カテゴリー別アーカイブ: スキャナ保存

証憑書類の「スキャナ保存」講座 第11回「電子帳簿保存法施行規則(省令)1条2条のご説明」

作成者:アンテナハウス株式会社 益田康夫
資 格:上級 文書情報管理士、簿記3級、行政書士試験合格者
本ブログの記載内容は、公開日時点での法令等に基づいています。
その後の法令改定により要件が変わる可能性がありますので、最新の法令などをご確認下さい。

電子帳簿保存法施行規則

規則は1条~8条ですが、ここに詳しい要件が書かれています。特に3条が重要です。
全文を確認しましょう。(講座は分割して開催しますが次回の3条が肝となります)

この規則の確認が容易でないところは、先に法律の4条1項・2項が説明されていて、後に
規定されたスキャナ保存4条3項が、4条1項・2項の要件を準用しているところです。
落ち着いて、何度も読んでいけば徐々に腑に落ちてゆきます。

電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等の特例に関する法律施行規則(平成十年三月三十一日大蔵省令第四十三号)最終改正:平成二七年三月三一日財務省令第三六号

電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等の特例に関する法律 (平成十年法律第二十五号)の規定に基づき、電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等の特例に関する法律施行規則を次のように定める。

(定義)

第一条  この省令において、「国税」、「国税関係帳簿書類」、「電磁的記録」、「保存義務者」、「納税地等」、「電子取引」又は「電子計算機出力マイクロフィルム」とは、それぞれ電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等の特例に関する法律 (平成十年法律第二十五号。以下「法」という。)第二条 に規定する国税、国税関係帳簿書類、電磁的記録、保存義務者、納税地等、電子取引又は電子計算機出力マイクロフィルムをいう。

2  この省令において、「電子計算機処理」とは、電子計算機を使用して行われる情報の入力、蓄積、編集、加工、修正、更新、検索、消去、出力又はこれらに類する処理をいう。

(税関長が所轄庁となる場合)

第二条  法第四条第一項 に規定する財務省令で定める場合は、国税関係帳簿(法第二条第二号 に規定する国税関係帳簿をいう。以下同じ。)が消費税法施行令 (昭和六十三年政令第三百六十号)第七十一条第三項 (帳簿の備付け)、酒税法施行令 (昭和三十七年政令第九十七号)第五十二条第四項 (帳簿の記載事項)、たばこ税法施行令 (昭和六十年政令第五号)第十七条第五項 (帳簿の記載事項)、揮発油税法施行令 (昭和三十二年政令第五十七号)第十七条第五項 (帳簿の記載事項)、石油ガス税法施行令 (昭和四十一年政令第五号)第二十一条第四項 (帳簿の記載事項)又は石油石炭税法施行令 (昭和五十三年政令第百三十二号)第二十条第六項 、第八項若しくは第九項(帳簿の記載事項)の帳簿である場合とする。

 ここでもう一度法律に戻って、法第2条を復習することで次回の規則3条の理解が深まります。

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証憑書類の「スキャナ保存」講座 第10回「電子取引のご説明」

作成者:アンテナハウス株式会社 益田康夫
資 格:上級 文書情報管理士、簿記3級、行政書士試験合格者
本ブログの記載内容は、公開日時点での法令等に基づいています。
その後の法令改定により要件が変わる可能性がありますので、最新の法令などをご確認下さい。

電子取引は、本法律で規定されたもので、申請承認に関わらず保存義務があるのでコンプライアンスの観点で、注意が必要です。

(定義) より抜粋

第二条  この法律において、次の各号に掲げる用語の意義は、当該各号に定めるところによる。

六  電子取引 取引情報(取引に関して受領し、又は交付する注文書、契約書、送り状、領収書、見積書その他これらに準ずる書類に通常記載される事項をいう。以下同じ。)の授
受を電磁的方式により行う取引をいう。

(電子取引の取引情報に係る電磁的記録の保存)

第十条  所得税(源泉徴収に係る所得税を除く。)及び法人税に係る保存義務者は、電子取引を行った場合には、財務省令で定めるところにより当該電子取引の取引情報に係る電磁的記録を保存しなければならない。ただし、財務省令で定めるところにより、当該電磁的記録を出力することにより作成した書面又は電子計算機出力マイクロフィルムを保存する場合は、この限りでない。

 如何でしょうか?
ここで「財務省令で定めるところにより」と規定されている通り要件は次回以降で触れる施行規則
を見なければなりません。次回以降もご期待ください。

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証憑書類の「スキャナ保存」講座 第9回「スキャナ保存は4条3項、のご説明」

作成者:アンテナハウス株式会社 益田康夫
資 格:上級 文書情報管理士、簿記3級、行政書士試験合格者
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-『本日のポイント』-

 スキャナ保存は4条3項です。4条1項・2項と比較してみましょう。

 この違いを把握することが重要です。
よく、セミナーで腑に落ちない顔をされているお客様がいます。
これは、「書類」と「スキャナ」の要件の違いがぼんやりしているからです。
この点を意識して、4条2項「書類」と4条3項「スキャナ」を比較しながら読んで頂ければ、よく理解できるはずです。

 (国税関係帳簿書類の電磁的記録による保存等)

第四条

1 保存義務者は、国税関係帳簿の全部又は一部について、自己が最初の記録段階から一貫して電子計算機を使用して作成する場合であって、納税地等の所轄税務署長(財務省令で定める場合にあっては、納税地等の所轄税関長。以下「所轄税務署長等」という。)
の承認を受けたときは、財務省令で定めるところにより、当該承認を受けた国税関係帳簿
に係る電磁的記録の備付け及び保存をもって当該承認を受けた国税関係帳簿の備付け及び
保存に代えることができる。

