カテゴリー別アーカイブ: スキャナ保存

第139回 「電子帳簿保存法を知らない販売管理システムベンダーさんのトホホな事例 3.」

作成者:アンテナハウス株式会社 益田康夫
資 格:上級 文書情報管理士、簿記3級、行政書士
本ブログの記載内容は、公開日時点での法令等に基づいています。
その後の法令改定により要件が変わる可能性がありますので、最新の法令などをご確認下さい。

電子帳簿保存法を知らない販売管理システムベンダーさんのトホホな事例 3.

今回のベンダー様はどうして「トホホ」なことになったのでしょうか?

理由は、
1.お客様から「「請求書」の発行控えの紙保存を電子化して原本廃棄したい!」との
  問い合わせの背景(課題の根っこ)を確認していないから。
2.ベンダーにも拘らず、関係法令を全く押さえていないから。
の2点です。

私どもであれば、電子帳簿保存法全体を俯瞰してご説明し、
受領書類と控え書類の分類分析と
課題と法令に即した提案を心がけております。

ユーザーの皆様もこの点注意をされて各ベンダー様への相談をされてはいかがでしょうか?
また、各ベンダー様でこれらの法令解釈に不安のある方は、お気軽にお問い合わせください。

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・詳しくは、 http://www.antenna.co.jp/scansave/ をご覧ください。
・問合わせは、 sis@antenna.co.jp まで


第138回 「電子帳簿保存法を知らない販売管理システムベンダーさんのトホホな事例 2.」

作成者:アンテナハウス株式会社 益田康夫
資 格:上級 文書情報管理士、簿記3級、行政書士
本ブログの記載内容は、公開日時点での法令等に基づいています。
その後の法令改定により要件が変わる可能性がありますので、最新の法令などをご確認下さい。

電子帳簿保存法を知らない販売管理システムベンダーさんのトホホな事例 2.

まずは、法4条2項「書類のデータ保存」を見てみましょう!

「保存義務者は、国税関係書類の全部又は一部について、自己が一貫して電子計算機を使用して作成する場合であって、所轄税務署長等の承認を受けたときは、財務省令で定めるところにより、当該承認を受けた国税関係書類に係る電磁的記録の保存をもって当該承認を受けた国税関係書類の保存に代えることができる。」

つぎに4条2項の要件を確認しましょう!

【真実性】
電子計算機処理システムの開発関係書類等の備付け(規3①三、同3②)

【可視性】
見読可能装置の備付け等(規3①四、同3②)
検索機能の確保(規3①五、同3②)

どうでしょうか?
簡単だと思いませんか?
正式なスキャナ保存と書類のデータ保存の要件比較は
https://www.nta.go.jp/shiraberu/zeiho-kaishaku/joho-zeikaishaku/dennshichobo/jirei/ans3/02.htm#a13
をご覧ください。

ポイントは、「書類のデータ保存」はタイムスタンプが不要でヴァージョン管理や面倒な要件がありません。

では、今回のベンダー様はどうして「トホホ」なことになったのでしょうか?
それを次回解説していきます。

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第137回 「電子帳簿保存法を知らない販売管理システムベンダーさんのトホホな事例 1.」

作成者:アンテナハウス株式会社 益田康夫
資 格:上級 文書情報管理士、簿記3級、行政書士
本ブログの記載内容は、公開日時点での法令等に基づいています。
その後の法令改定により要件が変わる可能性がありますので、最新の法令などをご確認下さい。

電子帳簿保存法を知らない販売管理システムベンダーさんのトホホな事例 1.

某ベンダーのお客様が「「請求書」の発行控えの紙保存を電子化して原本廃棄したい!」との
要望があり、相談を受けました。
この場合、皆様でしたら3つの選択肢があることにお気づきでしょうか?

1.紙のまま保存する
2.スキャナ保存する
3.書類をデータで保存

いかがでしょうか?

1.は法令の基本は紙で7年以上納税地に保管ですから、皆様のご認識の通りです。
紙の保存は、不効率なので、緩和された電子帳簿保存法を研究して4条3項スキャナ保存である
2.の検討をされるのは最近のトレンドです。

【参考:法4条3項】
前項に規定するもののほか、保存義務者は、国税関係書類(財務省令で定めるものを除く。)の全部又は一部について、当該国税関係書類に記載されている事項を財務省令で定める装置により電磁的記録に記録する場合であって、所轄税務署長等の承認を受けたときは、財務省令で定めるところにより、当該承認を受けた国税関係書類に係る電磁的記録の保存をもって当該承認を受けた国税関係書類の保存に代えることができる。
では、「3.書類をデータで保存」については皆様ご承知でしょうか?

