カテゴリー別アーカイブ: スキャナ保存

第44回 証憑書類のスキャナ保存講座 「問35 規則第3条第5項第1号に規定する「入力する」とは、単にスキャニングすることだけをいうのでしょうか。」

作成者:アンテナハウス株式会社 益田康夫
資 格:上級 文書情報管理士、簿記3級、行政書士
本ブログの記載内容は、公開日時点での法令等に基づいています。
その後の法令改定により要件が変わる可能性がありますので、最新の法令などをご確認下さい。

問35 規則第3条第5項第1号に規定する「入力する」とは、単にスキャニングすることだけをいうのでしょうか。

回答

単にスキャニングすることだけをいうのではなく、スキャナで読み取った後、国税関係書類にタイムスタンプを付し、当該電磁的記録に係る訂正又は削除の履歴等が確保された状態にするまでをいいます。

解説

 規則第3条第5項第1号では、国税関係書類に係る記録事項の入力を一定期間内に行うこととされています。これは、国税関係書類の作成又は受領からできるだけ早く電磁的記録にすることによって紙の段階における改ざんの可能性を低くし、タイムスタンプ及び訂正又は削除の履歴の確保の要件等を満たした電磁的記録については、電磁的記録における改ざんを防ぐことができるため、当該国税関係書類に係る電磁的記録の真実性を確保する目的から設けられているものです。
したがって、このような趣旨から「入力する」とは、単に国税関係書類をスキャナで読み取る作業をいうのではなく、電磁的記録の真実性を確保するための同項第2号に規定するタイムスタンプ及び当該電磁的記録の訂正又は削除の履歴の確保の要件等を備えるまでをいいます。

(注) 入力者等の情報の確認、帳簿との相互関連性の確保及び検索機能の確保は当該電磁的記録の入力に含まれないことから、原則として当該電磁的記録を保存するまでに確保しなければなりませんが、国税関係書類の保存時点で帳簿が作成されていない場合には、決算終了後遅滞なくこれらの要件を満たしていれば認められます。

★「入力」に含まれる情報と含まれない情報が上記の(注)で説明されています。
ここを押さえるか、押さえないかで運用の効率が大きく変わります。

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第43回 証憑書類のスキャナ保存講座「 問34 規則第3条第5項第2号(1)に規定する「スキャニング時の解像度である25.4ミリメートル当たり200ドット以上」とは、A4サイズのものだと何画素以上となるのでしょうか。」

作成者:アンテナハウス株式会社 益田康夫
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 問34 規則第3条第5項第2号(1)に規定する「スキャニング時の解像度である25.4ミリメートル当たり200ドット以上」とは、A4サイズのものだと何画素以上となるのでしょうか。

回答

約388万画素以上になります。

★国税庁が懸念される改竄痕の検出には最低200dpiが必要と言うことです。

解説

A4サイズの紙の大きさは、縦297ミリメートル、横210ミリメートルであり、1インチは25.4ミリメートルです。
このA4サイズの紙の大きさは、インチ換算すると、縦約11.69インチ、横約8.27インチになります。
これを画素に換算すると、縦11.69インチ×200ドット=2,338画素、横8.27インチ×200ドット=1,654画素、そして総画素を算出すると2,338画素×1,654画素=3,876,052画素になります。
したがって、A4サイズの紙が規則第3条第5項第2号(1)に規定する解像度の要件を満たすためには、約388万画素以上が必要となります(A4サイズを画面最大で保存する際に必要な画素数です。)。
また、機器によっては、A4サイズと縦横比が異なっているものもあることから、縦2,338画素、横1,654画素をそれぞれ満たしているか確認する必要があります。

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第42回 証憑書類のスキャナ保存講座「問33 規則第3条第4項に規定する「スキャナ」とは、どのようなものをいうのでしょうか。」

作成者:アンテナハウス株式会社 益田康夫
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問33 規則第3条第4項に規定する「スキャナ」とは、どのようなものをいうのでしょうか。

★ここが平成28年度税制改革大綱で発表がありました、スマホ緩和の関係のところです。
が原稿台と一体となったものに限ること」が削除されます。

回答

「スキャナ」とは、一般的な用語を指しているものと解して差し支えありません。

解説

 スキャナとは、工業標準化法(昭和24年法律第185号)第17条第1項(日本工業規格)に規定する日本工業規格(いわゆるJIS規格)Z6015(エレクトロニックイメージング用語)の01.36.00において、「走査によってアナログ信号又はデジタル信号を出力する装置」とされ、この「走査」とは、このZ6015の01.39.00において、「文書、図形などの画像を画素の時系列に分解し、その光学濃度に応じた信号を出力すること」とされています。
これに対して、一般的に、スキャナとは、文字や写真などの原稿をデジタル画像にデータ変換する入力装置ということもできます。
法令上、スキャナについて、走査によってアナログ信号又はデジタル信号を出力する装置などの定義がないこと及び「スキャナ」を一般的な用語と解したとしても、特段の弊害がないことから、このように解しても差し支えないものと考えられます。
したがって、走査を行わないような、いわゆるブックスキャナなども、スキャナに含まれます。
ただし、規則第3条第4項に規定するスキャナは、次の要件を満たす必要があることに留意してください。

