カテゴリー別アーカイブ: スキャナ保存

第84回「Q&Aに追加がされました、ご存じでしたか?」

作成者:アンテナハウス株式会社 益田康夫
資 格:上級 文書情報管理士、簿記3級、行政書士
本ブログの記載内容は、公開日時点での法令等に基づいています。
その後の法令改定により要件が変わる可能性がありますので、最新の法令などをご確認下さい。

 第84回「Q&Aに追加がされました、ご存じでしたか?」

下記の通り 9月16日に問67-2が追加されています。

問67-2 当社では、受領者が事業用のクレジットカードにより支払を行った経費の領収書について、受領者自身が読み取りを行い、その後、クレジットカード会社から発行されるカード利用明細(一般的に月末等に送られる明細であって、店頭において決済時に交付される「カード利用控え」ではありません。以下同じ。)と読み取った画像をひも付けて管理することとしています。
この場合、規則第3条第5項第4号ロの「定期的な検査」の前に領収書の書面を廃棄してもよいでしょうか。

回答

スキャナ保存を行った国税関係書類の書面については、当該国税関係書類に係る電磁的記録の記録事項の確認等に際して原本確認が必要となった場合に、速やかに確認できるよう、定期的な検査が行われるまでの間、本店、支店、事務所、事業所その他これらに準ずるものにおいて管理する必要があります。
ただし、経費の支払に事業用のクレジットカードを利用している場合で、1クレジットカード会社から発行されるカード利用明細と領収書を読み取った画像を的確にひも付けること、2経理担当者等において領収書を読み取った画像の内容を確認し、カード利用明細と的確にひも付けられていることを確認・管理することの双方を満たす場合には、当該領収書の書面については、それらの行為が完了した後は、廃棄して差し支えありません。

★皆さん、お読みになられていかがでしたか?

 どのような状況がイメージできましたか?

 タクシーに乗った大手企業の営業マンが企業配布のクレジットカードでスキャナ保存する際は、領収書は定期検査前に一定の条件を確保すれば捨てれる!と言うことになります。

解説

事業用のクレジットカードを利用している場合で、1クレジットカード会社から発行されるカード利用明細と領収書を読み取った画像を的確にひも付ける(注)こと、2経理担当者等において領収書を読み取った画像の内容を確認し、カード利用明細と的確にひも付けられていることを確認・管理することの双方を満たす場合には、規則第3条第5項第4号ロに規定する定期的な検査を行う体制が整っているとみなすことができると考えられます。
したがって、事業用のクレジットカードで経費の支払を行った場合には、上記12の行為が完了したことをもって、領収書の書面の保存は要しないこととしたものです。
なお、小規模企業者において、経理担当者等の内容確認を不要とし、税理士等が定期的な検査を行う特例を適用する場合には、上記の取扱いはできません。

(注) 「ひも付ける」とは、

1 「カード番号の一部」(又はカード支払である旨)、「利用日」、「利用金額」、「利用店名」等の情報に基づき、

2 クレジットカード会社から発行されるカード利用明細がデータである場合には、カード利用明細と領収書の画像をシステム上で関連付けることであり、また、カード利用明細が書面である場合には、例えば、カード利用明細に記載された各支払項目の横に手書きで番号を付すとともに、領収書の画像のファイル名にも同番号を付すことです。
なお、カード利用明細は保存しておく必要があります。

 結構手間がかかりそうですね、でも、捨てたい企業にとってはメリットがあるのでしょう。

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第83回 「スキャナ保存の紙と比較して過度な要件確保について考える(4)」

作成者:アンテナハウス株式会社 益田康夫
資 格:上級 文書情報管理士、簿記3級、行政書士
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スキャナ保存の紙と比較して過度な要件確保について考える(4)

平成28年税制改革大綱を反映した緩和の目玉であるスマホがスキャナ保存で認められたわけですが、
皆様は「特に速やか3日以内にタイムスタンプ」の要件をどのように感じておれれますでしょうか?
これは業務でスマホ等を利用されている企業には相当のメリットがあると思われますが、
逆にスマホ等の利用が無い企業では、受領者がスキャンする際に「特に速やか3日以内にタイムスタンプ」の要件
を受けかねない過度な負担を強いられるとお感じではないでしょうか?

筆者も早くからこの点を危惧しております。

根っこの問題は「読み取る」と「入力」の定義が曖昧になっていることが原因であるように思います。

詳しく見ていきましょう!
緩和前の通達4-23では
「、「入力を行う者」は、スキャナ操作をした者、最終的な画像の確認をした者など、入力に従事した者が複数
となる場合がある。このような場合は、国税関係書類をスキャナで読み取って保存する際には、紙とスキャナで読み取った画像が同等であることをディスプレイ上で確認する作業が必ず伴い、その確認直後に行われる電子署名が重要であると考えられることから、「入力を行う者」とはスキャナで読み取った画像が紙の記載事項や色調と同等であることを確認した者をいう旨を明らかにしたものである。」                と結構明確に規定されています。

そして今回の4-23では
これまで国税関係書類の受領者等以外の者が読み取りを行ってきたことによるけんせい効果が失われること、電磁的記録にタイムスタンプを付すまでの期間を長く設定すれば、電磁的記録上の改ざんも容易となってしま うことから、受領者等が読み取る場合には、特に速やかにタイムスタンプを付すこととされたところである。」
と規定しています。
どうでしょうか?