次回は、その点について解説しましょう。

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・詳しくは、 http://www.antenna.co.jp/scansave/ をご覧ください。
・問合わせは、 sis@antenna.co.jp まで


第136回 「 中小企業のスキャナ保存を考える。何が導入のポイントか!?(3)」

作成者:アンテナハウス株式会社 益田康夫
資 格:上級 文書情報管理士、簿記3級、行政書士
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その後の法令改定により要件が変わる可能性がありますので、最新の法令などをご確認下さい。

中小企業のスキャナ保存を考える。何が導入のポイントか!?(3)

費用だけを考えればパソコン版にして安くすることが可能です。
しかし、同時に複数の方が使えるようにとなるとサーバ版が必要となります。
さらに専用ソフトをインストールしたくないとなるとWeb版が必要となります。
どのあたりが妥協点となるかについて考えてみました。

前回のアンケート
「導入にどれだけコストをかけれそうですか?」に対して
~ 30万円 10
~ 40万円  2
~ 50万円 39
~100万円 25
のように
パソコン版であれば50万円程度で、一人の方がログインして使う
サーバ版で複数が同時に使えるものを100万円程度で提供できれば中小企業でも負担感が少ないものと考えられなくもありません。

ここで忘れてはならないものがタイムスタンプ費用です。
タイムスタンプ費用は、初期費用が\6,000程度と加えて年間最低費用が\96,000(1,000個/月)かかります。

前々回のデータとして
請求書の月間件数
~100        15
101~300      8
301~500     11
501~1000     3
1001~3000    4
3001~5000    0
5001~        2
から80%以上の企業が1,000個/月のタイムスタンプで足りることが解ります。
そして、スキャナ保存対応だけでなく、電子取引情報(法10条)のPDFなども合わせて保管できることがベターなシステムと言えるでしょう!

弊社セミナーにご参加頂いたお客様には更に詳しい情報を提供させて頂いております。
皆様のご来場をお待ちしております。

詳しくは http://www.antenna.co.jp/scansave/#pagelink00 をご覧ください。

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第135回 「中小企業のスキャナ保存を考える。何が導入のポイントか!?(2)」

作成者:アンテナハウス株式会社 益田康夫
資 格:上級 文書情報管理士、簿記3級、行政書士
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その後の法令改定により要件が変わる可能性がありますので、最新の法令などをご確認下さい。

中小企業のスキャナ保存を考える。何が導入のポイントか!?(2)

スキャナ保存システムを提供しているベンダーは大きくは2つに分かれます。
1.会計システムベンダーが仕訳に直結する証憑のスキャナ保存機能
2.スキャナ保存ができる文書管理システム
となります。

1.は領収書や請求書はスキャナ保存できるが、見積書や注文書等はできないこともあります。
2.全ての国税関係書類のスキャナ保存ができますが、必ず会計システムとの相互関連性の要件確保が必要です。

さて、このような中で「2.スキャナ保存ができる文書管理システム」は、一般的にサーバシステムが中心で
300万円から800万円程度します。

対して、アンケートでは
「導入にどれだけコストをかけれそうですか?」に対して
~ 30万円 10
~ 40万円  2
~ 50万円 39
~100万円 25
と中小企業の投資可能額は大きなギャップを抱えていました。

次回は、これらのことを踏まえつつ、気になるランニングコストのタイムスタンプ費用についても総合的に考えてみます。

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第134回 「中小企業のスキャナ保存を考える。何が導入のポイントか!?(1)」

作成者:アンテナハウス株式会社 益田康夫
資 格:上級 文書情報管理士、簿記3級、行政書士
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中小企業のスキャナ保存を考える。何が導入のポイントか!?(1)

H27年H28年の連続緩和で今まで見向きもされなかったスキャナ保存に少しずつ注目が集まっています。
弊社が帝国データバンク様と独自に税務会計部門様170名に調査したことろ様々なことが解ってきました。

検討したい国税関係書類は
1位 請求書
2位 領収書
目的や課題
1位 倉庫費用や現状倉庫の容量限界
2位 電子化による検索性の向上
3位 過剰な証憑保管管理からの脱却
4位 二重三重のコピー保管

導入予定時期
直ぐに  2
半年以内 5
1年以内  10
2年以内  2

というものでした。

では書類の量を見てみましょう!

