カテゴリー別アーカイブ: スキャナ保存

第67 「スキャン文書による保存については、平成28年度の税制改正により、平成28年9月30日以後に行う承認申請から、次のような改正がされました。」

作成者:アンテナハウス株式会社 益田康夫
資 格:上級 文書情報管理士、簿記3級、行政書士
本ブログの記載内容は、公開日時点での法令等に基づいています。
その後の法令改定により要件が変わる可能性がありますので、最新の法令などをご確認下さい。

「スキャン文書による保存については、平成28年度の税制改正により、平成28年9月30日以後に行う承認申請から、次のような改正がされました。」 

今回(H28)の改正のポイントをぎゅっと圧縮している内容です。

問1から抜粋しています。

1 国税関係書類の受領者等(規則第3条第5項第2号ロ((タイムスタンプ))に規定する国税関係書類を作成又は受領する者をいう。以下同じ。)が読み取る場合、次に掲げる事項を要件とする。

(1) 国税関係書類の作成又は受領(以下「受領等」という。)後、受領者等が署名を行った上で、特に速やか(3日以内)にタイムスタンプを付す。

(2) A4以下の大きさの国税関係書類については、大きさに関する情報の保存を要しない。

(3) 相互けんせい要件について、受領者等以外の者が記録事項の確認(必要に応じて原本の提出を求めることを含む。)を行うこととすることで足りる。

2 小規模企業者(中小企業基本法第2条第5項に規定する小規模企業者をいう。以下同じ。)である場合、いわゆる「適正事務処理要件」について、税務代理人が定期的な検査を行うことによって、相互けんせい要件を不要とする。

3 スキャナについて、原稿台と一体型に限るとする要件を廃止する。

これらのなかで、注意が必要なのは国税関係書類の受領者等が読み取る場合に新たな要件が出てきたことです。十分注意が必要です。

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第66回 「廃棄前の 「定期的な検査」 とは」

作成者:アンテナハウス株式会社 益田康夫
資 格:上級 文書情報管理士、簿記3級、行政書士
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「廃棄前の「定期検査」とは」について
これは、よくご質問を受けます。
例えば、「毎日検査すれば捨てて良いのか?」や「検査の抜取方法は要件があるのか?」や
「検査を外部の者に頼む必要はないのか?」等です。

では、下記の問66問67を見ていきましょう!

問66 規則第3条第5項第4号ロの「定期的な検査」とは、具体的にどの程度定期的に検査を行えばよいのでしょうか。

回答

最低限、1年に1回以上の検査を行う必要があります。

解説

平成27年度の税制改正において、規則第3条第5項第4号(適正事務処理要件)を新たに設けることにより、事務担当者間でチェック機能を働かせる仕組み(担保措置)が講じられました。
この要件のうち、同号ロの「定期的な検査を行う体制」については、個人事業者であっても、法人であっても、1年に1回決算を組むことが通常であり、これ以上の期間、検査を行わないとなると決算の際にも確認していないこととなるため、同号でいう「各事務について、その適正な実施を確保する」ことができていないと考えられることから、最低限、1年に1回以上の検査を行う体制が必要となります。

問67 規則第3条第5項第4号ロの「定期的な検査」は、検査の対象となる各事務を行っている者が行ってもよいのでしょうか。

回答

最低限、検査の対象となる各事務を行っている者以外の者が検査を行う必要があります。

解説

平成27年度の税制改正において、規則第3条第5項第4号(適正事務処理要件)を新たに設けることにより、事務担当者間でチェック機能を働かせる仕組み(担保措置)が講じられました。
この要件のうち、同号ロの「定期的な検査を行う体制」とは、具体的には、定期的に事務処理手続のチェック・検査を行う仕組み(体制、手続)がとられていることが必要とされるものです。
仮に、検査の対象となる各事務を担当している者が定期的な検査を行った場合において、紙段階で改ざんを行っているときには、チェック機能が働かないこととなります。
このため、最低限、その事務を担当している者ではなく、それ以外の者が定期的な検査を行う必要があります。
また、事業規模の小さな事業の場合、当該各事務を担当している者以外の者が検査を行うことが難しいことも想定されます。このような場合、外部の者に委託する方法なども考えられます。

よって、良くアドバイスしているのは
まずは四半期に定期検査して、習熟したら毎月検査で捨てる
この時、四半期時は従来の紙の管理方法を踏襲し、毎月時は分類仕分け程度の簡単な管理で一定期間保管することです。
どうせチャレンジするなら、スキャナ保存の業務サイクルで検索要件などを確保するのですから、
毎月検査廃棄がお勧めです。

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第65回 「H28年度改正の通達・趣旨説明・QAを明確に理解するには・・」

作成者:アンテナハウス株式会社 益田康夫
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「H28年度改正の通達・趣旨説明・QAを明確に理解するには・・」