  • 1 スキャナが原稿台と一体となったものに限ること(規則34
  • 2 スキャニング時の解像度である25.4ミリメートル当たり200ドット以上で読み取るものであること(規則35二イ(1))
  • 3 赤色、緑色及び青色の階調がそれぞれ256階調以上で読み取るものであること(規則35二イ(2))

※ いわゆる一般書類(規則第3条第6項に規定する国税庁長官が定める書類)をスキャナ保存する場合、白色から黒色までの階調が256階調以上で読み取るものであること(規則36

 

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第41回 証憑書類のスキャナ保存講座「問32 いわゆる「帳簿代用書類」は、スキャナ保存の対象とすることができますか。また、適時入力方式の対象となりますか。」

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問32 いわゆる「帳簿代用書類」は、スキャナ保存の対象とすることができますか。また、適時入力方式の対象となりますか。

回答

「帳簿代用書類」は、スキャナ保存の対象とすることができます。また、「帳簿代用書類」は、適時入力方式の対象とはなりません。

解説

  • 1 法人税法施行規則第59条第4項等に規定する「帳簿代用書類」は、同条第1項第3号等の規定により保存しなければならないこととされている書類であることから、電子帳簿保存法では国税関係帳簿ではなく国税関係書類に該当することとなります(法2二)。
    このため、スキャナ保存(法43)の対象とすることができます。

★皆さんご注意ください。上記にあるように、「法人税法施行規則第59条第4項等に規定する「帳簿代用書類」は」とわざわざ規定します。ここがポイントです。従業員の立替払いの「交通費精算」処理で利用する「精算書」の扱いは、「帳簿代用書類」になるか「帳簿」になるかです。

  • 2 「帳簿代用書類」は、規則第3条第6項に規定する国税庁長官が定める書類から除かれている(平成17年1月31日付国税庁告示第4号)ことから、規則第3条第5項第1号に規定する速やかな入力及び同項第2号ロに規定するタイムスタンプを付すことなどが必要となります。

★「帳簿代用書類」とはイメージつかめますでしょうか?
なかなか難しいですよね?詳しいことは専門コンサルタントか国税局に確認したほうがよさそうな内容です。

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第40回 証憑書類のスキャナ保存講座「問31 どのような書類がスキャナ保存の対象となりますか。」

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問31 どのような書類がスキャナ保存の対象となりますか。

回答

規則第3条第3項に規定する書類を除く全ての国税関係書類が対象となります。

「3  法第四条第三項 に規定する財務省令で定める書類は、国税関係書類のうち、棚卸表、貸借対照表及び損益計算書並びに計算、整理又は決算に関して作成されたその他の書類とする。」

解説

スキャナ保存の対象は、規則第3条第3項に規定する書類以外の書類とされています。
 規則第3条第3項に規定する書類とは、具体的には、棚卸表、貸借対照表及び損益計算書などの計算、整理又は決算関係書類となっていますので、これ以外の書類がスキャナ保存の対象となります。
また、スキャナ保存に関しては平成17年1月31日付国税庁告示第4号がありますが、この告示はスキャナ保存できる書類を定めたものではなく、スキャナ保存できる書類のうち、規則第3条第6項の規定により、入力期間の要件、電子計算機処理システムの要件の一部(赤・緑・青それぞれ256階調(1677万色)以上で読み取れるスキャナ)、大きさ情報の保存の要件、適正事務処理要件及びカラーディスプレイ・カラープリンターの備付けの要件がなくスキャナ保存が可能となる書類を定めたものです。具体的には、この告示の各号に掲げている国税関係書類については、これら5つの要件が必要となり、各号に掲げている書類以外の国税関係書類については、5つの要件がなくてもスキャナ保存が可能な書類となります。

★ここでは、適時入力が可能な国税一般書類とその適時入力の要件の解説がされています。

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第39回 証憑書類のスキャナ保存講座「問6 スキャン文書の保存により消費税の仕入税額控除は認められますか。」

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問6 スキャン文書の保存により消費税の仕入税額控除は認められますか。