 保存義務者は、国税関係書類の全部又は一部について、自己が一貫して電子計算機を使用して作成する場合であって所轄税務署長等の承認を受けたときは、財務省令で定めるところにより、当該承認を受けた国税関係書類に係る電磁的記録の保存をもって当該承認を受けた国税関係書類の保存に代えることができる。

 前項に規定するもののほか、保存義務者は、国税関係書類(財務省令で定めるものを除く。)の全部又は一部について、当該国税関係書類に記載されている事項を財務省令で定める装置により電磁的記録に記録する場合であって所轄税務署長等の承認を受けたときは財務省令で定めるところにより、当該承認を受けた国税関係書類に係る電磁的記録の保存をもって当該承認を受けた国税関係書類の保存に代えることができる。

3.項がスキャナ保存制度です。
ここからスキャナ保存はよく4条3項と言われる所以です。
現時点の財務省令で定める装置の定義として「原稿台と一体」になったスキャナとあるため、
今後の省令改定を待たなければスマホは利用不可となります。

 

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証憑書類の「スキャナ保存」講座 第8回 「制度の法律確認」

作成者:アンテナハウス株式会社 益田康夫
資 格:上級 文書情報管理士、簿記3級、行政書士試験合格者
-『本日のポイント』-

法令等には法律用語や法律の独特な言い回し(例:準用、適時、速やかなど)が沢山あります。コンプライアンスの観点で、法令で何が求められているのかは、確認が必要なところです。また、スキャナ保存(4条3項)の法令等のポイントをスムースに確認するにはメリハリを付けた学習が重要です。時間に余裕のない方は、1回目は赤文字を中心に目を通し、その後通しで11条全文を読破して下さい。これを読破するのが最初の難関です。心を落ち着けて一気に行きましょう!!

正式な法律名

電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等の特例に関する法律

(平成十年三月三十一日法律第二十五号)最終改正:平成一九年三月三〇日法律第六号

 

(趣旨)

第一条  この法律は、情報化社会に対応し、国税の納税義務の適正な履行を確保しつつ納税者等の国税関係帳簿書類の保存に係る負担を軽減する等のため、電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等について、所得税法 (昭和四十年法律第三十三号)、法人税法 (昭和四十年法律第三十四号)その他の国税に関する法律の 特例 を定めるものとする

(定義)

 

第二条  この法律において、次の各号に掲げる用語の意義は、当該各号に定めるところによる。

一  国税 国税通則法 (昭和三十七年法律第六十六号)第二条第一号 (定義)に規定する国税をいう。

二  国税関係帳簿書類 国税関係帳簿(国税に関する法律の規定により備付け及び保存をしなければならないこととされている帳簿(輸入品に対する内国消費税の徴収等に関する法律 (昭和三十年法律第三十七号)第十六条第九項 (保税工場等において保税作業をする場合等の内国消費税の特例)に規定する帳簿を除く。)をいう。以下同じ。)又は国税関係書類(国税に関する法律の規定により保存をしなければならないこととされている書類をいう。以下同じ。)をいう。

三  電磁的記録 電子的方式、磁気的方式その他の人の知覚によっては認識することができない方式(第六号において「電磁的方式」という。)で作られる記録であって、電子計算機による情報処理の用に供されるものをいう。

四  保存義務者 国税に関する法律の規定により国税関係帳簿書類の保存をしなければならないこととされている者をいう。

五  納税地等 保存義務者が、国税関係帳簿書類に係る国税の納税者(国税通則法第二条第五号 に規定する納税者をいう。以下この号において同じ。)である場合には当該国税の納税地をいい、国税関係帳簿書類に係る国税の納税者でない場合には当該国税関係帳簿書類に係る対応業務(国税に関する法律の規定により業務に関して国税関係帳簿書類の保存をしなければならないこととされている場合における当該業務をいう。)を行う事務所、事業所その他これらに準ずるものの所在地をいう。

六  電子取引 取引情報(取引に関して受領し、又は交付する注文書、契約書、送り状、領収書、見積書その他これらに準ずる書類に通常記載される事項をいう。以下同じ。)の授受を電磁的方式により行う取引をいう。

七  電子計算機出力マイクロフィルム 電子計算機を用いて電磁的記録を出力することにより作成するマイクロフィルムをいう。

 

(他の国税に関する法律との関係)

第三条  国税関係帳簿書類の備付け又は保存及び国税関係書類以外の書類の保存については、他の国税に関する法律に定めるもののほか、この法律の定めるところによる。

 

(国税関係帳簿書類の電磁的記録による保存等)

第四条  保存義務者は、国税関係帳簿の全部又は一部について、自己が最初の記録段階から一貫して電子計算機を使用して作成する場合であって、納税地等の所轄税務署長(財務省令で定める場合にあっては、納税地等の所轄税関長。以下「所轄税務署長等」という。)の承認を受けたときは、財務省令で定めるところにより、当該承認を受けた国税関係帳簿に係る電磁的記録の備付け及び保存をもって当該承認を受けた国税関係帳簿の備付け及び保存に代えることができる。

