第104回 「 スキャナ保存したいと検討中のお客様がスキャナ保存にいくら投資するのでしょうか?」

作成者:アンテナハウス株式会社 益田康夫
資 格:上級 文書情報管理士、簿記3級、行政書士
本ブログの記載内容は、公開日時点での法令等に基づいています。
その後の法令改定により要件が変わる可能性がありますので、最新の法令などをご確認下さい。

 スキャナ保存したいと検討中のお客様がスキャナ保存にいくら投資するのでしょうか?

投資対効果の見える化が最初に必要です。

紙の証憑の管理では、納税地に実質8年2カ月以上国税関係書類を保存する必要があるので管理が大変ですが、スキャン作業やタイムスタンプ費用や検索キーの入力等々、紙と比較したらまだまだ過剰ともいえる要件が複数あり、特に「適正事務処理要件」等と説明を受けると尻込みするお役様が大半だと考えます。では、なぜスキャナ保存の申請承認件数が250%になり、今も多数のお客様が興味を持ち、調査しているのでしょうか?

ある程度規模の企業は証憑数が多く

拠点も複数あるから、拠点での管理、拠点からの送付、拠点に写しを残し、本社経理に送る、本社と拠点間での移動時間や受け払い管理だけでも相当な手間をかけているのですが、現在やれていることが普通だと考えている企業は、スキャンすることが余分だと見えてしまい、誰にスキャンをさせるのか、スキャンを担当するかたの意見を聞き、やっぱり無理となっている企業を沢山見てきました。

そうではなく、購買や経理業務全体のあるべき姿や働き方を改革していこうとするチャレンジする企業は、見積もりを取り、値ごろ感のフィットしたものと巡り合った時に導入の決断をしていると思います。

ある程度の規模の中小企業であれば50万円~100万円程度であればその年度の収益状況で投資は可能ですし、その程度の投資でスキャナ保存できるのであれば数年で投資は回収できると経験上思います。(年商数百億円の企業は、数百円の投資をされる場合があります)

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