回答

スキャン文書の保存により消費税の仕入税額控除が認められます。

解説

 スキャナ保存は法第4条第3項において「国税関係書類に記載されている事項を……電磁的記録に記録する場合であって」とされており、その「国税関係書類」とは「国税に関する法律の規定により保存をしなければならないこととされている書類」をいうものとされています(法2二)。  消費税の仕入税額控除については、その適用を受けようとする事業者は、消費税法施行令第50条第1項により「請求書等を整理し……保存しなければならない」こととされていることから、当該請求書等は「国税関係書類」に該当し、法第4条第3項によるスキャナ保存をすることができます。  したがって、消費税の仕入税額控除の適用に当たり、法第4条第3項のスキャナ保存の承認を受けて国税関係書類に係る電磁的記録を保存している場合には、その基となった書類を保存していない場合であっても消費税法第30条第7項に規定する請求書等が保存されていることとなります。

皆さん、消費税法第30条は是非ご一読下さいね。

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第38回 証憑書類のスキャナ保存講座「QA 問5 売上伝票などの伝票類について、電子帳簿保存法の適用はどのようになりますか。」

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問5 売上伝票などの伝票類について、電子帳簿保存法の適用はどのようになりますか。

申請が却下される例が記載されています。

回答

1 紙で作成された売上伝票などの伝票類が、企業内での決裁、整理などを目的として作成されている場合は、所得税法施行規則第63条第1項及び法人税法施行規則第59条第1項等に規定する保存すべき書類には当たらないことから、法第2条第2号(定義)に規定する国税関係書類に該当しないので、電子帳簿保存法の適用はありません。

2 一方、伝票が国税関係帳簿の記載内容を補充する目的で作成・保存され、その伝票が国税関係帳簿の一部(補助簿)を構成する場合には国税関係帳簿となります。

3 いずれにせよ伝票類は国税関係書類に該当しないためスキャナ保存を行うことはできませんが、前述の国税関係帳簿に該当する場合には、法第4条第1項及び法第5条第1項に規定する承認を受け、電磁的記録による保存を行うことは可能です。

4 したがって、上記のような売上伝票などの伝票類について、仮に保存義務者からスキャナ保存の承認申請書の提出があった場合には、税務署長等はその申請を却下することとなります。

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「ScanSave(スキャンセーブ)」の出荷開始

電子帳簿保存法「スキャナ保存」対応用の弊社ソフト「ScanSave(スキャンセーブ)」の出荷を開始しました。
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タイムスタンプやコンサルティングも含むソリューションを低価格で提供します!

『ScanSave』(スキャンセーブ)は電子帳簿保存法4条3項「スキャナ保存」制度に対応した、Windows用デスクトップアプリケーションです。

見積書・注文書、領収書・請求書など、国税関係帳簿書類をスキャナで読み込んで、電子化し、「スキャナ保存」制度の要件を満たした管理運用を行うことができるので、原本となる紙の書類を廃棄することが可能になります。

これにより紙の書類にかかる保管・輸送コストを削減できたり、電子化によって検索性が良くなり、事務効率が大幅にアップします。

分かり易い動画を準備しています。
是非ご覧ください。


「電子帳簿保存法 省令改正」

平成28年3月31日 電子帳簿保存法 省令改正の告示が出ました。
http://kanpou.npb.go.jp/20160331/20160331t00013/20160331t000130539f.html

    • 「原稿台と一体となったものに限る」が削除されて、デジカメやスマホが許可され
      る可能性が広がっています。
    • 「特に速やか」に入力する方式と思われる規定が盛り込まれています。

なお、本省令改正だけでは具体的な措置まで言及されるものではないので、7月上旬に公開されると考えられる通達や趣旨説明やQA等を確認する必要があります。
皆さん慎重に告示を読みこなしつつ、7月を待ちましょう!


第37回 証憑書類のスキャナ保存講座「「みなし承認」とはなんですか?」

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「みなし承認獲得」★の件で先日質問を頂きました。

電子帳簿保存法 (電磁的記録による保存等の承認の申請等) 第六条
に記載抜粋の通り

「5  第一項又は第二項の申請書の提出があった場合において、次の各号に掲げる
場合の区分に応じ当該各号に定める日までにその申請につき承認又は却下の処分がな
かったときは、同日においてその承認があったものと みなす 
一  当該申請書が国税関係帳簿に係るものである場合(第三号に掲げる場合を除
く。) 当該国税関係帳簿の備付けを開始する日の前日

二  当該申請書が国税関係書類に係るものである場合(次号に掲げる場合を除
く。) 当該国税関係書類に係る電磁的記録の保存をもって当該国税関係書類の保存
に代える日の前日

三  当該申請書が第一項ただし書又は第二項ただし書の規定により提出されたもの
である場合 その提出の日から三月を経過する日」

弊社のScanSaveは、
平成27年1225日に税務署に申請し、その後3カ月が経過して、特に差し戻しも、却下も
、意見もなかったの で「みなし承認」を獲得しています。

なお、正確に理解するためには第六条全体を熟読頂きますようお願いします。

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