第76回 「少額領収書の整理保存方法の基本」からスキャナ保存を考える

作成者:アンテナハウス株式会社 益田康夫
資 格:上級 文書情報管理士、簿記3級、行政書士
本ブログの記載内容は、公開日時点での法令等に基づいています。
その後の法令改定により要件が変わる可能性がありますので、最新の法令などをご確認下さい。

 「少額領収書の整理保存方法の基本」からスキャナ保存を考える

取引の証拠書類となる証憑の中で、領収書は金の流れに直結連動する重要書類です。
紙の段階でもしっかり整理整頓して保存が必要です。
1)整理整頓した保存の為に規程を定める必要があります。
 月毎、勘定科目毎、拠点毎、取引先毎などしっか分類して保存します。
2)企業規模に応じた保存方法を選択します。
 複数の拠点がある場合はその拠点毎に分けて保存します。
 領収書の数が多い場合は、通し番号を付けて、出金伝票にその番号を記載します。
3)従業員立替金精算書を作成している場合
 領収書は立替金精算書に糊付けして下から上へ貼り付けて保存します。
 月毎や拠点毎に封筒や保存袋に入れておく方法は、紛失などのリスクがあります。

さらにリスクとして感熱紙の領収書やレシートは、黒く変色したり、色あせたりして
肝心の金額や記載内容が読み取れなくなっていることが良くあります。
みなさんは如何でしょうか?
これらの紙の保存に変えてスキャナ保存!是非検討してみましょう!!

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