カテゴリー別アーカイブ: スキャナ保存

第102回 「スマホでの領収書等スキャナ保存を××するか○○するか」2

作成者:アンテナハウス株式会社 益田康夫
資 格:上級 文書情報管理士、簿記3級、行政書士
本ブログの記載内容は、公開日時点での法令等に基づいています。
その後の法令改定により要件が変わる可能性がありますので、最新の法令などをご確認下さい。

   「スマホでの領収書等スキャナ保存を断念するか推進するか」2

 今回は断念されるケースを見ていきましょう!

1.税務コンプライアンスの意識の高くない企業様です。善良とは言い難い経理処理をされている企業は見送られます。理由は、電子化された証憑原本を税務調査で必要に応じて見てもらう為です。

2.経理規程が曖昧で、且つ、帳簿書類の保存規程が無い企業です。これでは、先に紙の段階での管理を先に徹底される必要があります。

3.月次決算が出来ていない企業も断念されます。スキャナ保存制度は最長1カ月の業務サイクル後の速やか入力方式が要件となっています。2カ月以上前の請求書や領収書をスキャナ保存の対象とすることが要件上(紙段階での不正防止の観点で)できない為です。

4.契約書・領収書・請求書などの国税重要書類は「適正事務処理要件」の確保が必須です。具体的には相互けん制、定期検査、問題発生時の再発防止の3点です。中堅企業以上では内部統制の意識が高い企業が多いので大きな問題となりませんが、中小企業では大きなはハードルとなり断念される企業があります。

皆様は如何でしょうか?これらのことを乗り越えて業務効率などを改善されているスキャナ保存チャレンジ企業が承認件数で380件(250%)とH28年10月末に発表されました。

次回は、推進されている企業のお話をさせて頂きます。

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第101回 「スマホでの領収書等スキャナ保存を××するか○○するか」1

作成者:アンテナハウス株式会社 益田康夫
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 「スマホでの領収書等スキャナ保存を××するか○○するか」

「スマホでの領収書等スキャナ保存を断念するか推進するか!?」について考えてみます!1回目

1回目は、スキャナ保存のメリットについて考えてみます。

1.当然ながら紙の証憑が廃棄出来て、電子ファイルから柔軟に且つ即時に検索できる点です。

2.紙を廃棄出来るでの、経理に集めて、紙を整理整頓して保管して、一定期間過ぎれば段ボールに入れて倉庫保管して、法定保存年数が過ぎれば、段ボールごと溶解処理をする、このような長期間の紙の保存から脱却できます。

3.そして、電子化できていれば、簿冊や段ボールから探し出す手間が省けて、担当者や拠点など二重三重に写しを保管することさえなくなります。

4.H28年度の追加緩和で従業員の立替払いの領収書などをその受領者自らが行う場合の要件が発表されましたので、ますます電子化&原本廃棄のメリットが期待されています。

皆様も 経理業務の精算や支払処理等の業務効率化の観点で来年こそスキャナ保存を検討してみては如何でしょうか?

次回は、スキャナ保存を断念されるケースを考えてみましょう!

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第100回  「タイムスタンプについて考えてみましょう! 3」

作成者:アンテナハウス株式会社 益田康夫
資 格:上級 文書情報管理士、簿記3級、行政書士
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 「タイムスタンプについて考えてみましょう! 3」

2) さて お待たせしました 「タイムスタンプについて考えてみましょう! 3」

国税庁のQAを見てみましょう!

https://www.nta.go.jp/shiraberu/zeiho-kaishaku/joho-zeikaishaku/dennshichobo/jirei/ans3/03.htm#a55

上記の中に

「回答: まとめてタイムスタンプを付しても差し支えありません。」とありますが、条件や運用上の注意事項があります。何でもかんでもまとめれるといろいろ困ったこともあこるからです!

では、その条件などを見ましょう!

複数ファイルにまとめてタイムスタンプを付す方法の改ざんの検証については、単ファイルのハッシュ値を束ねて階層化した上でまとめてタイムスタンプを付す技術を使用する方法によりタイムスタンプを付した場合には、改ざんされた単ファイルのみを検証することができ、また、このような方法であれば、一の入力単位である単ファイルごとにその単ファイルのハッシュ値を通じてタイムスタンプを付している状態となり、実質的には「一の入力単位ごと」にタイムスタンプを付しているものと解することができます。
したがって、このような方法であれば、まとめてタイムスタンプを付しても差し支えありません。

上記方法は、ERSと言う方式とXAdES(署名タイムスタンプ)方式と2つあります。

纏めてタイムスタンプすることで、タイムスタンプインターバルを気にすることなく、まとめる効果で通信時間も減り、タイムスタンプ料金も押さえられます。

但し、デメリットはAdoveReaderでタイムスタンプの検証が出来ない点です。しかし、XAdES対応のアプリケーションは検証機能を持っているものが多いので心配ないでしょう!