請求書の月間件数として
~100        15
101~300      8
301~500     11
501~1000     3
1001~3000    4
3001~5000    0
5001~        2
でした。

月間500件を超えるところが結果として導入意欲が高い事が分析より見えてきています。

次回は、導入する際の費用感を見てゆきましょう!

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5月のセミナーご案内

~日鉄住金パイプライン&エンジニアリング株式会社様はいかにしてスキャナ保存を導入したか~

スキャナ保存対応ソフト 『ScanSave』 担当営業です。
本日は、5月に開催されます ScanSave を導入された日鉄住金パイプライン&エンジニアリング株式会社担当者様による事例紹介セミナーについてご紹介致します。
本セミナーでは、なぜスキャナ保存を検討されたのか、どうして弊社 ScanSave を選択されたのか、どのように証憑書類(請求書月2,000枚)を電子化されているのか等々を、営業担当でも、販売会社でもなく、日鉄住金パイプライン&エンジニアリング株式会社の担当者様に 直接お話頂くセミナーです!

二度の要件緩和により、スキャナ保存制度のセミナーが弊社に限らず各地で開催されておりますし、事例も公開されております。しかし、今回のように実際にお使い頂いている企業様、それも実際にお使いの担当者様が直接語る機会というのはめったにありません。
参加を希望される方は、下記をご確認の上、詳細・お申込み URL よりお申し込みください。

※本セミナーにつきましては、今後満席になる事が予想されることから、早目のお申込をお勧め致します。また、詳細お申込み URL の下に、日鉄住金パイプライン&エンジニアリング様の事例パンフレットを添付しております。セミナー受講前に、掲載されておりますアウトラインをご確認頂きますと理解が深まります。


導入企業が自ら語る! スキャナ保存制度導入事例紹介セミナー
~日鉄住金パイプライン&エンジニアリング株式会社様はいかにしてスキャナ保存を導入したか~
開催日時: 2017年5月11日(木)13:00~17:00
場  所: 東京都新宿区百人町2-27-6 関東ITソフトウェア健保会館
参 加 費: 無料
定  員: 100名
詳細・お申込みURL:http://www.kokuchpro.com/event/0511_jireiseminar/
事例パンフレットURL:http://www.antenna.co.jp/scansave/pdf/jirei_nittetusumikin.pdf


皆様のご来場、心よりお待ちしております。


第133回 「H28年スマホ緩和で「特に速やか」が新しい入力方式になったと勘違いしていませんか?(3)」

作成者:アンテナハウス株式会社 益田康夫
資 格:上級 文書情報管理士、簿記3級、行政書士
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H28年スマホ緩和で「特に速やか」が新しい入力方式になったと勘違いしていませんか?(3)

1)タイムスタンプに係わる要件整備で、スキャン当日に付与が必要であるものが、受領から翌日起算の3日以内に付せば良いとされました。
2)スキャンを行った際に保存すべき大きさ情報が、A4以下であれば不要とされ、JPEG内のExif情報中の内縦横ピクセル値や階調情報等を保存することで良いとされました。
3)相互けん制要件緩和として、受領事務とスキャン事務をそれぞれ別の者が行うこととする要件が不要とされ、受領者以外の別の者が電子化ファイルの確認を行うことで良いとされました。

これらの要件から、スマホ利用の際のリスクは何かお分かりでしょうか?
それは反対解釈で見えてきます。

1)タイムスタンプは、受領から翌日起算の3日以内に付さなければ「受領者等が読取る際の緩和要件」は使えない
2)スキャンを行った際に保存すべき大きさ情報が、A4超える場合は書類の大きさ情報が必要。
3)相互けん制要件受領事務とスキャン事務をそれぞれ別の者が行うこととする。

と読めていますでしょうか?

スマホの問題点は
・書類の大きさ情報が取れないので、何だかの措置が必要になります。
・受領者がスマホで撮影して、経理等に紙を回付する必要が出ます。

如何でしょうか?