2  保存義務者は、国税関係書類の全部又は一部について、自己が一貫して電子計算機を使用して作成する場合であって、所轄税務署長等の承認を受けたときは、財務省令で定めるところにより、当該承認を受けた国税関係書類に係る電磁的記録の保存をもって当該承認を受けた国税関係書類の保存に代えることができる。

3   前項に規定するもののほか、保存義務者は、国税関係書類(財務省令で定めるものを除く。)の全部又は一部について、当該国税関係書類に記載されている事項を財務省令で定める装置により電磁的記録に記録する場合であって、所轄税務署長等の承認を受けたときは、財務省令で定めるところにより、当該承認を受けた国税関係書類に係る電磁的記録の保存をもって当該承認を受けた国税関係書類の保存に代えることができる。

 

(国税関係帳簿書類の電子計算機出力マイクロフィルムによる保存等)

第五条  保存義務者は、国税関係帳簿の全部又は一部について、自己が最初の記録段階から一貫して電子計算機を使用して作成する場合であって、所轄税務署長等の承認を受けたときは、財務省令で定めるところにより、当該承認を受けた国税関係帳簿に係る電磁的記録の備付け及び当該電磁的記録の電子計算機出力マイクロフィルムによる保存をもって当該承認を受けた国税関係帳簿の備付け及び保存に代えることができる。

2  保存義務者は、国税関係書類の全部又は一部について、自己が一貫して電子計算機を使用して作成する場合であって、所轄税務署長等の承認を受けたときは、財務省令で定めるところにより、当該承認を受けた国税関係書類に係る電磁的記録の電子計算機出力マイクロフィルムによる保存をもって当該承認を受けた国税関係書類の保存に代えることができる。

3  前条第一項又は第二項の承認を受けている保存義務者は、財務省令で定める場合において、当該承認を受けている国税関係帳簿書類の全部又は一部について所轄税務署長等の承認を受けたときは、財務省令で定めるところにより、当該承認を受けた国税関係帳簿書類に係る電磁的記録の電子計算機出力マイクロフィルムによる保存をもって当該承認を受けた国税関係帳簿書類に係る電磁的記録の保存に代えることができる。

 

(電磁的記録による保存等の承認の申請等)

第六条  保存義務者は、第四条第一項の承認を受けようとする場合には、当該承認を受けようとする国税関係帳簿の備付けを開始する日(当該国税関係帳簿が二以上ある場合において、その備付けを開始する日が異なるときは、最初に到来する備付けを開始する日。第五項第一号において同じ。)の三月前の日までに、当該国税関係帳簿の種類、当該国税関係帳簿の作成に使用する電子計算機及びプログラム(電子計算機に対する指令であって、一の結果を得ることができるように組み合わされたものをいう。次項において同じ。)の概要その他財務省令で定める事項を記載した申請書に財務省令で定める書類を添付して、これを所轄税務署長等に提出しなければならない。ただし、新たに設立された法人(法人税法第二条第八号 (定義)に規定する人格のない社団等を含む。次項において同じ。)が、当該承認を受けようとする場合において、当該承認を受けようとする国税関係帳簿の全部又は一部が、その設立の日から同日以後六月を経過する日までの間に備付けを開始する国税関係帳簿であるときは、設立の日以後三月を経過する日までに、当該申請書を所轄税務署長等に提出することができる。

2  保存義務者は、第四条第二項又は第三項の承認を受けようとする場合には当該承認を受けようとする国税関係書類に係る電磁的記録の保存をもって当該国税関係書類の保存に代える日(当該国税関係書類が二以上ある場合において、その代える日が異なるときは、最初に到来する代える日。第五項第二号において同じ。)の三月前の日までに、当該国税関係書類の種類、同条第二項の承認を受けようとする場合にあっては当該国税関係書類の作成に使用する電子計算機及びプログラムの概要、同条第三項の承認を受けようとする場合にあっては当該国税関係書類に記載されている事項を電磁的記録に記録する装置の概要、その他財務省令で定める事項を記載した申請書に財務省令で定める書類を添付して、これを所轄税務署長等に提出しなければならない。ただし、新たに設立された法人が、同条第二項又は第三項の承認を受けようとする場合において、当該承認を受けようとする国税関係書類の全部又は一部が、その設立の日から同日以後六月を経過する日までの間に当該国税関係書類に係る電磁的記録の保存をもって当該国税関係書類の保存に代えるものであるときは、設立の日以後三月を経過する日までに、当該申請書を所轄税務署長等に提出することができる。

3  所轄税務署長等は、第一項又は前項の申請書の提出があった場合において、当該申請書に係る国税関係帳簿書類の全部又は一部につき次の各号のいずれかに該当する事実があるときは、その該当する事実がある国税関係帳簿書類について、その申請を却下することができる。

一  次条第一項の規定による届出書が提出され、又は第八条第二項の規定による通知を受けた国税関係帳簿書類であって、当該届出書が提出され、又は当該通知を受けた日以後一年以内にその申請書が提出されたこと。

二  その電磁的記録の備付け又は保存が、第四条各項に規定する財務省令で定めるところに従って行われないと認められる相当の理由があること。

4  所轄税務署長等は、第一項又は第二項の申請書の提出があった場合において、その申請につき承認又は却下の処分をするときは、その申請をした者に対し、書面によりその旨を通知する。この場合において、却下の処分の通知をするときは、その理由を記載しなければならない。

5  第一項又は第二項の申請書の提出があった場合において、次の各号に掲げる場合の区分に応じ当該各号に定める日までにその申請につき承認又は却下の処分がなかったときは、同日においてその承認があったものとみなす