今回の4-23の反対解釈として、受領者等が読み取りを行ったとしても、受領者等以外の者が入力をしていればけん制効果が損なわれないので良いのではと考えられませんでしょうか?
皆様は如何ですか?

受領者等が読み取った場合でも、必ず受領者等以外の者が入力を行う場合は、特に速やか3日以内のタイムスタンプ要件に関わらず業務サイクル入力で運用可能なようにQAなどで明確にして頂きたいと思います。

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第82回 「スキャナ保存の紙と比較して過度な要件確保について考える(3)」

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スキャナ保存の紙と比較して過度な要件確保について考える(3)

国税一般書類は適時(遡って原本廃棄が可能)に入力できるのに、重要書類は承認後の書類しか入力できないのはどうしてでしょうか?
重要書類であっても内部統制企業適正事務処理要件を確保をして、その他スキャナ保存要件を確保すれば承認前の重要書類も対象にして何が問題なのでしょうか?

紙の段階で相互けん制をして、廃棄前に定期に検査して、スキャン後にタイムスタンプを適切に付与する等
すれば過去分もスキャナ保存して良いと思いませんか?重要書類は、これだけのことを要件確保させているいるのだから適時にさせてもらいたいと思いませんか?

その方が、企業側も税務調査官も効率的な保管や検索が出来て相互にメリットがでる筈です。
これらの過剰な要件を次の緩和につなげていきましょう!

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第81回 「スキャナ保存の紙と比較して過度な要件確保について考える(2)」

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スキャナ保存の紙と比較して過度な要件確保について考える(2)

施行規則3条2項で書類のデータ保存の規定が定められています。
この規定では、基本的に施行規則3条1項の帳簿のデータ保存の規定が準用されているので
すが、施行規則3条1項1号と2号5号ハについてはそれが除かれています。
詳しく見ていきましょう!

1号:記録事項について訂正または削除を行った場合にはこれらの事実及び内容を確認することができること
2号:帳簿との相互関連性
5号ハ:二つ以上の任意の記録項目を組み合わせて条件を設定することができること

そうです、上記のことがスキャナ保存求められていて、書類のデータ保存には要件から除外されているのです。特に筆者は、スキャナ保存に適正事務処理要件が定められた上に、書類のデータ保存と比べて過度に厳しい要件が定められていることが未だ普及を阻害している要因の一つだと考えています。

これらの過剰な要件を次の緩和につなげていきましょう!

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第80回 「スキャナ保存の紙と比較して過度な要件確保について考える(1)」

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 「スキャナ保存の紙と比較して過度な要件確保について考える(1)」

施行規則3条5項2号で一の入力単位毎のスキャンした記録事項に日本データ通信協会が
認定する業務に関わるタイムスタンプを付すことが要件です。
H27年税制改革大綱で実印相当の電子署名要件が撤廃された関係で、当初タイムスタンプ
不要であった国税一般書るにまでタイムスタンプ付与が要件となったことが問題である
と筆者は考えます。

この問題の解決案としては、認印相当の電子署名を利用することで改竄検出が可能なので
タイムスタンプの要件は撤廃すべきです。

この撤廃要求を次の緩和につなげて行きましょう!

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第79回 「税務調査について」皆さんご存知ですか?

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 「税務調査について」皆さんご存知ですか?

まず「税務調査」とは何でしょうか?

どうし税務調査が必要なのでしょうか?

「 税務調査は、申告内容が正しいかどうかを帳簿などで確認し、申告内容に誤りが認められた
場合や、申告する義務がありながら申告していなかったことが判明した場合には、是正を
求めるものです。」

「国税局や税務署の職員が納税者の事務所や事業所等に赴き、申告
内容の確認などを目的として国税通則法に基づく質問検査権を行使して行う任意調査を「税務
調査」と言います。」

原則 事前通知


税務調査に際しては、原則として、納税者に対し調査の開始日時・開始場所・調査対象
税目・調査対象期間などを事前に通知します。その際、税務代理を委任された税理士に
対しても同様に通知します。
なお、合理的な理由がある場合には、調査日時の変更の協議を求めることができます

抜き打ち調査

ただし、税務署等が保有する情報から、事前通知をすることにより正確な事実の把握を
にする、又は調査の適正な遂行に支障を及ぼすおそれがあると認められる場合には、
通知せずに税務調査を行うことがあります。

質問調査権

質問事項への回答と帳簿書類の提示又は提出
税務調査の際には、質問検査権に基づく質問に対して正確に回答してください。また、
調査担当者の求めに応じ帳簿書類などを提示又は提出してください。
なお、質問事項に対し偽りの回答をした場合若しくは検査を拒否した場合、又は正当な
理由がなく提示若しくは提出の要求に応じない場合、あるいは、偽りの記載をした帳簿
書類の提示若しくは提出をした場合などについて、法律に罰則の定めがあります。
(注) 質問検査権行使の一環として、調査担当者が帳簿書類などの提示又は提出の要求を
できることが法律上明確化されています。

これらの事を押さえつつ、税務調査に備えましょう!

