カテゴリー別アーカイブ: コラム

第139回 「電子帳簿保存法を知らない販売管理システムベンダーさんのトホホな事例 3.」

作成者:アンテナハウス株式会社 益田康夫
資 格:上級 文書情報管理士、簿記3級、行政書士
本ブログの記載内容は、公開日時点での法令等に基づいています。
その後の法令改定により要件が変わる可能性がありますので、最新の法令などをご確認下さい。

電子帳簿保存法を知らない販売管理システムベンダーさんのトホホな事例 3.

今回のベンダー様はどうして「トホホ」なことになったのでしょうか?

理由は、
1.お客様から「「請求書」の発行控えの紙保存を電子化して原本廃棄したい!」との
  問い合わせの背景(課題の根っこ)を確認していないから。
2.ベンダーにも拘らず、関係法令を全く押さえていないから。
の2点です。

私どもであれば、電子帳簿保存法全体を俯瞰してご説明し、
受領書類と控え書類の分類分析と
課題と法令に即した提案を心がけております。

ユーザーの皆様もこの点注意をされて各ベンダー様への相談をされてはいかがでしょうか?
また、各ベンダー様でこれらの法令解釈に不安のある方は、お気軽にお問い合わせください。

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第138回 「電子帳簿保存法を知らない販売管理システムベンダーさんのトホホな事例 2.」

作成者:アンテナハウス株式会社 益田康夫
資 格:上級 文書情報管理士、簿記3級、行政書士
本ブログの記載内容は、公開日時点での法令等に基づいています。
その後の法令改定により要件が変わる可能性がありますので、最新の法令などをご確認下さい。

電子帳簿保存法を知らない販売管理システムベンダーさんのトホホな事例 2.

まずは、法4条2項「書類のデータ保存」を見てみましょう!

「保存義務者は、国税関係書類の全部又は一部について、自己が一貫して電子計算機を使用して作成する場合であって、所轄税務署長等の承認を受けたときは、財務省令で定めるところにより、当該承認を受けた国税関係書類に係る電磁的記録の保存をもって当該承認を受けた国税関係書類の保存に代えることができる。」

つぎに4条2項の要件を確認しましょう!

【真実性】
電子計算機処理システムの開発関係書類等の備付け(規3①三、同3②)

【可視性】
見読可能装置の備付け等(規3①四、同3②)
検索機能の確保(規3①五、同3②)

どうでしょうか?
簡単だと思いませんか?
正式なスキャナ保存と書類のデータ保存の要件比較は
https://www.nta.go.jp/shiraberu/zeiho-kaishaku/joho-zeikaishaku/dennshichobo/jirei/ans3/02.htm#a13
をご覧ください。

ポイントは、「書類のデータ保存」はタイムスタンプが不要でヴァージョン管理や面倒な要件がありません。

では、今回のベンダー様はどうして「トホホ」なことになったのでしょうか?
それを次回解説していきます。

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第137回 「電子帳簿保存法を知らない販売管理システムベンダーさんのトホホな事例 1.」

作成者:アンテナハウス株式会社 益田康夫
資 格:上級 文書情報管理士、簿記3級、行政書士
本ブログの記載内容は、公開日時点での法令等に基づいています。
その後の法令改定により要件が変わる可能性がありますので、最新の法令などをご確認下さい。

電子帳簿保存法を知らない販売管理システムベンダーさんのトホホな事例 1.

某ベンダーのお客様が「「請求書」の発行控えの紙保存を電子化して原本廃棄したい!」との
要望があり、相談を受けました。
この場合、皆様でしたら3つの選択肢があることにお気づきでしょうか?

1.紙のまま保存する
2.スキャナ保存する
3.書類をデータで保存

いかがでしょうか?

1.は法令の基本は紙で7年以上納税地に保管ですから、皆様のご認識の通りです。
紙の保存は、不効率なので、緩和された電子帳簿保存法を研究して4条3項スキャナ保存である
2.の検討をされるのは最近のトレンドです。

【参考:法4条3項】
前項に規定するもののほか、保存義務者は、国税関係書類(財務省令で定めるものを除く。)の全部又は一部について、当該国税関係書類に記載されている事項を財務省令で定める装置により電磁的記録に記録する場合であって、所轄税務署長等の承認を受けたときは、財務省令で定めるところにより、当該承認を受けた国税関係書類に係る電磁的記録の保存をもって当該承認を受けた国税関係書類の保存に代えることができる。
では、「3.書類をデータで保存」については皆様ご承知でしょうか?