手前味噌な話しですが、これらのこと全般をコンサルの中に盛り込みアドバイスさせて頂く事が可能です。

宜しければご利用下さい。

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第99回 「タイムスタンプについて考えてみましょう! 2」

作成者:アンテナハウス株式会社 益田康夫
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  「タイムスタンプについて考えてみましょう! 2」

中小企業の月当たりの証憑の件数(ページ数で無く)は、数百から数千です。

対して中堅企業は数千~数万あり

大企業は数万~多いところでは毎日1万という企業もあります。

とタイムスタンプのランニング費用がネックになります。

そこで、タイムスタンプのコスト低減策として

1) 定額制メニューを検討する

2) まとめてタイムスタンプを検討する

大きくはこの2つになります。

1) 定額制を見てみましょう!

1-1)定額制の中で廉価なものは、タイムスタンプを付与するインターバルを10秒とか20秒とかアプリケーション側で強制的に設ける代わりにお安くしています。

この時大事なことは1,000件に付する時、合計10,000秒のインターバルがかかります。約3時間ですね!と言うこととは1,000件を大きく超える企業はタイムスタンプが終わらない状態が発生する訳です。

また、ずっとネットに繋がりっ放しです。

1-2)次に少し値段は高額になりますが、1秒インターバルで無制限と言うメニューもあります。

しかし、これも1秒インターバルなので件数が多くなればなるほど余分に時間がかかります。

 明日は、まとめてタイムスタンプを確認しましょう!

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第98回 「タイムスタンプについて考えてみましょう! 1」

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「タイムスタンプについて考えてみましょう!」

タイムスタンに係わるQAは下記54です。ざっと一緒に見てみましょう!

https://www.nta.go.jp/shiraberu/zeiho-kaishaku/joho-zeikaishaku/dennshichobo/jirei/ans3/03.htm#a54

如何でしたか?

これを見ても分かりませんよね・・・要するにセイコーさんやアマノさん等の認定タイムスタンプを打たないといけません。「打つ」とか「付与」とか「付す」とか表現がありますが、正確には、施行規則3条に「付す」とあります。

規則を見てみましょう!

 当該国税関係書類をスキャナで読み取る際に(当該国税関係書類の作成又は受領をする者が当該国税関係書類をスキャナで読み取る場合にあっては、その作成又は受領後その者が署名した当該国税関係書類について特に速やかに)、一の入力単位ごとの電磁的記録の記録事項に一般財団法人日本データ通信協会が認定する業務に係るタイムスタンプ(次に掲げる要件を満たすものに限る。第八条第一項第一号において「タイムスタンプ」という。)を付すこと

ではタイムスタンプは、各社何がどう違うのでしょうか?

ここは各社と等距離にお付き合いさせている書けるギリギリのコメントをしてみたいと思います。

初期費用は、少し金額が異なりますがほぼ同額です。

低最低料金は1年間の費用で¥96,000で毎月1000個のタイムスタンプが付すことができます。これは同じです。

これ以降が各社それぞれ特徴があります。

某社は厳格に月数を管理していて、1つでも超えるとサービスが止まり、月越えするか、追加費用を払わないと使えなくなります。もう1社は、以外と柔軟で、止まることは無く年間合計で計算して超えるようであれば、次年度追加費用を取って下さいと言われています。

明日は、更に踏み込んだかお得なサービスメニューや困った点にも注目してレポートします。

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第97回「見積書控えや注文書控えのスキャナ保存?それとも書類のデータ保存?」

作成者:アンテナハウス株式会社 益田康夫
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 「見積書控えや注文書控えのスキャナ保存?それとも書類のデータ保存?」

皆様は混乱されていないですか?電子帳簿保存法4条2項が書類のデータ保存、4条3項がスキャナ保存です。法令を見てみましょう!