詳しくお知りになりたい方は、メール下さい。
お待ちしております。

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4月のセミナーご案内

スキャナ保存対応ソフト 『ScanSave』 担当営業です。

本日は、4月に開催されます2つのセミナーについてご紹介致します。
4月のセミナーは、経費精算、会計システム、そして ScanSave による証憑書類(領収書・請求書等)の電子化をテーマとしております。いかにして立替精算を効率化するのか、いかにして紙の領収書や請求書の保管に係る面倒な手間を減らすのか・・・。

その答えを是非、4月のセミナーで見つけていってください。

どちらのセミナーも事前のお申込が必要となります。ご興味のございますセミナーがありましたら『詳細・お申込みURL』をクリックの上、お申し込みください。
ご希望の方は、セミナー終了後に個別相談も承ります。奮ってご参加ください。


ペーパーレス経理で業務効率UP! スキャナ(スマホなど)を利用した証憑電子化と紙原本廃棄
開催日時: 2017年4月11日(火)14:00~17:00 ※明日開催です!
場  所: 東京都新宿区百人町2-27-6 関東ITソフトウェア健保会館
参 加 費 : 無料
定  員: 80名
詳細・お申込みURL:http://www.kokuchpro.com/event/0411_ebonsho/

SBIビジネスソリューションズ様、オービックビジネスコンサルタント様との共催セミナーです。本セミナーでは、

  • スマートフォンを利用して外出の多い従業員の立替精算と電子化対応を手際よく済ませたい
  • スキャナから取り込んだ証憑書類を効率的に電子化し、いかにして決済業務を効果的にコストダウンさせるか

というスキャナ保存制度を活用したペーパレス経理における難問に対して、

H27年・28年電帳法規則改正で要件緩和した「スキャナ保存」の解説
電子決済ワークフロー「経費Bank/承認Time(クラウドサービス)」(要件確保)と基幹業務システム「勘定奉行」(電子証憑管理)を活用した決済業務の効率化デモ

を行い、理論とデモで問題解決の緒を掴みます。


【仕事が変わる! ひろがる!】 スマホを利用した証憑電子化・会計連携ソリューションスキャナ保存最新動向・事例紹介セミナー
開催日時: 2017年4月25日(火)13:00~17:00
場  所: 東京都新宿区百人町2-27-6 関東ITソフトウェア健保会館
参 加 費 : 無料
定  員: 80名
詳細・お申込みURL:http://www.kokuchpro.com/event/AHseminar0425/

CEGB様、PCA様との共催セミナーです。
本セミナーでは、

  1. スマホを使った経費精算システム『X-MAN』
  2. 会計システム『PCA会計DX』
  3. スキャナ保存制度対応パッケージ『ScanSave』と帝国データバンクの電子証明書

の3つをご紹介し、スマホによる経費精算、低価格での証憑の電子化・原本廃棄、会計システムを含めた連携による業務の効率化をご紹介します。
当日は一貫しての連携デモを行いますので、より具体的に業務の効率化をイメージしやすくなります。貴社抱える問題の解決策、その取っ掛かりを掴んでいってください。

皆様のご来場、心よりお待ちしております。


第132回 「H28年スマホ緩和で「特に速やか」が新しい入力方式になったと勘違いしていませんか?(2)」

作成者:アンテナハウス株式会社 益田康夫
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「受領者等が読取る際の緩和要件」の3要件とは何でしょうか?

ヒントは、タイムスタンプ、大きさ、相互けん制です。

これがすんなり出てこない場合は、問題ですよ!

では、答えです。

1)タイムスタンプに係わる要件整備で、スキャン当日に付与が必要であるものが、受領から翌日起算の3日以内に付せば良いとされました。
2)スキャンを行った際に保存すべき大きさ情報が、A4以下であれば不要とされ、JPEG内のExif情報中の内縦横ピクセル値や階調情報等を保存することで良いとされました。
3)相互けん制要件緩和として、受領事務とスキャン事務をそれぞれ別の者が行うこととする要件が不要とされ、受領者以外の別の者が電子化ファイルの確認を行うことで良いとされました。

皆さんはいかがでしたか?
しっかり押さえておられましたか?

さて、これらの要件から、スマホ利用の際のリスクは何かお分かりでしょうか?

次回は、その点を解説します。

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