カテゴリー別アーカイブ: スキャナ保存

第133回 「H28年スマホ緩和で「特に速やか」が新しい入力方式になったと勘違いしていませんか?(3)」

作成者:アンテナハウス株式会社 益田康夫
資 格:上級 文書情報管理士、簿記3級、行政書士
本ブログの記載内容は、公開日時点での法令等に基づいています。
その後の法令改定により要件が変わる可能性がありますので、最新の法令などをご確認下さい。

H28年スマホ緩和で「特に速やか」が新しい入力方式になったと勘違いしていませんか?(3)

1)タイムスタンプに係わる要件整備で、スキャン当日に付与が必要であるものが、受領から翌日起算の3日以内に付せば良いとされました。
2)スキャンを行った際に保存すべき大きさ情報が、A4以下であれば不要とされ、JPEG内のExif情報中の内縦横ピクセル値や階調情報等を保存することで良いとされました。
3)相互けん制要件緩和として、受領事務とスキャン事務をそれぞれ別の者が行うこととする要件が不要とされ、受領者以外の別の者が電子化ファイルの確認を行うことで良いとされました。

これらの要件から、スマホ利用の際のリスクは何かお分かりでしょうか?
それは反対解釈で見えてきます。

1)タイムスタンプは、受領から翌日起算の3日以内に付さなければ「受領者等が読取る際の緩和要件」は使えない
2)スキャンを行った際に保存すべき大きさ情報が、A4超える場合は書類の大きさ情報が必要。
3)相互けん制要件受領事務とスキャン事務をそれぞれ別の者が行うこととする。

と読めていますでしょうか?

スマホの問題点は
・書類の大きさ情報が取れないので、何だかの措置が必要になります。
・受領者がスマホで撮影して、経理等に紙を回付する必要が出ます。

如何でしょうか?

詳しくお知りになりたい方は、メール下さい。
お待ちしております。

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スキャナ保存対応ソフト 『ScanSave』 担当営業です。

本日は、4月に開催されます2つのセミナーについてご紹介致します。
4月のセミナーは、経費精算、会計システム、そして ScanSave による証憑書類(領収書・請求書等)の電子化をテーマとしております。いかにして立替精算を効率化するのか、いかにして紙の領収書や請求書の保管に係る面倒な手間を減らすのか・・・。

その答えを是非、4月のセミナーで見つけていってください。

どちらのセミナーも事前のお申込が必要となります。ご興味のございますセミナーがありましたら『詳細・お申込みURL』をクリックの上、お申し込みください。
ご希望の方は、セミナー終了後に個別相談も承ります。奮ってご参加ください。


ペーパーレス経理で業務効率UP! スキャナ(スマホなど)を利用した証憑電子化と紙原本廃棄
開催日時: 2017年4月11日(火)14:00~17:00 ※明日開催です!
場  所: 東京都新宿区百人町2-27-6 関東ITソフトウェア健保会館
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  • スマートフォンを利用して外出の多い従業員の立替精算と電子化対応を手際よく済ませたい
  • スキャナから取り込んだ証憑書類を効率的に電子化し、いかにして決済業務を効果的にコストダウンさせるか

というスキャナ保存制度を活用したペーパレス経理における難問に対して、

H27年・28年電帳法規則改正で要件緩和した「スキャナ保存」の解説
電子決済ワークフロー「経費Bank/承認Time(クラウドサービス)」(要件確保)と基幹業務システム「勘定奉行」(電子証憑管理)を活用した決済業務の効率化デモ

を行い、理論とデモで問題解決の緒を掴みます。


【仕事が変わる! ひろがる!】 スマホを利用した証憑電子化・会計連携ソリューションスキャナ保存最新動向・事例紹介セミナー
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CEGB様、PCA様との共催セミナーです。
本セミナーでは、

  1. スマホを使った経費精算システム『X-MAN』
  2. 会計システム『PCA会計DX』
  3. スキャナ保存制度対応パッケージ『ScanSave』と帝国データバンクの電子証明書