2   保存義務者は、国税関係書類の全部又は一部について、自己が一貫して電子計算機を使用して作成する場合であって、所轄税務署長等の承認を受けたときは、財務省令で定めるところにより、当該承認を受けた国税関係書類に係る電磁的記録の保存をもって当該承認を受けた国税関係書類の保存に代えることができる。

3   前項に規定するもののほか、保存義務者は、国税関係書類(財務省令で定めるものを除く。)の全部又は一部について、当該国税関係書類に記載されている事項を財務省令で定める装置により電磁的記録に記録する場合であって、所轄税務署長等の承認を受けたときは、財務省令で定めるところにより、当該承認を受けた国税関係書類に係る電磁的記録の保存をもって当該承認を受けた国税関係書類の保存に代えることができる。

上記の違いはお判りでしょうか?

4条3項(スキャナ保存)は、作成した紙証憑の控えと受領した紙証憑の電子化原本廃棄のことです。そして、4条2項(書類のデータ保存)は一貫してPCなどで作成した書類のデータ保存です。これは法の趣旨からして改ざんの余地が無いシステムであること担保する必要があります。よって販売管理システムなどで柔軟に修正が出来てしまうようなものは書類のデータ保存の申請は承認されないと考えるべきと考えられます。その時、控えを紙で保存する。その紙を電子化して原本廃棄したいから4条3項を申請する。

こうなる訳です。

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第96回 「要件が低い国税一般書類からスキャナ保存してみたい!」

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 「要件が低い国税一般書類からスキャナ保存してみたい!」これは中堅企業の担当役員様の声です。

適正事務処理要件が必須で承認後の証憑しか対象に出来ない国税重要書類は、お客様にとって運用に自信が持てなく、投資対効果も疑問視される場合があるようです。

対して、国税一般書類であれば、相互牽制不要、定期検査不要、グレースケール保存で良く、過去分もスキャナ保存可能です。

但し、国税一般書類と重要書類の分類仕分けや(必要に応じて)税務署への確認が必要ですのでその点ご注意ください。

http://www.nta.go.jp/shiraberu/zeiho-kaishaku/joho-zeikaishaku/dennshichobo/jirei/ans3/03.htm#a31

来年の4月1日からスキャナ保存を実施するには今年中の税務署への申請が必要です。

まだ、一月あります。是非考えてみましょう!! 

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第95回 「先日のセミナ終了後 同じ質問(定期検査について)を頂きました」

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「先日のセミナ終了後 同じ質問(定期検査について)を頂きました」

先日、某大手会計パッケージベンダー様のお招きで講演をさせて頂きました。
その際の熱心な質問社が2名いらっしゃいまして、同じ質問内容でした。
それは「定期検査」に関するもので、いずれの方も、どの程度の間隔で定期検査すれば良いのかというものでした。 

 皆様なら、どう回答されますか?

国税QA問66を見てみましょう!
規則第3条第5項第4号ロの「定期的な検査」とは、具体的にどの程度定期的に検査を行えばよいのでしょうか。

回答

最低限、1年に1回以上の検査を行う必要があります。

解説

平成27年度の税制改正において、規則第3条第5項第4号(適正事務処理要件)を新たに設けることにより、事務担当者間でチェック機能を働かせる仕組み(担保措置)が講じられました。
この要件のうち、同号ロの「定期的な検査を行う体制」については、個人事業者であっても、法人であっても、1年に1回決算を組むことが通常であり、これ以上の期間、検査を行わないとなると決算の際にも確認していないこととなるため、同号でいう「各事務について、その適正な実施を確保する」ことができていないと考えられることから、最低限、1年に1回以上の検査を行う体制が必要となります。

益田コメント:結論として、上記は最低なので、半期でも四半期でも、毎月でも、毎週でも、毎日でも、構いません。また、全数検査でなくとも大丈夫です。
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第94回  「中小企業でスキャナ保存導入に向けての”壁”について考えてみましょう! 2」

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中小企業でスキャナ保存導入に向けての”壁”について考えてみましょう! 2

とある中小企業にスキャナ保存導入相談に行ってきました。

ご担当者は
「証憑を電子化して、原本廃棄したいけど、税務署に全部見られるのはいやなんだけど?」
「もし、やばい仕訳を指摘されても、関連証憑の取りだしにたっぷり時間をかけて、本社にありませんでした。別の倉庫を探しますなどしてうやむやにしたい」
とご意見がありました。

皆様は、どう思われますか?