電子帳簿保存法取扱通達(平成28年9月30日以後申請分) や 趣旨説明等が公開されましたが
皆さんどうですか?読まれてみて、しっかり理解できますでしょうか?
何だか理解が空回りしませんか?
その原因と考えられるのは、電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等の特例に関する法律施行規則の 平成二十八年三月三十一日財務省令第二十六号 
が改正部分だけの表示で、施行規則に反映されたものが公開されていないことが、要件の理解を妨げている要因の一つです。

H28年緩和の通達・趣旨説明・QAを熟読して理解をしようとするばするほど、施行規則の改正部分の
合わせこみの重要度がお分かり頂けると思います。

もしご希望の方には、益田が個人的に作成したものを提供しますので、下記まで、その旨を書いて頂きメール下さい。

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第64回 「スマホ に関連する 通達などが公開されました 7月6日 」

作成者:アンテナハウス株式会社 益田康夫
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「スマホ に関連する 通達などが公開されました 7月6日 」

https://www.nta.go.jp/shiraberu/zeiho-kaishaku/joho-zeikaishaku/dennshichobo/1607/index.htm

 上記がとても大事ですね・・・!

4-19 スキャナの意義

4-22 対面で授受が行われない場合における国税関係書類の受領をする者の取扱い

4-23 特に速やかに行うことの意義

4-28 日本工業規格A列4番以下の大きさの書類の解像度の意義

4-35 定期的な検査を行う体制の意義

しっかり読みこみましょう!

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第63回 「スマホ に関連する 新QAが公開されました 7月6日 」

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「スマホ に関連する 新QAが公開されました 7月6日 」 

ほぼ 予定通りでしたね。注目のH28年緩和に関わるQAが発表されています。

下記よりご覧ください。

https://www.nta.go.jp/shiraberu/zeiho-kaishaku/joho-zeikaishaku/dennshichobo/jirei/07index.htm

代表的なものとして時間の無い方は、まずはここから押さえましょう!

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第62回「問56 妻と2人で事業を営んでいる個人事業者ですが、規則第3条第5項第4号イの「各事務について、それぞれ別の者が行う体制」とは、具体的には、どのように体制を整備したらよいのでしょうか。」

  1. 作成者:アンテナハウス株式会社 益田康夫
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「問56 妻と2人で事業を営んでいる個人事業者ですが、規則第3条第5項第4号イの「各事務について、それぞれ別の者が行う体制」とは、具体的には、どのように体制を整備したらよいのでしょうか。」 

本問いのポイントは、「それぞれ別の者が行う体制」です。

社内の不正な経理を防止するにはダブルチェックが重要ですよね!
よって厳しい要件のように思わないでふつうに対応しましょう!

回答

具体的な体制については事業規模等を踏まえ、個々に検討していく必要がありますが、最低限、国税関係書類をスキャナで読み取って保存する際には、スキャナで読み取った画像が紙の記載事項や色調と同等であることを確認し、タイムスタンプを付す事務とこれ以外の事務について、それぞれ別の者が行う体制を整備することが必要です。

解説

平成27年度の税制改正において、規則第3条第5項第4号(適正事務処理要件)を新たに設けることにより、事務担当者間でチェック機能を働かせる仕組み(担保措置)が講じられました。
この要件のうち、同号イの「各事務について、それぞれ別の者が行う体制」とは、具体的には、各事務に関する職責をそれぞれ別の者にさせるなど、明確な事務分掌の下に相互にけんせいが機能する事務処理の体制がとられていることが必要とされるものです。
事業規模の小さな事業者にとっては、1人で全ての事務を行うことが可能な場合もありますが、1人で全ての事務を行うこととなると、紙段階で行われる改ざんについてスキャナで読み取った画像を同一人が確認することとなるため、この要件を満たさないこととなります。
このため、「各事務について、それぞれ別の者が行う体制」については、最低でも、スキャナで読み取った画像が紙の記載事項や色調と同等であることを確認し、タイムスタンプを付す事務とこれ以外の事務について、それぞれ別の者が行う体制を整備することが必要となります。

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電子帳簿保存法4条3項「スキャナ保存」制度を無料で学習できるブログの紹介

電子帳簿保存法4条3項「スキャナ保存」制度を無理なく学習頂けるブログのご紹介です。

税務署への申請方法や「スキャナ保存」導入メリットやデメリットもしっかり踏み込んで書いています。

http://blog.antenna.co.jp/ILSoft2/

よりご覧ください。

最近のブルグタイトルは
第61回「問55 1人では、規則第3条第5項第4号(適正事務処理要件)イ及びロに規定する要件を満たすことはできないのでしょうか。」
です。

是非ご覧ください。


税務調査をしっかり乗り切るためにも「スキャナ保存」を検討する

最近、筆者は、とある急成長中小企業の財務担当常務と税務調査の話題で盛り上がりました。

税務署は3名のチームで税務調査に来られて、朝は10時から夕方は16時まで張りつかれて帳簿や証憑を入念に調査されるのですが、特に仕入れ先からの請求書や 飲食やゴルフ等の領収書、各種契約書は、徹底的に質問攻めにされるようです。