一  当該申請書が国税関係帳簿に係るものである場合(第三号に掲げる場合を除く。) 当該国税関係帳簿の備付けを開始する日の前日

二  当該申請書が国税関係書類に係るものである場合(次号に掲げる場合を除く。) 当該国税関係書類に係る電磁的記録の保存をもって当該国税関係書類の保存に代える日の前日

三  当該申請書が第一項ただし書又は第二項ただし書の規定により提出されたものである場合 その提出の日から三月を経過する日

6  保存義務者は、第四条各項のいずれかの承認を受けようとする国税関係帳簿書類につき、所轄税務署長等のほかに第一項又は第二項の申請書の提出に当たり便宜とする税務署長(以下この項において「所轄外税務署長」という。)がある場合において、当該所轄外税務署長がその便宜とする事情について相当の理由があると認めたときは、財務省令で定めるところにより、当該所轄外税務署長を経由して、当該申請書を当該所轄税務署長等に提出することができる。この場合において、当該申請書が所轄外税務署長に受理されたときは、当該申請書は、その受理された日に所轄税務署長等に提出されたものとみなす。

 

(電磁的記録による保存等の承認に係る変更)

第七条  第四条各項のいずれかの承認を受けている保存義務者は、当該承認を受けている国税関係帳簿書類(以下この条及び次条第一項において「電磁的記録に係る承認済国税関係帳簿書類」という。)の全部又は一部について、第四条第一項に規定する電磁的記録の備付け及び保存又は同条第二項若しくは第三項に規定する電磁的記録の保存をやめようとする場合には、財務省令で定めるところにより、そのやめようとする電磁的記録に係る承認済国税関係帳簿書類の種類その他必要な事項を記載した届出書を所轄税務署長等に提出しなければならない。この場合において、当該届出書の提出があったときは、その提出があった日以後は、当該届出書に係る電磁的記録に係る承認済国税関係帳簿書類については、その承認は、その効力を失うものとする。

2  第四条各項のいずれかの承認を受けている保存義務者は、電磁的記録に係る承認済国税関係帳簿書類に係る前条第一項又は第二項の申請書(当該申請書に添付した書類を含む。)に記載した事項(国税関係帳簿書類の種類を除く。)の変更をしようとする場合には、財務省令で定めるところにより、その旨その他必要な事項を記載した届出書を所轄税務署長等に提出しなければならない。

3  前条第六項の規定は、前二項の届出書の提出について準用する。

 

(電磁的記録による保存等の承認の取消し

第八条  所轄税務署長等は、電磁的記録に係る承認済国税関係帳簿書類の全部又は一部につき次の各号のいずれかに該当する事実があるときは、その該当する事実がある電磁的記録に係る承認済国税関係帳簿書類について、その承認を取り消すことができる。

一  その電磁的記録の備付け又は保存が行われていないこと。

二  その電磁的記録の備付け又は保存が第四条各項に規定する財務省令で定めるところに従って行われていないこと。

2  所轄税務署長等は、前項の規定による承認の取消しの処分をする場合には、その承認を受けている者に対し、その旨及びその理由を記載した書面により、これを通知する。

 

(電子計算機出力マイクロフィルムによる保存等の承認に対する準用)

第九条  前三条の規定は、第五条各項の承認について準用する。この場合において、第六条第一項中「第四条第一項の承認を受けようとする場合には」とあるのは「前条第一項の承認を受けようとする場合にあっては」と、「三月前の日までに」とあるのは「三月前の日までに、同条第三項の承認を受けようとする場合にあっては、当該承認を受けようとする第四条第一項の承認を受けている国税関係帳簿について、電子計算機出力マイクロフィルムによる保存をもって電磁的記録の保存に代える日(当該国税関係帳簿が二以上ある場合において、その代える日が異なるときは、最初に到来する代える日。第五項第一号において同じ。)の三月前の日までに」と、「が、当該承認」とあるのは「が、前条第一項の承認」と、同条第二項中「第四条第二項又は第三項の承認を受けようとする場合には」とあるのは「前条第二項の承認を受けようとする場合にあっては」と、「電磁的記録の」とあるのは「電磁的記録の電子計算機出力マイクロフィルムによる」と、「三月前の日までに」とあるのは「三月前の日までに、同条第三項の承認を受けようとする場合にあっては、当該承認を受けようとする第四条第二項の承認を受けている国税関係書類について、電子計算機出力マイクロフィルムによる保存をもって電磁的記録の保存に代える日(当該国税関係書類が二以上ある場合において、その代える日が異なるときは、最初に到来する代える日。第五項第二号において同じ。)の三月前の日までに」と、「種類、同条第二項の承認を受けようとする場合にあっては」とあるのは「種類、」と、「概要、同条第三項の承認を受けようとする場合にあっては当該国税関係書類に記載されている事項を電磁的記録に記録する装置の概要、」とあるのは「概要」と、「同条第二項又は第三項」とあるのは「前条第二項」と、同条第三項第二号中「保存」とあるのは「電子計算機出力マイクロフィルムによる保存」と、「第四条各項」とあるのは「前条各項」と、同条第五項中「前日」とあるのは「前日(当該申請書が前条第三項の承認を受けようとするものである場合には、電子計算機出力マイクロフィルムによる保存をもって電磁的記録の保存に代える日の前日)」と、「電磁的記録の」とあるのは「電磁的記録の電子計算機出力マイクロフィルムによる」と、同条第六項中「第四条各項」とあるのは「前条各項」と、第七条第一項中「第四条各項」とあるのは「第五条各項」と、「電磁的記録に係る承認済国税関係帳簿書類」とあるのは「電子計算機出力マイクロフィルムに係る承認済国税関係帳簿書類」と、「第四条第一項」とあるのは「第五条第一項」と、「及び保存」とあるのは「及び当該電磁的記録の電子計算機出力マイクロフィルムによる保存」と、「の保存」とあるのは「の電子計算機出力マイクロフィルムによる保存」と、同条第二項中「第四条各項」とあるのは「第五条各項」と、「電磁的記録に係る承認済国税関係帳簿書類」とあるのは「電子計算機出力マイクロフィルムに係る承認済国税関係帳簿書類」と、前条第一項中「電磁的記録に係る承認済国税関係帳簿書類」とあるのは「電子計算機出力マイクロフィルムに係る承認済国税関係帳簿書類」と、「保存」とあるのは「電子計算機出力マイクロフィルムによる保存」と、「第四条各項」とあるのは「第五条各項」と読み替えるものとする。