スキャナ保存制度の法 第一条(趣旨) を見てみましょう!   
この法律は、情報化社会に対応し、国税の納税義務の適正な履行を確保しつつ納税者等の国税関係帳簿書類の保存に係る負担を軽減する等のため、電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等について、所得税法 (昭和四十年法律第三十三号)、法人税法 (昭和四十年法律第三十四号)その他の国税に関する法律の特例を定めるものとする。

もうお分かりですよね!?
国税当局は「国税の納税義務の適正な履行を確保」に軸足を置いています。調査官には質問調査権があり、内容次第では刑事事件になります。
納税者は「国税関係帳簿書類の保存に係る負担を軽減」に期待をしています。

その中で、「過度な節税」や「税金逃れ」の可能性のある企業は、税務コンプライアンスの強化になかなか踏み出せないからです。

このような企業の一部でしょうが、会社の甘さにつけ込み、領収書を改ざんしたり、帳簿を操作したりして、個人的な不正をされても見逃してしまいかねない企業が結果的に、毎度新聞雑誌やネットを賑わせています。

とても残念な話ですが、筆者のよく知る企業で、5年間に渡り不正を繰り返し、とうとう3,000万円の横領が発覚したケースを間近にみました。
当然ながら罪を犯した当人も裁かれますが、該当企業も弁護士費用や、株主対応や、ステークホルダー全体への対応、決算の延期、過去の決算の見直し、今後の被害額の回収などなど、気の遠くなるような対応し続けなければなりません。
だからこそ筆者は、スキャナ保存を切っ掛けに企業のガバナンスを強化して、税務コンプライアンスを強化して欲しいと考えます。

このように考えてみると。次のことが重要になってくるな~としみじみ思います。
(筆者は、稲盛さんのモーレツな信者ではないですが、京セラフィロソフィーにとても重要なことが刻まれています。)

それは、

【一対一対応の原則】
会社経営においては、必ずモノとお金が動く。その時、モノまたはお金と伝票が、必ず一対一の対応を保たなければならない。この原則を「一対一対応の原則」と呼んでいる。この原則を徹底することによって、毎日の伝票の数字の積み上げが、そのまま会社全体の実際の姿を映し出す数字になる。
【ダブルチェックの原則】
「ダブルチェックの原則」は、経理のみならず、あらゆる分野で、人に罪をつくらせない「保護メカニズム」の役割を果たす。伝票処理や入金処理を一人ではなく必ず複数の人間でチェックするというダブルチェックのシステムは、業務の信頼性と、会社組織の健全性を守ることになる。

(以上、出典:稲盛会計学7つの原則より参照しました)

これらの原則が徹底されていれば問題ないのですが、そうでない企業はスキャナ保存の導入が少し難しいように思います。ここが「壁」です。
先にも書きましたが「スキャナ保存を切っ掛けに企業のガバナンスを強化して、税務コンプライアンスを強化して欲しい」です。

これは財務担当取締役と代表取締役へのメッセージです。

皆様の企業は、担当者一人に任せていませんか?

白紙の領収書
通帳と印鑑
月次決算を超えての領収書の提出
購買係の支払兼務

大丈夫でしょうか?

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第93回 「中小企業でスキャナ保存導入に向けての”壁”について考えてみましょう! 1」

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 中小企業でスキャナ保存導入に向けての”壁”について考えてみましょう! 1

とある中小企業にスキャナ保存納入相談に行ってきました。

ご担当者は
「スキャンしてPDFを作り、タイムスタンプを付与して会計帳簿と関連付けてフォルダーに保存すれば、税務署申請がとおりますか?」
と確認がありました。

皆様は、どう思われますか?
残念ながらNGです。
なお、国税局なら申請書は差し戻しになりますが、税務署の場合はみなし承認されてしまうことがあります。
後者の場合は、次の税務調査がとても心配ですね。
さて、NGポイントを考えてみみましょう!
これは、国税庁のスキャナ保存パンフレットの要件一覧をや申請用紙を全く見ないで想像で考えているからに他なりません。ここが「壁」です。
法令要件として、「ヴァージョン管理」が必須です。
(他にも10個程度要件がありますが・・詳細は下記を)
https://www.nta.go.jp/shiraberu/ippanjoho/pamph/sonota/03_2.pdf

該当箇所には
「国税関係書類に係わる電磁的記録の記録事項について訂正又は削除を行った場合には、これらの事実及び内容を確認することができる電子計算機処理システムを要すること」
が要件として規定されています。

これを噛み砕くと
「PDFやJPEGなど(国税関係書類に係わる電磁的記録の記録事項)の訂正や削除を行った場合は、訂正削除のアクセスログを残し、物理削除を許さずに、削除PDFなども検索できるシステム」
が要件となります。
そうです、一般のフォルダにセキュリティを強化して、PDFを保存しても要件を確保することは困難です。

要件確保された、承認実績のあるスキャナ保存システムベンダーを選択して、失敗しないようにしましょう。

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