このような時に帳簿の摘要欄に簡単なコメントを入れている程度では駄目で、仕訳の元となる証憑の現物の要求がされる訳ですが、段ボールの山から探し出すのがこれがまた大変なのであります。

証憑が探し出せて、しっかり説明できれば良いのですが、無ければ、結構”やばい”ことになっていくようです。

そこで、この企業様は、今回、電子帳簿保存法4条3項「スキャナ保存」制度の要件確保の検討に入られたのです。 そして、単に証憑をスキャンしてタイムスタンプを付与するだけでなく、経費を支払った目的や、内容をしっかり入力しておけば調査官の質問に応えられるので経理部門でルールを設けて今後はしっかり入力しよう!と決意されていました。

アンテナハウスの ScanSave (スキャンセーブ)は、そんな中小企業の「スキャナ保存」制度の要件確保用のソリューションです。

製品ページ:
http://www.antenna.co.jp/scansave/

是非とも参考にして下さい。


第61回「問55 1人では、規則第3条第5項第4号(適正事務処理要件)イ及びロに規定する要件を満たすことはできないのでしょうか。」

作成者:アンテナハウス株式会社 益田康夫
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問55 私は、1人で建設業を営んでいます。この度、国税関係書類(契約書、領収書)のスキャナ保存をはじめようと考えていますが、1人では、規則第3条第5項第4号(適正事務処理要件)イ及びロに規定する要件を満たすことはできないのでしょうか。

個人事業主の方がスキャナ保存をすることを想定した曲論的なQAとなります。

沢山領収書が毎月発生して困っている個人事業主様には多少のニーズはあるかもしれません。

リーズナブルな会計事務所との連携やクラウド会計ベンダー様の工夫のしどころでしょうか?

 

回答

国税関係書類の作成又は受領から当該国税関係書類に係る記録事項の入力までの各事務の一部及び定期的な検査を外部の者に委託するなどの対応をすれば、同号イ及びロの各要件を満たすことはできます。

解説

規則第3条第5項第4号(適正事務処理要件)に掲げる事項1相互けんせい、2定期的なチェック、3再発防止策)について規程を整備するとともに、これに基づき事務処理を行うことが要件とされています。
1については、同号イにおいて、「各事務について、それぞれ別の者が行う体制」とされていることから、「1人」で各事務を行う場合には、この規定の要件を満たさないと考えられます。
しかしながら、「別の者」について特別の制限が設けられていないことから、外部の者を別の者と解することができるため、明確な事務分掌の下に、各事務の一部について委託し、別の者が行う体制としているのであれば、この規定の要件を満たすことはできると考えられます(どの事務を別の者が行うかについては、問56を参照願います。)。
また、2については、事務を担当している者が定期的な検査を行った場合、仮に紙段階で改ざんを行っているときには、自ら検査をしてもチェック機能が働かないこととなるため、「1人」で各事務を検査することは認められないと考えられます。
しかしながら、各事務を検査するのが外部の者でも差し支えありませんので、検査を外部の者に委託し、その者がその事務を担当していなければ、この規定の要件を満たすことはできると考えられます。
なお、上記により外部の者に委託している場合で、外部の者が同号ハに定める「当該各事務に係る処理に不備がある」と認めたときは、委託されている外部の者から同号ハに定める報告が行われる必要があります。

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第60回「問54 ・・規則第3条第5項第4号(適正事務処理要件)に規定する「次に掲げる事項に関する規程」とは具体的にどのような規程を整備すればよいのでしょうか。」

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問54 当社は、代表取締役とその妻が経理部長を行い、2人で製品製造販売を営んでいる同族法人です。この度、国税関係書類(請求書、納品書、見積書(控)、注文書)のスキャナ保存を始めようと考えていますが、規則第3条第5項第4号(適正事務処理要件)に規定する「次に掲げる事項に関する規程」とは具体的にどのような規程を整備すればよいのでしょうか。

ここに「適正事務処理要件」のひな型PDFがリンク掲載されています。

回答

規則第3条第5項第4号(適正事務処理要件)に規定する、いわゆる、「適正事務処理要件」については、スキャナによる読み取り前の紙段階で行われる改ざん等の不正を防ぐ観点から必要な措置として要件とされたものです。
このため、中小企業や個人事業者においても、規則第3条第5項第4号に掲げる事項1相互けんせい、2定期的なチェック、3再発防止策)を社内規程等において整備し、事務処理を行うことで「適正事務処理要件」を満たすものと考えられます。
この社内規程等については、事業規模、書類の管理状況、別な規程の存在など(以下「事業規模等」といいます。)により、異なることとなりますが、ご質問のケースの規定は、例えば、次のようなものが考えられます(PDF/679KB)。
なお、適正事務処理要件を満たすため社内規程等をどこまで整備するのかについては、事業規模等を踏まえ、「改ざん等の不正を防ぐ」ことができるのかについて、判断する必要があることに留意してください。

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