(行政手続等における情報通信の技術の利用に関する法律 等の適用除外)

 

第九条の二  国税関係帳簿書類については、行政手続等における情報通信の技術の利用に関する法律 (平成十四年法律第百五十一号)第六条 (行政機関等の電磁的記録による作成等)並びに民間事業者等が行う書面の保存等における情報通信の技術の利用に関する法律 (平成十六年法律第百四十九号)第三条 (電磁的記録による保存)及び第四条 (電磁的記録による作成)の規定は、適用しない。

 

電子取引の取引情報に係る電磁的記録の保存

第十条   所得税(源泉徴収に係る所得税を除く。)及び法人税に係る保存義務者は、電子取引を行った場合には、財務省令で定めるところにより、当該電子取引の取引情報に係る電磁的記録を保存しなければならない。ただし、財務省令で定めるところにより、当該電磁的記録を出力することにより作成した書面又は電子計算機出力マイクロフィルムを保存する場合は、この限りでない。

 

(他の国税に関する法律の規定の適用)

第十一条  第四条各項又は第五条各項のいずれかの承認を受けている国税関係帳簿書類に係る電磁的記録又は電子計算機出力マイクロフィルムに対する他の国税に関する法律の規定の適用については、当該電磁的記録又は電子計算機出力マイクロフィルムを当該国税関係帳簿書類とみなす。

2  前条の規定により保存が行われている電磁的記録又は電子計算機出力マイクロフィルムに対する他の国税に関する法律の規定の適用については、当該電磁的記録又は電子計算機出力マイクロフィルムを国税関係書類以外の書類とみなす。

3  前条及び前二項の規定の適用がある場合には、次に定めるところによる

一  所得税法第百四十五条第一号 (青色申告の承認申請の却下)(同法第百六十六条 (申告、納付及び還付)において準用する場合を含む。)の規定の適用については、同号 中「帳簿書類)」とあるのは、「帳簿書類)又は電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等の特例に関する法律(平成十年法律第二十五号)第四条各項(国税関係帳簿書類の電磁的記録による保存等)、第五条各項(国税関係帳簿書類の電子計算機出力マイクロフィルムによる保存等)若しくは第十条(電子取引の取引情報に係る電磁的記録の保存)のいずれか」とする。

二  所得税法第百五十条第一項第一号 (青色申告の承認の取消し)(同法第百六十六条 において準用する場合を含む。)及び法人税法第百二十三条第一号 (青色申告の承認申請の却下)(同法第百四十六条第一項 (青色申告)において準用する場合を含む。)の規定の適用については、所得税法第百五十条第一項第一号 及び法人税法第百二十三条第一号 中「帳簿書類)」とあるのは、「帳簿書類)又は電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等の特例に関する法律第四条各項(国税関係帳簿書類の電磁的記録による保存等)、第五条各項(国税関係帳簿書類の電子計算機出力マイクロフィルムによる保存等)若しくは第十条(電子取引の取引情報に係る電磁的記録の保存)のいずれか」とする。

三  法人税法第四条の三第二項第三号 ロ(連結納税の承認の申請)の規定の適用については、同号 ロ中「次条第一項」とあるのは、「次条第一項又は電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等の特例に関する法律(平成十年法律第二十五号)第四条各項(国税関係帳簿書類の電磁的記録による保存等)、第五条各項(国税関係帳簿書類の電子計算機出力マイクロフィルムによる保存等)若しくは第十条(電子取引の取引情報に係る電磁的記録の保存)のいずれか」とする。

四  法人税法第四条の五第一項第一号 (連結納税の承認の取消し等)及び第百二十七条第一項第一号 (青色申告の承認の取消し)(同法第百四十六条第一項 において準用する場合を含む。)の規定の適用については、同法第四条の五第一項第一号 及び第百二十七条第一項第一号 中「前条第一項」とあるのは、「前条第一項又は電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等の特例に関する法律第四条各項(国税関係帳簿書類の電磁的記録による保存等)、第五条各項(国税関係帳簿書類の電子計算機出力マイクロフィルムによる保存等)若しくは第十条(電子取引の取引情報に係る電磁的記録の保存)のいずれか」とする。

 

・国税庁 電子帳簿保存法のページから

https://www.nta.go.jp/shiraberu/zeiho-kaishaku/joho-zeikaishaku/dennshichobo/jirei/

ここまでです。お疲れさまでした。

ちなみに、規制緩和で省令は変更されましたが、法律は変更されていません。

 