次回は、その点について解説しましょう。

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「宇多田ヒカル/First Loveの「だろう」説「だはー」説に終止符」

宇多田ヒカルが紅白に出るのを楽しみにしていたので「花束を君に」を生で聴くことできてうれしかったです。
この「花束を君に」は美しい歌だと思いますが、歌詞をよく聴いてみると亡くなった人に捧げる歌なんですね。
結婚式でこの歌を使う人もいるようですが…

さて本題です。
宇多田ヒカルの「First Love」ですが、歌詞で「誰を想ってるんだろう」の「だろう」の部分が実は「だはー」だという説があります。
実際にそう思って聴くと「だはー」に聴こえるから不思議なものです。

YouTubeで「First Love」を歌っている人の中にも「だはー」派の人がいるようです。

有名人はカバーでどう歌っているかというと

女性
・JUJU「ださー」
・May J.「だらー」
・Ms.OOJA「だはー」
男性
・クリス・ハート「だろう」
・河口恭吾「だろう」
・德永英明「だろう」
・中西保志「だろう」
・大友康平「だひょ~ん」

など様々です。
女性はオリジナリティを出して、男性は歌詞通りといったところです。
大友康平のはギャグだと思いますが…

実際のところ、宇多田ヒカルは「だろう」と歌っているのでしょうか、「だはー」と歌っているのでしょうか?
「だはー」と歌っていると明言している人もいるようですが、正解は自信を持って「だろう」です。
本人に聞いた訳ではないのにどうして「だろう」と言えるのでしょうか?
音を加工できるソフトがありますが、そいったソフトを使って半音5個か6個分下げて聴いてみてください。
もう「だろう」以外には聴こえようがありません。
宇多田ヒカルは「だはー」ではなく歌詞通りに「だろう」と歌っていたのです。
知ってしまったからには「だはー」とは歌えないですね。「だろう」と歌いましょう。


Acrobat の不満点(その2)

前回 に引き続き、Acrobat の不満点を書いてみます。

Acrobat にて PDF を作成し、印刷も視野に入れていたため CMYK の ICC Profile を出力インテントに指定して PDF/A-2 形式で保存しました。

PDF/A-2 ではベースバージョンが PDF1.7 となったため、PDF1.4 というベースバージョンの制約があった PDF/A-1 と比べて非常に有効なバージョンになります。
以下は PDF/A-2 によって実現可能となった機能の一部です。

  • PDF 1.4 -> PDF 1.5
    JPEG2000圧縮によるイメージ
    オブジェクトストリーム、Xrefストリーム(圧縮率の向上)
    オプショナルコンテント
    XFA Form
  • PDF 1.5 -> PDF 1.6
    暗号化機能の強化(AES暗号化の追加)
    カラースペース追加(DeviceN、NChannel)
  • PDF 1.6 -> PDF 1.7(ISO 32000-1)
    3Dアートワーク
    ポータブルコレクション

PDF/A-2 の詳細につきましては、PDF資料室 過去のブログ にまとめておりますので、参照ください。

さて、PDF/A-2 で保存した結果、出力された出力インテントが RGB の ICC Profile に置き換わってしまいました。
作成した PDF にはテキスト注釈、スタンプ注釈といった注釈が含まれていたのですが、この事が原因で強制的に RGB となってしまったのでしょうか。
PDF/A-2 の仕様では CMYK が使用できない、といった制限はありませんので、不思議な結果となりました。
CMYK の ICC Profile を出力する方法はあるのでしょうか。

<< その(1)


Acrobat の不満点(その1)

日頃 PDF ファイルの編集作業で Adobe Acrobat を使用する機会が多いのですが、使用している中で不満に感じている事を書いてみます。

PDF では対話フォーム(AcroForm)と呼ばれる、使用者から対話的に情報を収集するフィールドを持つことができます。
その中にはテキストフィールド、ラジオボタン、リストボックスといった使用者が入力するフィールドや、ボタンのようにアクションを関連付けて特定のページへジャンプするようなアクションを指定することができる便利な機能です。Acrobat では「ツール」の「フォーム」にて作成可能です。