の3つをご紹介し、スマホによる経費精算、低価格での証憑の電子化・原本廃棄、会計システムを含めた連携による業務の効率化をご紹介します。
当日は一貫しての連携デモを行いますので、より具体的に業務の効率化をイメージしやすくなります。貴社抱える問題の解決策、その取っ掛かりを掴んでいってください。

皆様のご来場、心よりお待ちしております。


第132回 「H28年スマホ緩和で「特に速やか」が新しい入力方式になったと勘違いしていませんか?(2)」

作成者:アンテナハウス株式会社 益田康夫
資 格:上級 文書情報管理士、簿記3級、行政書士
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H28年スマホ緩和で「特に速やか」が新しい入力方式になったと勘違いしていませんか?(2)

「受領者等が読取る際の緩和要件」の3要件とは何でしょうか?

ヒントは、タイムスタンプ、大きさ、相互けん制です。

これがすんなり出てこない場合は、問題ですよ!

では、答えです。

1)タイムスタンプに係わる要件整備で、スキャン当日に付与が必要であるものが、受領から翌日起算の3日以内に付せば良いとされました。
2)スキャンを行った際に保存すべき大きさ情報が、A4以下であれば不要とされ、JPEG内のExif情報中の内縦横ピクセル値や階調情報等を保存することで良いとされました。
3)相互けん制要件緩和として、受領事務とスキャン事務をそれぞれ別の者が行うこととする要件が不要とされ、受領者以外の別の者が電子化ファイルの確認を行うことで良いとされました。

皆さんはいかがでしたか?
しっかり押さえておられましたか?

さて、これらの要件から、スマホ利用の際のリスクは何かお分かりでしょうか?

次回は、その点を解説します。

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番外編 「中堅企業が課題を克服して、スキャナ保存本番スタート!」

作成者:アンテナハウス株式会社 益田康夫
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いつも ブログをお読み頂きましてありがとうございます。

下記無料セミナーがとてもお薦めです。導入企業が自ら語る点が興味深いです。

 導入企業が自ら語る! スキャナ保存制度導入事例紹介セミナー
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2016年9月よりクラ・サバ版としてScanSaveネットワーク接続版をリリースし中堅企業様の様々なニーズにお応えしております。

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第131回 「H28年スマホ緩和で「特に速やか」が新しい入力方式になったと勘違いしていませんか?(1)」

作成者:アンテナハウス株式会社 益田康夫
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H28年スマホ緩和で「特に速やか」が新しい入力方式になったと勘違いしていませんか?(1)

「特に速やか」は「受領者等が読取る際の緩和要件」であり、新しい入力方式ではありません。

領収書等の国税関係重要書類の入力方式は、電子帳簿保存法施行規則3条
5   法第四条第三項 の承認を受けている保存義務者は、次に掲げる要件に従って当該承認を受けている国税関係書類に係る電磁的記録の保存をしなければならない。
一   次に掲げるいずれかの方法により入力すること。
イ 当該国税関係書類に係る記録事項の入力をその作成又は受領後、速やかに行うこと。

ロ 当該国税関係書類に係る記録事項の入力をその業務の処理に係る通常の期間を経過した後、速やかに行うこと(当該国税関係書類の作成又は受領から当該入力までの各事務の処理に関する規程を定めている場合に限る。)。

の通り、いわゆる「速やか方式」と「業務サイクル後、速やか方式」の2つかしありません。

これを「特に速やか方式」と説明している方がいた場合、クスッと笑ってあげて下さい。

さて、あなたは「受領者等が読取る際の緩和要件」の3要件を正確に説明できますか?