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・詳しくは、 http://www.antenna.co.jp/scansave/ をご覧ください。
・問合わせは、 sis@antenna.co.jp まで


証憑書類の「スキャナ保存」講座 第7回「スキャナ保存アンケートのご説明」

作成者:アンテナハウス株式会社 益田康夫
資 格:上級 文書情報管理士、簿記3級、行政書士試験合格者
-『本日のポイント』-

スキャナ保存に興味をお持ちの皆様が、本アンケートに答える事で自社の証憑書類の保管状況の簡単な確認ができるように作られています。

5分程度作成ができます。

アンケートにお答えいただいた方を対象に、個別で税務関係書類の電子化の解説と質疑にお答えする説明会をさせて頂きます。「スキャナ保存」の導入検討をしていて、手っ取り早くアドバイスが
欲しいお客様に最適です。

アンケートに答えるだけでも、自社の証憑書類の保管の見直しのきっかけになるでしょう!

「電子帳簿保存法(スキャナ保存:国税関係書類の原本廃棄を実現する)アンケート」

個別説明会をご希望の方は、以下の手順で電子メールを利用して、PDFのアンケートの送付と、個別説明会のお申し込みをしてください。

1.
次のPDFファイルをダウンロードしていただき、PDFの入力フォームにご記入ください。
※PDFのフォームの入力には Adobe AcrobatまたはAdobe Readerをご利用ください。
アンケートPDF:

http://www.antenna.co.jp/scansave/pdf/ah-edoc-mgr-questionnaire_s.pdf

2.

ご記入の内容に間違いがなければ、PDFの3ページ目にある「記入内容を保存」ボタンをクリックして新規保存してください。

3.

新規保存したPDFを電子メールに添付して sis@antenna.co.jp 宛てにお送りください。
電子メールを送信する際、電子メールの件名に次の件名と、本文に個別説明会の開催希望日 第一候補~第三候補と、参加予定人数を記載してください。

電子メール本文:
・開催希望日

第一候補日時:
第二候補日時:
第三候補日時:

・予定人数  :  人
送信メールの到着後、アンケートPDFの入力内容および開催希望日などを確認したのちに弊社担当より連絡差し上げます。

 

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証憑書類の「スキャナ保存」講座 第6回「導入のデメリットのご説明」

作成者:アンテナハウス株式会社 益田康夫
資 格:上級 文書情報管理士、簿記3級、行政書士試験合格者
-『本日のポイント』-

「導入のデメリットのご説明」

確かにデメリット(多くは費用や負担)は、あります。

 しかし、それぞれ軽減することが可能です。

デメリット内容                  軽減・解決案

×システム導入費用              →サーバシステムなら200万円以上
                       △ScanSave-Liteなら12万円~

×タイムスタンプのランニング費用       →一般的に12,000個/年間で約10万円
         △ScanSave-Lite導入支援パックなら38万円~ でタイムスタンプ付

△スキャナの準備               →○複合機で可能
△税務署への申請書の提出と承認        →○専門家にアドバイスを受ける

△タイムスタンプ費用             →○お得なセットサービスがある
ScanSaveのタイムスタンプ付パックならお得!

△タイムスタンプを含めたスキャナ保存要件確保 →○専用ソフトと運用で確保可能
△サーバシステムでは300万円以上      →○低価格なパソコン用ソフト
△証憑種類と帳簿との相互関連性        →△紙の場合でも必要なこと

△検索要件の確保(検索キーの登録)     →△手入力以外に会計システム側の検索機能利用*
や、自動仕訳し会計システム連動可能なオプションを現在開発中

*会計システム側の検索機能利用:別途4条1項帳簿のデータ保存の承認が必須

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証憑書類の「スキャナ保存」講座 第5回「導入のメリットのご説明」

作成者:アンテナハウス株式会社 益田康夫
資 格:上級 文書情報管理士、簿記3級、行政書士試験合格者
-『本日のポイント』-

「導入のメリットのご説明」

「スキャ保存」を導入すると

以下のようなメリットが考えられます。自社の状況と照らして確認しましょう。

◎保管スペースの削減          毎月1m程度の証憑書類の保管が発生
◎「移し替え」「置き換え」作業の削減  大企業ではキャビネットや書庫への定期移動が発生
◎重複保管の削減            担当者ベースでコピーを持ちたがる
◎依頼による調査時間の削減       請求書を探してと依頼されると業務が停止
◎事業所間移動(物流)の削減      受け払いで管理が必要です
◎柔軟な検索              紙の保管だと検索が大変
◎スピーディーな検索          紙だと時間がかかりスキャンして、戻すのも大変
◎内部監査の時間短縮          証憑書類の確認で大幅な時短実現
◎税務調査の準備時間短縮        証憑書類を持ち込む必要が無い
◎税務調査の対応時間の短縮       帳簿と関連付けて、種別・日付・金額で絞込める
◎内部統制の強化            重要書類は適正事務処理要件で内部統制が機能
◎月次決算の早期化           拠点スキャン後、紙を送らずとも経理処理が進む
◎紛失事故の削減            簿冊への戻し忘れや、戻し間違いが無くなる

 

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証憑書類の「スキャナ保存」講座 第4回「証憑書類の保存義務のご説明」

作成者:アンテナハウス株式会社 益田康夫
資 格:上級 文書情報管理士、簿記3級、行政書士試験合格者
-『本日のポイント』-

電子帳簿保存法の第4条について

法人税法施行規則第59条について

帳簿書類等の保存期間及び保存方法について

――――

電子帳簿保存法の第4条について

 

