カテゴリー別アーカイブ: スキャナ保存

第113回 「某国税局に申請書提出の下書きをして相談したら、差し戻しに遭われたお客様!とは」

作成者:アンテナハウス株式会社 益田康夫
資 格:上級 文書情報管理士、簿記3級、行政書士
本ブログの記載内容は、公開日時点での法令等に基づいています。
その後の法令改定により要件が変わる可能性がありますので、最新の法令などをご確認下さい。

「某国税局に申請書提出の下書きをして相談したら、差し戻しに遭われたお客様!とは」

提出先は所轄の税務署なのですが、税務署はスキャナ保存の要件確保の判定をする経験が不足しているので、その上の国税局に判断を求める事が通常です。よって企業によっては初めから国税局に相談する若です。弊社に掛け込まれたお客様の例ですが、某複合機ベンダーさんに相談したら「電子化してタイムスタンプ付与してアクセス権を設定したフォルダーに管理したら大丈夫」となり、それを真に受けて申請相談に行ったところ、要件不備で差し戻されて行き詰まっておられました。

皆様お分かりですよね!?

要件不備のポイントは何でしょうか?

ヴァージョン管理機能です。

施行規則5条2項二に 当該国税関係書類に係る電磁的記録の記録事項について訂正又は削除を行った場合には、これらの事実及び内容を確認することができること。」とあります。

フォルダーにアクセス権を施す程度では、駄目です!と言うことです。

皆様の(検討中含めて)システムは、その点大丈夫ですか?

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・問合わせは、 sis@antenna.co.jp まで


第112回 「QAの問13の内容が強化されています」その意図は!?

作成者:アンテナハウス株式会社 益田康夫
資 格:上級 文書情報管理士、簿記3級、行政書士
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 「QAの問13の内容が強化されています」その意図は!?なんでしょうか?

http://www.nta.go.jp/shiraberu/zeiho-kaishaku/joho-zeikaishaku/dennshichobo/jirei/ans3/01.htm#a2

上記が最近追加された問2です。その末尾に尚書き「なお、電磁的記録等による保存等を行う場合の具体的な要件については【問13】をご覧ください。」があります。その13を見てみましょう!

http://www.nta.go.jp/shiraberu/zeiho-kaishaku/joho-zeikaishaku/dennshichobo/jirei/ans3/02.htm#a13

上記が問13です。以前から問13はありましたが見易く表になりましたし、注書きが大幅に追加強化されています。その狙いは、問2の徹底にあります。具体的に 行政側のメッセージは「国税関係帳簿書類の電磁的記録等による保存等を行う場合は、法令で定められた要件を満たし、税務署長等の承認を受ける必要があります。」です。これは下記につながるもので、

「したがって、税務署長等の承認を受けることなく、市販の会計ソフトを使用して、紙による保存等に代えて、電磁的記録等による保存等を行うことは認められません。」なり、裏返すと保存義務違反をするとペナルティに及びかねないと滲み出ていると理解すべきです。

税務コンプライアンスをしっかり高めて正しく電子化して参りましょう!

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第111回  「スキャナ保存の相互牽制を考察します」3

作成者:アンテナハウス株式会社 益田康夫
資 格:上級 文書情報管理士、簿記3級、行政書士
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 「スキャナ保存の相互牽制を考察します」3

 皆様お待たせしました、

受領者等と読み取りを行う者が異なる場合入力事務の中で事務担当者間でチェック機能が働くようにする必要があり、「スキャナで読み取った画像が紙の記載事項や色調と同等であることを確認し、タイムスタンプを付す事務」「これ以外の事務」とについて、それぞれ別の者が行う体制を整備することが必要です。

について益田の解説をします。

1)この要件を慎重且つ堅く読み解くと、「入力事務の中で事務担当者間でチェック機能が働くようにする必要」にあるように入力事務を「スキャン作業」と「スキャナで読み取った画像が紙の記載事項や色調と同等であることを確認し、タイムスタンプを付す事務」に分けて相互牽制すべきと考えられます。