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第78回 「問88 スキャナ保存の承認については、「請求書等の発行先ごと」や「請求金額が100万円以下」などによる単位で受けることができますか。」

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問88 スキャナ保存の承認については、「請求書等の発行先ごと」や「請求金額が100万円以下」などによる単位で受けることができますか。

この質問は、ほとんどのお客様から確認が入るものです。
知らずに申請してしまうと、面倒なことになりかねません。
しっかり確認して、賢く申請書を作成しましょう。

回答

他の書類とは別の処理手順が定められ、保存も他の書類と区分して行われるなど、書類の取扱いが他の書類と明確に区分される場合は、その区分ごとに申請することができます。

解説

法第4条第2項の承認を受けるときに、例えば支店若しくは事業所ごとに書類が作成される場合は、支店又は事業所で作成される書類の種類ごとに一の国税関係書類として、申請することができることが明らかにされています(取扱通達4-2)。
これは、書類の作成単位に着目して一部の書類を特定できるためと考えられるところですが、スキャナ保存においては相手方から受領する書類も対象となることから、書類を特定する基準としては、書類の受領単位に着目することが適当と考えられ、受領する書類についても支店等で受領する書類の種類ごとに申請できることとなります。
このような考え方により、例えば、他の書類とは別の処理手順が定められ、保存も他の書類と区分して行われる場合のように、書類の取扱いが他の書類とは明確に区分され、これらを一の書類として考えられるときはその区分ごとに申請することができるものと考えられますが、例えば新たにスキャナ保存するために単に基準を設けただけの区分については、一の書類と考えることはできないことからその区分ごとに申請することはできないこととなります。

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第77回 「PAdES(パデス) と XAdES(シャデス) タイムスタンプ付与にも2つの方式」があります。

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第77回 「PAdES(パデス) と XAdES(シャデス) タイムスタンプ付与にも2つの方式」があります。

 PDFだけがスキャナ保存対象ファイルではありません。

スマホからはJPEGが出力されます。JPEGからPDFに変換してタイムスタンプを考えられている企業様もいるようです。
タイムスタンプを付与するにはPDF専用のPAdES方式があります。
この方式はPDF内にタイムスタンプを内蔵させる方式になるのでタイムスタンプ費用が気になります。

つぎにXAdES方式ですが電子ファイルであればその種類を選びません。
PDFもJPEGもXDWも署名タイムスタンプすることが可能です。
更にXAdES方式を利用すれば複数の電子化ファイルに対して2個のタイムスアンプと電子証明書でまとめてタイムスタンプすることが可能になり、タイムスタンプの費用を低減させることが可能です。

★この辺りのタイムスタンプの提案がコンサルティングの肝になっています。

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第76回 「少額領収書の整理保存方法の基本」からスキャナ保存を考える

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 「少額領収書の整理保存方法の基本」からスキャナ保存を考える

取引の証拠書類となる証憑の中で、領収書は金の流れに直結連動する重要書類です。
紙の段階でもしっかり整理整頓して保存が必要です。
1)整理整頓した保存の為に規程を定める必要があります。
 月毎、勘定科目毎、拠点毎、取引先毎などしっか分類して保存します。
2)企業規模に応じた保存方法を選択します。
 複数の拠点がある場合はその拠点毎に分けて保存します。
 領収書の数が多い場合は、通し番号を付けて、出金伝票にその番号を記載します。
3)従業員立替金精算書を作成している場合
 領収書は立替金精算書に糊付けして下から上へ貼り付けて保存します。
 月毎や拠点毎に封筒や保存袋に入れておく方法は、紛失などのリスクがあります。

さらにリスクとして感熱紙の領収書やレシートは、黒く変色したり、色あせたりして
肝心の金額や記載内容が読み取れなくなっていることが良くあります。
みなさんは如何でしょうか?
これらの紙の保存に変えてスキャナ保存!是非検討してみましょう!!

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第75回 「気になるタイムスタンプの費用を考える」

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「気になるタイムスタンプの費用を考える」

タイムスタンプの定額制のインターバル制御の問題
みなさんタイムスタンプの費用がスキャナ保存のランニングコストとして気になりますよね?
@8円/1タイムスタンプです。(毎月¥8,000の定額制で1,000個のタイムスタンプが付与できるもの)
定額制で¥300,000.で年間無制限にタイムスタンプが付与できると販売されているものがありますが、
結局これはアプリケーションでタイムスタンプ付与のインターバルを20秒制御しなければならないもの
等です。
結果として1000件付与する際に余分に20,000秒=5.5時間要してしまいます。
中堅大企業ではいつまでたってもタイムスタンプが終わらない、当日内に付与できないことになります。
PAdESで1対1で打つのではなく、
XAdESでまとめて付与するメリットはここにもありそうです。

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