電子帳簿保存法の第4条は特例法です。下記抜粋より承認を受けないと出来ない制度です。
「所轄税務署長等の承認を受けたときは、財務省令で定めるところにより、当該承認を受けた国税関係書類に係る電磁的記録の保存をもって当該承認を受けた国税関係書類の保存に代えることができる。」

続いて、
法人税法等の規定で証憑書類の保存義務が如何に定められているかを見てみましょう。
法人税法施行規則59条 青色申告法人の「(帳簿書類の整理保存) 」について
法人税法施行規則第59条について
第59条 青色申告法人は、次に掲げる帳簿書類整理し、七年間、これを納税地(第三号に掲げる書類にあつては、当該納税地又は同号の取引に係る法施行地内の事務所、事業所その他これらに準ずるものの所在地)に保存しなければならない。
一 第五十四条(取引に関する帳簿及び記載事項)に規定する帳簿並びに当該青色申告法人の資産、負債及び資本に影響を及ぼす一切の取引に関して作成されたその他の帳簿
二 棚卸表、貸借対照表及び損益計算書並びに決算に関して作成されたその他の書類
三 取引に関して、相手方から受け取つた注文書契約書送り状領収書見積書の他これらに準ずる書類及び自己の作成したこれらの書類でその写しのあるものはその写し
2 前項の期間は、帳簿についてはその閉鎖の日の属する事業年度終了の日の翌日から二月(法第七十五条の二(確定申告書の提出期限の延長の特例)の規定の適用を受けている場合には二月にその延長に係る月数の期間を加えた期間とし、清算中の内国法人について残余財産が確定した場合には一月とする。以下この項において同じ。)を経過した日から、書類についてはその作成又は受領の日の属する事業年度終了の日の翌日から二月を経過した日から、起算する。
3 第一項各号に掲げる帳簿書類のうち次の表の各号の上欄に掲げるものについての当該各号の中欄に掲げる期間における同項の規定による保存については、当該各号の下欄に掲げる方法によることができる。

一 第一項第三号に掲げる書類(帳簿代用書類に該当するものを除く。)のうち国税庁長官が定めるもの 前項に規定する起算の日以後三年を経過した日から当該起算の日以後五年を経過する日までの期間 財務大臣の定める方法
二 第一項各号に掲げる帳簿書類 前項に規定する起算の日から五年を経過した日以後の期間 財務大臣の定める方法

4 前項の表の第一号の上欄に規定する帳簿代用書類とは、第一項第三号に掲げる書類のうち、別表二十一に定める記載事項の全部又は一部の帳簿への記載に代えて当該記載事項が記載されている書類を整理し、その整理されたものを保存している場合における当該書類をいう。

 

帳簿書類等の保存期間及び保存方法について

ホーム>税について調べる>タックスアンサー>法人税>その他>No.5930 帳簿書類等の保存期間及び保存方法

No.5930 帳簿書類等の保存期間及び保存方法

[平成27年4月1日現在法令等]

1 帳簿書類等の保存期間

法人は、帳簿(注1)を備え付けてその取引を記録するとともに、その帳簿と取引等に関して作成又は受領した書類(以下「書類」といい、帳簿と併せて「帳簿書類」といいます。)を、その事業年度の確定申告書の提出期限から7年間(注2)保存しなければなりません。   また、法人が、取引情報の授受を電磁的方式によって行う電子取引をした場合には、原則としてその電磁的記録(電子データ)をその事業年度の確定申告書の提出期限から7年間保存する必要があります。   ただし、その電磁的記録を出力した紙によって保存しているときには、電磁的記録を保存する必要はありません。

  1. (注1) 「帳簿」には、例えば総勘定元帳、仕訳帳、現金出納帳、売掛金元帳、買掛金元帳、固定資産台帳、売上帳、仕入帳などがあり、また、「書類」には、例えば棚卸表、貸借対照表、損益計算書、注文書、契約書、領収書などがあります。
  2. (注2) 平成23年12月税制改正により青色申告書を提出した事業年度の欠損金の繰越期間が9年とされたことに伴い、平成20年4月1日以後に終了した欠損金の生じた事業年度においては、帳簿書類の保存期間が9年間に延長されました。  また、平成27年度税制改正により、平成29年4月1日以後に開始する欠損金額の生ずる事業年度においては、帳簿書類の保存期間が10年間に延長されています。

 