この機能は PDF1.2 以降で使用可能な機能なので、使用している方も多いのではないでしょうか。

さて、この対話フォーム(AcroForm)を使用した PDF を作成し、PDF/A(*1) へ別名保存してみます。 ところが PDF/A として保存した PDF で、表示上はボタンの画像やテキストボックス風のエリア、ラジオボタン風の円が残るのですが、マウスクリックしても全く機能しません。
Acrobat では PDF/A 保存すると、外観だけを残して対話フォーム(AcroForm)の機能自体を削除してしまうようです。

確かに長期保存する文書で使用者との対話は不向きなのかもしれませんが、ボタンでのページ移動等のように便利な機能もあるので削除してしまうのは惜しいと感じています。

(*1)
PDF/A(ISO 19005の同義語)は、国際標準化機構 ISO が制定した国際規格 ISO 19005 に定められる PDF の形式の1つです。このファイル形式の第一の目的は、使用するツールにかかわらず、長期間に渡ってファイルの視覚的な外観を維持できること、第二の目的は、PDF の視覚的な外観ではなく、論理構造、意味といった情報を格納できるようにすることにあります。
PDF/A につきましては、PDF資料室過去のブログ にまとめておりますので、参照ください。

その(2) >>


謎のファイルを見るためのソフトは意外と簡単に作れます

謎のファイルを見る機能をSDKで提供します

今週、小説「Qrosの女」(誉田哲郎著)に登場する「自在くん」というマルチビューアソフト(マルチファイルビューア)をご紹介しました。その際、このソフトと同様の機能を持つデスクトップアプリ(パソコン上で動かすソフトウエア)として、弊社の「自在眼」もご紹介しました。

実は、弊社製品「自在眼」のビューア機能をライブラリ(SDK)としても販売しております。お手元で開発されているWindowsアプリケーションに、弊社「自在眼」の機能を組み込むことができ、製品として販売することも可能です。

もし、自力で「自在くん」を作りたいという方は、ぜひ、お問い合わせください。担当はOEMグループです。

マルチ・ファイルビューア 自在眼(パッケージ製品)


謎のファイルをみるためのパソコンソフトの話

小説に出てくる謎のITツール

最近、ある情報筋からミステリー小説の「Qrosの女」(誉田哲郎著)の中で、面白いパソコン用ソフトの紹介があると聞き、アマゾンでその本を買ってみました。2013年刊行で、文庫本にもなっています。

本書の内容は週刊誌記者の芸能取材などをリアルに描いたものですが、あるITツールが印象的なシーンで使われています。

その製品名を「自在くん」といい、USBメモリーの中にある拡張子を偽った大量のファイルをチェックするのに便利なマルチビューアソフトとして紹介されています。

まさに弊社製品の「自在眼」そのものといった印象があります。念のため、講談社の編集部を通じて誉田哲郎さんに質問を依頼したのですが、弊社の製品紹介を目的に著書を使うことは不可とのことで、事実確認はできませんでした。

自在眼」の社会的貢献

自在眼」のユーザーには、インテリジェンスに深い関係のある機関や団体も多数あります。隠匿されたファイルからなんらかの情報を得ようと、今まさにリアルに「自在眼」を使っている方がいるやもしれません。

また、遺品の中にあるパソコンやUSBメモリーなどにある大量のファイルのチェックといったことは、多くの方が遅かれ早かれ現実に体験されると思います。

そんなときはこの「自在眼」が大変役立つITツールのひとつになるでしょう。

興味のある方は、ぜひ「自在眼」のホームページをご覧ください。

 


マイクロソフトオフィスのファイルをPDFや画像に変換するには、どうしたら良い?