2)文理通りに読み解くと、、「スキャナで読み取った画像が紙の記載事項や色調と同等であることを確認し、タイムスタンプを付す事務」「これ以外の事務」さえ分ければよいので、受領してその上長が確認して、経理などが原紙を受け取りスキャンして確認後タイムスタンプを一人で付与しても良いと読み取れます。

更に財務省はH27年の開設で下記の様にコメントしています。

(注) 上記の「適正事務処理要件」の適否については、会社法における大会社や金融商品取引法における上場会社など法令により内部統制の整備を行っている者にあっては、特段の対応をしなくても基本的には満たされるものと考えられます。

こう言うところが提案やコンサルティングのポイントになるような気がします。

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第110回  「スキャナ保存の相互牽制を考察します」2

作成者:アンテナハウス株式会社 益田康夫
資 格:上級 文書情報管理士、簿記3級、行政書士
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 「スキャナ保存の相互牽制を考察します」2

前回をお読みいただき、皆様なりに検討頂けましたでしょうか?

先に簡単な方から益田の解説をします。

受領者等と読み取りを行う者が同一となる場合、「スキャナで読み取った画像が紙の記載事項や色調と同等であることを確認する事務」については、基本的には、受領者等が行うこととなるので、その後の「経理処理等に当たり、電磁的記録の記録事項の確認を行う事務」「受領等をする事務」をそれぞれ別の者が行う体制を整備することになります。

 上記のように明確ですよね!受領者がスキャンして確認して、経理等が画像を見て処理をすれば良く、経理などは必要に応じて紙原本の確認が出来れば良い訳です。この点がH28年緩和の最大のポイントです。

次回をお楽しみに!

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第109回 「スキャナ保存の相互牽制を考察します」1

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 今回は「スキャナ保存の相互牽制を考察します」1

導入を検討されている企業で過剰な要件と考えておられるものが「相互牽制」です。今回は「相互牽制」をどう要件解釈して運用すべきか考えてみましょう!

はじめに、QAのH27年-問56http://www.nta.go.jp/shiraberu/zeiho-kaishaku/joho-zeikaishaku/dennshichobo/jirei/ans2/03.htm#a56とH28年-65http://www.nta.go.jp/shiraberu/zeiho-kaishaku/joho-zeikaishaku/dennshichobo/jirei/ans3/03.htm#a65を比較することが重要です。いずれも問のテーマは「妻と2人で事業を営んでいる個人事業者ですが、規則第3条第5項第4号イの「各事務について、それぞれ別の者が行う体制」とは、具体的には、どのように体制を整備したらよいのでしょうか。」です。そしてこれが小さな企業から大きな企業までの「相互牽制」の最低限の要件が示されているところになります。

最大のポイントは問65解説後段の下記となります。

受領者等と読み取りを行う者が異なる場合、入力事務の中で事務担当者間でチェック機能が働くようにする必要があり、「スキャナで読み取った画像が紙の記載事項や色調と同等であることを確認し、タイムスタンプを付す事務」「これ以外の事務」とについて、それぞれ別の者が行う体制を整備することが必要です。

一方、受領者等と読み取りを行う者が同一となる場合、「スキャナで読み取った画像が紙の記載事項や色調と同等であることを確認する事務」については、基本的には、受領者等が行うこととなるので、その後の「経理処理等に当たり、電磁的記録の記録事項の確認を行う事務」「受領等をする事務」をそれぞれ別の者が行う体制を整備することになります。

皆様は是非とも全体を通して比較されて考えてみてください。 

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第108回 「16年末にQAが追加されたのをご存知でしたか?」

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https://www.nta.go.jp/shiraberu/zeiho-kaishaku/joho-zeikaishaku/dennshichobo/jirei/07index.htm