次回は、その点を解説します。

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第130回 「3月2日のJIIMA国税庁特別講演を聴講しました」

作成者:アンテナハウス株式会社 益田康夫
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「3月2日のJIIMA国税庁特別講演を聴講しました」

2017年3月2日両国で開催された特別講演
セミナータイトル:国税関係帳簿書類の電子保存についてーその要件と利用上の注意ー
講       師:国税庁 課税部 課税総括課 課税企画官 山下 和博氏
本講演のポイント:申請承認が必要 承認無く帳簿や書類を備え付けていない場合、帳簿書類の保存義務違反になり、青色申告法人の取り消しの可能性がある。ユーザー自身が電子帳簿保存法の法令要件を十分理解してもらいたい。
ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー--------

講演の目次は以下となります。
Ⅰ 電子化推進の基本的な考え方
Ⅱ 国税関係帳簿書類の保存方法と電子保存
Ⅲ 電子帳簿保存法における電子保存の基本的な要件
Ⅳ 電子帳簿の作成・保存(特に注意すべき事項)
Ⅴ 国税関係書類のスキャナ保存(特に注意すべき事項)
Ⅵ ソフトウェア/サービス選定の留意事項

筆者(参加)感想

40分間とういう短い時間ながらとても変わりやすい資料と説明でした。

「帳簿のスキャナ保存がなぜないのか」

「スキャナ保存が帳簿の5要件に加わえて、なぜ要件が細かく沢山あるのか」

「帳簿が手書き作成の場合は、スキャナ保存は不可」

「H17年、H27年、H28年それぞれの要件概要と特徴」

「特に強調されていた点は、便利になってた会計サービスソフトなどを利用して、安易な気持ちで、電子帳簿保存法の法令要件を知らずに、帳簿や(証憑)書類を捨ててしまい帳簿書類の保存義務違反!とならないように注意して下さい。」

 地域的な問題や日程的な問題で参加できなくて、より詳しい事が聞きたい方はお気軽にお問い合わせください。

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第129回 「ご存知でしたか?紙の領収書などの扱い」

作成者:アンテナハウス株式会社 益田康夫
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 「ご存知でしたか?紙の領収書などの扱い」

 スキャナ保存申請者がみなし承認後の運用の中で「速やか」「業務サイクル後速やか」の対象期間を超えてた場合、領収書等の扱いに関して筆者の考え方は、「1週間や最大30日の業務サイクルを超えたものは紙で保存しなければならない」というものです。なお、この時電子化するのは自由と考えています。

 この様にセミナーでもお話していましたが、この度修正させて頂きます。

 修正内容は、以下の通りです。

 「スキャナ保存申請は紙の保存に代えて承認されているので、承認以降は要件確保された電子化ファイルが原本になります。よって、1週間や最大30日の業務サイクルを超えたもでも電子化ファイルが原本であるが、紙も合わせて保存しなければならない」となります。

 非常に細かいことですが、大事なことなのでご承知おきください。

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第128回「電子取引の保存義務違反大丈夫ですか?」3

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 「電子取引の保存義務違反大丈夫ですか?」3

保存義務違反のパターンについて考えてみましょう!

1.メール添付で請求書や領収書が届き、正しく仕訳入力など処理はしたが電子の請求書や領収書の保存は担当者のPCに入ったままで検索要件が未確保状態である。

2.EDIやクラウドサービスで2年から数年間はデータが保管されているので検索できるが、言って期間が過ぎるとPDFとCSVだけ提供されてくる場合、法定保存期間7年間以上の要件確保が不備になる

皆様や皆様のお客様は大丈夫ですか?

実はこのような企業が沢山あるのです。この機会に見直しては如何でしょうか?

簡単に対応できますのでご心配な方はご相談ください。 

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第127回「電子取引の保存義務違反大丈夫ですか?」2

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 「電子取引の保存義務違反大丈夫ですか?」2

さて、施行規則を見てゆきましょう!

重要部分は赤文字のところです。

法10条とは前回のブログで解決済みです。

(電子取引の取引情報に係る電磁的記録の保存)

第八条  法第十条 に規定する保存義務者は、電子取引を行った場合には、次項又は第三項に定めるところにより同条 ただし書の書面又は電子計算機出力マイクロフィルムを保存する場合を除き、当該電子取引の取引情報法第二条第六号 に規定する取引情報をいう。)に係る電磁的記録を、当該取引情報の受領が書面により行われたとした場合又は当該取引情報の送付が書面により行われその写しが作成されたとした場合に国税に関する法律の規定により、当該書面を保存すべきこととなる場所に、当該書面を保存すべきこととなる期間、次の各号に掲げるいずれかの措置を行い第三条第一項第四号並びに同条第五項第七号において準用する同条第一項第三号(同号イに係る部分に限る。)及び第五号に掲げる要件に従って保存しなければならない。