プログラマの情報共有サイトであるStackOverflowには、タイトルに掲げたような質問が頻繁に投稿されています。最近の投稿(3月6日)は、「オフィスファイルをイメージに変換するにはどうしたらよい?」というタイトルで、全部自力で(サードパーティのツールを使わないで)やりたい、という趣旨の質問が投稿されていました[1]

この人は、インターネットサーバーでオフィスのファイルをPDFか一般的な画像に変換して、ブラウザで表示したいようです。

サードパーティツールを使って良いなら、「アンテナハウスのSBC(サーバーベース・コンバータ)があるのにね」、と思いながら読みました。

やはり、これは難問のようです。ひとりの回答者が、それをするにはとうしなければならないのかを説明していました[2]。次に、概略を紹介しましょう。

「全部自分でやるなら次のようになる。
(1) まず、マイクロソフトのサイトにあるオフィス文書のドキュメント[2]を参照して、オフィスの文書形式に精通する。
(2) オフィスのファイルはzip形式なので、拡張子をzipに変更して解凍する。フォルダーを開くとXMLがあるので、そのXMLファイルを読む。
(3) 次にPDFまたはHTMLに徹底的に精通する必要がある。
(4) そして、オフィス文書形式をPDFまたはHTMLに変換する。ページレイアウトやマージンや順序を崩さないように。
これは結構大変な仕事で、全てを正確に出すのは本当に大変だ。
それでサードパーティのツールがあるんだけど、多くのツールはOpenOfficeを組み込んだりしているようだね[3]。でもときどきうまく変換できないケースもあるよ。」

まったく、彼の言うとおりです。

回答者(Corith Malinさん)のプロフィールを見たら、マイクロソフトのソフトウエア・エンジニアのようです。

どおりで、マイクロソフトのドキュメントにリンクがあるわけです。お陰で、マイクロソフトサイトでオフィスについて技術文書を公開しているサイトのありかが分かったのがこのスレッドを読んだ収穫です。

しかし、質問した人は、こんな大変なことを本当に自力でやるつもりなんでしょうかねぇ。

[1] How to convert office file to image
[2] Office File Formats
[3] サーバーベース・コンバータは、マイクロソフトオフィス、OpenOfficeにも依存していません。アンテナハウスが20年以上蓄積した独自技術で自力でレンダリングしています。オフィス文書の表示機能は「自在眼」にもあります。

もう少し詳しく書いた記事を作りました☞ Microsoft Office(マイクロソフト オフィス)のファイルを、プログラム開発者が自力でPDFや画像に変換するには、どうしたら良い?


第136回 「 中小企業のスキャナ保存を考える。何が導入のポイントか!?(3)」

作成者:アンテナハウス株式会社 益田康夫
資 格:上級 文書情報管理士、簿記3級、行政書士
本ブログの記載内容は、公開日時点での法令等に基づいています。
その後の法令改定により要件が変わる可能性がありますので、最新の法令などをご確認下さい。

中小企業のスキャナ保存を考える。何が導入のポイントか!?(3)

費用だけを考えればパソコン版にして安くすることが可能です。
しかし、同時に複数の方が使えるようにとなるとサーバ版が必要となります。
さらに専用ソフトをインストールしたくないとなるとWeb版が必要となります。
どのあたりが妥協点となるかについて考えてみました。

前回のアンケート
「導入にどれだけコストをかけれそうですか?」に対して
~ 30万円 10
~ 40万円  2
~ 50万円 39
~100万円 25
のように
パソコン版であれば50万円程度で、一人の方がログインして使う
サーバ版で複数が同時に使えるものを100万円程度で提供できれば中小企業でも負担感が少ないものと考えられなくもありません。

ここで忘れてはならないものがタイムスタンプ費用です。
タイムスタンプ費用は、初期費用が\6,000程度と加えて年間最低費用が\96,000(1,000個/月)かかります。

前々回のデータとして
請求書の月間件数
~100        15
101~300      8
301~500     11
501~1000     3
1001~3000    4
3001~5000    0
5001~        2
から80%以上の企業が1,000個/月のタイムスタンプで足りることが解ります。
そして、スキャナ保存対応だけでなく、電子取引情報(法10条)のPDFなども合わせて保管できることがベターなシステムと言えるでしょう!

弊社セミナーにご参加頂いたお客様には更に詳しい情報を提供させて頂いております。
皆様のご来場をお待ちしております。

詳しくは http://www.antenna.co.jp/scansave/#pagelink00 をご覧ください。

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・詳しくは、 http://www.antenna.co.jp/scansave/ をご覧ください。
・問合わせは、 sis@antenna.co.jp まで


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