2 帳簿書類の保存方法

(1)  原則的な保存方法   帳簿書類の保存方法は、紙による保存が原則となります。   したがって、電子計算機で作成した帳簿書類についても、原則として電子計算機からアウトプットした紙により保存する必要があります。
(2)  6年目及び7年目のマイクロフィルムによる保存方法(注)   帳簿書類の保存は、紙による保存が原則ですが、保存期間の最後の2年間に当たる6年目及び7年目の帳簿書類(一定の書類については最後の4年間)は、一定の要件を満たすマイクロフィルムにより保存することができます。   なお、マイクロフィルムによる保存を行う場合には、一定の基準を満たすマイクロフィルムリーダ又はマイクロフィルムリーダプリンタを設置する必要があります。
(注) 平成23年12月の税制改正により青色欠損金額の繰越控除制度の規定の適用を受ける場合の帳簿書類の保存期間が9年間に延長されたことに伴い、8年目と9年目においてもマイクロフィルムによる保存を行うことができます。
(3)  電磁的記録による保存方法   自己が電磁的記録により最初の記録段階から一貫して電子計算機を使用して作成する帳簿書類で一定の要件を満たすものは、紙による保存によらず、サーバ・DVD・CD等に記録した電磁的記録(電子データ)のままで保存することができます。   なお、電磁的記録による保存を行う場合には、あらかじめ所轄税務署長に対して申請書を提出し、承認を受けることが必要です。また、この申請書は、備付けを開始する日の3月前の日までに提出する必要があります。
(4)  一定の書類のスキャナ読取りの電磁的記録の保存方法   保存すべき書類のうち、次の書類以外の一定の書類については、紙による保存によらず、スキャナ読取りの電磁的記録による保存を行うことができます。
イ  棚卸表、貸借対照表及び損益計算書並びに計算、整理又は決算に関して作成されたその他の書類
ロ  取引の相手方から受け取った契約書、領収書等及び自己の作成したこれらの写し(記載された金額が3万円未満のものを除きます。ただし、平成27年9月30日以後に行う承認申請については、金額基準が廃止されています。
なお、スキャナ読取りの電磁的記録による保存を行う場合には、あらかじめ所轄税務署長に対して申請書を提出し、承認を受けることが必要です。   また、この申請書は、スキャナ読取りの電磁的記録による保存を行おうとする日の3月前の日までに提出する必要があります。
(注) 帳簿については、スキャナ読取りの電磁的記録による保存を行うことはできません。
(5)  電子計算機出力マイクロフィルム(COM)による保存   自己が最初の記録段階から一貫して電子計算機を使用して作成する帳簿書類については、一定の要件の下で、紙による保存によらず、その電磁的記録の電子計算機出力マイクロフィルム(COM)により保存することができます。   なお、電子計算機出力マイクロフィルム(COM)による保存を行う場合には、あらかじめ所轄税務署長に対して申請書を提出して承認を受けることが必要です。また、この申請書は、電子計算機出力マイクロフィルム(COM)による保存を行おうとする日の3月前の日までに提出する必要があります。

3 電子取引をした場合の電磁的記録の保存方法

法人が電子取引をした場合には、その電子取引に係る電磁的記録を、一定の要件を満たす方法により保存する必要があります。   なお、税務署長の承認は要件となっておりませんので、全ての法人が対象となります。

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証憑書類の「スキャナ保存」講座 第3回「スキャナ保存承認申請書のご説明」

作成者:アンテナハウス株式会社 益田康夫
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「スキャナ保存承認申請書」

・「スキャナ保存承認申請書」

スキャナ保存は所轄税務署長等の承認を必須としていますので申請書を提出して承認を得る必要があります。その申請書を見てみましょう。

「申請書」
https://www.nta.go.jp/tetsuzuki/shinsei/annai/hojin/pdf/6007.pdf

「申請書記載例」
https://www.nta.go.jp/tetsuzuki/shinsei/annai/hojin/pdf/6007_kisairei.pdf
申請書は、要件チェックシートになっています。
要件を初めて読んだ時に一つ一つ理解するのは、困難ですが、
本講座の半ばを越したころには、大きく理解が進むようになっています。
「記載要領」が、「申請書」の5/6、6/6ページに掲載されています。
「申請書記載例」と合わせて確認し、隅々まで目を通すことで記載しなければならない要件の項目が全て確認できます。
なお、要件は電子帳簿保存法施行規則3条に記載されていますので第8回以降の法令関係の講座でご確認ください。

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証憑書類の「スキャナ保存」講座 第2回 「スキャナ保存」制度のアウトライン(ガイダンス)

「スキャナ保存」制度のアウトライン(ガイダンス)

作成者:アンテナハウス株式会社 益田康夫

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  • 「スキャナ保存」制度のアウトライン(ガイダンス)

――――

「スキャナ保存」制度のアウトライン(ガイダンス)

はじめに国税庁のホームページから「電子帳簿保存法とスキャナ保存制度の創設の経緯」と「平成27年度の税制改正によるスキャナ保存の要件緩和」をご読んでみましょう。

https://www.nta.go.jp/shiraberu/zeiho-kaishaku/joho-zeikaishaku/dennshichobo/jirei/01.htm

非常に残念な話ですが、スキャナ保存制度は152件(H26年実績)しか承認(利用)されていない要件が難解で且つ厳しい制度でした。

創設後10年ぶりの平成27年度の税制改正によるスキャナ保存の要件緩和で厳しいとされていた下記の3つが撤廃緩和されました。

1 スキャナ保存の対象となる国税関係書類の範囲の拡充3万円の制限撤廃

2 スキャナ保存の要件緩和業務サイクル時の帳簿の抱合せ承認撤廃

3 実印相当の電子署名の撤廃

4 適時入力方式に係る要件緩和(カラーからグレースケール容認)

 

しかし、追加された2要件もあります。

5 全ての書類にタイムスタンプが必要

→以前は国税関係の一般書類はタイムスタンプは不要でした。

6 重要書類は適正事務処理要件の確保が必要 

→内部統制として、相互けん制、定期検査問題発生時の自己是正能力が要件です。

・国税庁の下記新旧パンフレット比較すれば、何がどう変わったか見えてきます。

https://www.nta.go.jp/shiraberu/ippanjoho/pamph/sonota/02.pdf

https://www.nta.go.jp/shiraberu/ippanjoho/pamph/sonota/01.pdf

次回 第3回 「スキャナ保存承認申請書のご説明」

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