 当該取引情報の授受後遅滞なく、当該電磁的記録の記録事項にタイムスタンプを付すとともに、当該電磁的記録の保存を行う者又はその者を直接監督する者に関する情報を確認することができるようにしておくこと。
 当該電磁的記録の記録事項について正当な理由がない訂正及び削除の防止に関する事務処理の規程を定め、当該規程に沿った運用を行い、当該電磁的記録の保存に併せて当該規程の備付けを行うこと。
 法第十条 ただし書の規定により同条 ただし書の書面の保存をする保存義務者は、当該書面を、前項に規定する場所に、同項に規定する期間、整理して保存しなければならない。この場合においては、当該書面は、整然とした形式及び明瞭な状態で出力しなければならない。
 法第十条 ただし書の規定により同条 ただし書の電子計算機出力マイクロフィルムの保存をする保存義務者は、当該電子計算機出力マイクロフィルムを、第一項に規定する場所に、同項に規定する期間、第四条第二項において準用する同条第一項第一号(同号ロに係る部分に限る。)から第四号までに掲げる要件に従って保存しなければならない。
どうでしょうか?
お分かりいただけましたでしょうか?
補足しますね!
「次の各号に掲げるいずれかの措置を行い」とは次を指しています。
 当該取引情報の授受後遅滞なく、当該電磁的記録の記録事項にタイムスタンプを付すとともに、当該電磁的記録の保存を行う者又はその者を直接監督する者に関する情報を確認することができるようにしておくこと。
 当該電磁的記録の記録事項について正当な理由がない訂正及び削除の防止に関する事務処理の規程を定め、当該規程に沿った運用を行い、当該電磁的記録の保存に併せて当該規程の備付けを行うこと。
「第三条第一項第四号並びに同条第五項第七号において準用する同条第一項第三号(同号イに係る部分に限る。)及び第五号に掲げる要件に従って保存しなければならない。」とは下記をご覧ください。
「同条第一項第三号(同号イに係る部分に限る。)「第五号に掲げる要件」が重要です。
「同条第一項第三号(同号イに係る部分に限る。)とは
 当該国税関係帳簿に係る電子計算機処理システムの概要を記載した書類
を指します。
「第五号に掲げる要件」とは

 当該国税関係帳簿に係る電磁的記録の記録事項の検索をすることができる機能(次に掲げる要件を満たすものに限る。)を確保しておくこと。

 取引年月日、勘定科目、取引金額その他の国税関係帳簿の種類に応じた主要な記録項目(以下この号において「記録項目」という。)を検索の条件として設定することができること。
 日付又は金額に係る記録項目については、その範囲を指定して条件を設定することができること。
 二以上の任意の記録項目を組み合わせて条件を設定することができること。
となる訳です。

次回は、保存義務違反について

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 「電子取引の保存義務違反大丈夫ですか?」

EDI取引は便利ですよね!?

流通業も製造業もEDIや電子での取引が活発に行われるようになっています。

皆様や皆様のお客様はこのような電子取引のデータをどのように保存されていますでしょうか?

注意しなければならないのは電子取引をした際の取引情報に係る電磁的記録の保存が義務になっている点です。その上、これは申請に関わらず義務なのです。

(電子取引の取引情報に係る電磁的記録の保存)

第十条  所得税(源泉徴収に係る所得税を除く。)及び法人税に係る保存義務者は、電子取引を行った場合には、財務省令で定めるところにより、当該電子取引の取引情報に係る電磁的記録を保存しなければならない。ただし、財務省令で定めるところにより、当該電磁的記録を出力することにより作成した書面又は電子計算機出力マイクロフィルムを保存する場合は、この限りでない。
上記の前段が電子での保存、後段が紙に印刷した際の保存について書かれています。
次回で、施行規則を見てゆきましょう!

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