介します。
コマンドラインは限られたことしかできませんが、GUIを起動する必要がなく、複数の作業を一度に行うことができます。
タスクスケジューラと組み合わせれば一度設定しておくだけであとは何もしなくても自動的に一定間隔で処理をおこなってくれるようになります。
もし毎日ほとんど同じ作業を繰り返していることがあるなら、コマンドラインの使い方を知ることによって作業を劇的に簡略化できるかもしれません。

コマンドラインとは?

そもそも「コマンドライン」とは何かと言うと「コマンドプロンプト」でユーザーがキーボードからコマンドを打ち込んで処理を実行する方法です。
「コマンドプロンプト」というのはコマンドを打ち込むための真っ黒な画面です。スタートメニュー検索で「cmd」と入力すると出てきます。

startmenu_cmd

コマンドプロンプトが表示されたら次のように入力して『瞬簡PDF 書けまっせ 6』がインストールされているフォルダまで移動します。
commanline1

「PDFWriteCmd.exe」というのが『瞬簡PDF 書けまっせ 6』のコマンドラインプログラムです。
「.exe」は省略可能なので試しに「PDFWriteCmd」と入力してEnterしてみましょう。
次のように使い方が表示されます。
commanline2

最後にファイルを読ませてPDF出力するところまでやってみましょう。
あらかじめ「書けまっせ編集ファイル(.wppx)」を作っておきます。ここでは「新規」でA4のPDFを作って四角、円、バツマークの図形を並べたものを「sample.wppx」として「c:\work」というフォルダに保存しました。

コマンドプロンプトで次のように入力してEnterしてください。
> PDFWriteCmd /D C:\work\sample.wppx /O C:\work\sample.pdf

処理はすぐに終わって「c:\work」にsample.pdfが出力されているはずです。

>> 『瞬簡PDF 書けまっせ 6』の奥義 コマンドライン(2)


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