第89回 「スマホによるスキャナ保存について考える 1 」

作成者:アンテナハウス株式会社 益田康夫
資 格:上級 文書情報管理士、簿記3級、行政書士
本ブログの記載内容は、公開日時点での法令等に基づいています。
その後の法令改定により要件が変わる可能性がありますので、最新の法令などをご確認下さい。

「スマホによるスキャナ保存について考える 1 」
最近筆者が提案活動の中で感じることですが、スマホに関するスキャナ保存の期待と落胆とその誤解です。

期待は、緩和さらたと聞き、素直にスマホが使えるようになった、良し!検討しようというものです。
落胆は、調べてみると「特に速やか3日」ルールや撮影時の注意事項や電子化ファイルに関わる詳細要件が結構あり、事例が出てからにしようと先送りにされているもの。
誤解は、スマホで読み取ったらクラウドに送り遅滞なくタイムスタンプを押さないと要件確保できない。とか、大きさ情報の保存要件確保とその担保ができないから実質無理というものです。

なぜでこのようなことが起こるのでしょうか?
それは、伝え手であるベンダーの講師や専門家と言われる方々の理解のバラつきや迷いからきているに 他なりません。そして、法令要件、通達、QAで全てを詳細に押さえていないので筆者でも慎重に確認を重ねながらの判断となります。
今弊社は年内に向けて申請を出すべく要件を精査しておりますが、法令+通達+QAをしっかり読み込み、要件確保して、所轄の国税局に申請前に説明に上がれば大きな問題は無いと考えます。
みなさん冷静に要件を精査して実績を作ろうではありませんか!!

では順序立ててみていきましょう!
● スマホでスキャナ保存するメリットは
1.いつでもどこでもスキャンできる
2.専用スキャナや複合機と比較して簡単そう
3.従業員にスマホを配布している企業が増えていて使えそう
4.特に従業員の立替払いの領収書のスキャナ保存で業務効率化できそう
5.電子化して検索キーを関連付ければ、簡単瞬時に検索できる

● そもそも従業員の立替払いの領収書の業務効率の課題は
1.紙証憑である領収書を経理に集めなければならない
2.電子決裁のワークフローで折角業務効率改善させても、精算書台紙や領収書の糊づけなど起案担当者に負担がかかる
3.上記負担に加えて、拠点からの本社経理理への紙の送付管理と税法上の長期保管が必要
4.更にある程度の額の会議費や交際接待費の証憑は内部監査や外部監査、税務調査で紙原本の提出が求められることが多い
5.紙の段階の精算でも従業員の不正を許さない牽制やチェック体制を備えているもの

明日の回で通達やQAを見ていきましょう! 

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