これが 国税庁からの緊急周知依頼関連のQAです。

QAの内容と先の回でご案内した周知依頼の内容を必ず比較してお読みください。実は大変厳しい事がはっきりと書かれています。、

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第107回 「国税庁より 緊急で周知依頼」

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 2016.12.27 国税庁より、電帳法スキャナ保存の要件を満たしていない会計ソフトを使用してスキャナ保存を行った場合、税法上の保存義務に違反するとの、周知依頼を受領しましたので、取り急ぎ、ご連絡いたします。

詳しくは、こちらをご覧ください。

http://www.jiima.or.jp/pdf/20161220_kokuzeicho_announcement.pdf

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第106回 「タイムスタンプ」や「スキャナで電子化」「スマホで領収書電子化」などご興味をお持ちでは?

e-文書法(スキャナ保存)の法令要件が大幅に緩和されて、今年からスマホで撮影して、タイムスタンプなどの要件を確保すれば、7年間以上保管が必要であった領収書や請求書などの紙の保管が不要になりました。 営業や購買や経理の方々必見です。

通常のセミナーだけでなく、展示コーナーを併設していて、聞いて・見て・触れてしっかり理解して頂ける場を準備しています。10時から16時40分まで開催していて、1時間だけの参加でもご覧頂けるようにしております。

また、豪華な景品が当たるスタンプラリーも準備しております。
下記より是非ともお申し込み下さい。


  無料セミナー&展示会 ◆ 新春 ! e-文書法「スキャナ保存」祭り ! ◆

  • 開催日時: 2017年1月13日(金)10:00~16:40
  • 場  所: 東京都新宿区百人町2-27-6 関東ITソフトウェア健保会館
  • 参 加 費 : 無料
  • 定  員: 200名
  • 詳細・お申込みURL: http://www.kokuchpro.com/event/2017_spring_seminner/


謹賀新年 「スキャナ保存」ブログ100回を超えました。

皆さん 平成27年と28年で連続要件緩和された国税関係書類(領収書や請求書など)の電子化と紙原本廃棄を認める「スキャナ保存」制度をご存知ですよね!?
まだご存知でない方、深く勉強してみたい方是非とも下記をご覧下さい。
http://blog.antenna.co.jp/ILSoft2/

新年明けましておめでとうございます。

昨年、スキャナ保存のブログを書き始めましたがやっと100回を超えました。

50回ぐらいまでは順調でしたが、その後は時間とネタ出しの戦いで多少苦戦しました。

でも、購読者様からの「よく読んでますよ」「参考になりまた」と励ましのお声をかけて頂く事で100回を来れることができたと考え深いものがあります。

次の通過点として200回を目指して頑張りたいと思います。

★ 最近の記事 ☆彡

不明点は経験豊富なコンサルタントが回答します。是非ご質問ください。
ご質問先:sis@antenna.co.jp


第105回 「スキャナ保存と会計システム」について

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「スキャナ保存と会計システム」について 考えてみましょう!

スキャナ保存は、紙の証憑の保存に変えて電磁的記録事項(電子化ファイル)が原本になります。紙段階で確保しているのと同様に帳簿と書類(電子化ファイル)の相互関連性を確保することが必須要件となります。

通達4-33 https://www.nta.go.jp/shiraberu/zeiho-kaishaku/joho-zeikaishaku/dennshichobo/1506/01.htm#a-33

通達4-32 https://www.nta.go.jp/shiraberu/zeiho-kaishaku/joho-zeikaishaku/dennshichobo/050228/03.htm#a-19  (4-33から32に変更になっています)

要約すると、「受領した請求書」であれば関連する帳簿は「買掛元帳」等です。との書類帳簿間の関連付けが必要です。税務調査を経験された方はご承知かと存じますが、調査官は帳簿を見て、帳簿に係わる仕訳を確認して、その仕訳に紐づく証憑を出して下さい!となり、領収書や請求書を準備することになります。

だから、見て頂いた通達の通り電子になっても相互関連性の担保措置が必要な訳です。ご理解いただけましたでしょうか? 

次のリンクが税務調査のパンフレットです。 https://www.nta.go.jp/sonota/sonota/osirase/data/h24/nozeikankyo/pdf/01.pdf

是非ご覧ください。

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