第35回 証憑書類のスキャナ保存講座「4-31 定期的な検査を行う体制の意義のご説明」

作成者:アンテナハウス株式会社 益田康夫
資 格:上級 文書情報管理士、簿記3級、行政書士試験合格者
本ブログの記載内容は、公開日時点での法令等に基づいています。
その後の法令改定により要件が変わる可能性がありますので、最新の法令などをご確認下さい。

 領収書や契約書の3万円以上のものがスキャナ保存禁止であった要件が無くなったために新規要件となったもの。「定期検査」後でないと廃棄できない。正直、定期検査をしないと重要書類を捨てられないとするこの通達は非常に重みがあります。本通達の最後に少し踏み込んで書いてくれているので参考にしましょう。

4-31 定期的な検査を行う体制の意義

(定期的な検査を行う体制の意義)

4-31 規則第3条第5項第4号ロに規定する「定期的な検査を行う体制」とは、定期的な検査が行われるまでの間は、スキャナ保存を行った国税関係書類の紙を保存する必要があることに留意する。

【解説】

平成27年度の税制改正前は、契約書・領収書等のいわゆる重要書類(法第4条3項に規定する国税関係書類のうち、規則第3条第6項に規定する国税庁長官が定める書類以外の書類をいう。)については、スキャナで読み取る前の紙段階で行われる改ざんの問題点等を踏まえ、3万円未満のものに限ってスキャナ保存が認められていたが、平成27年度の税制改正により、この3万円未満の金額基準が廃止された。

この紙段階での改ざんに対処することを踏まえ、重要書類については、規則第3条第5項第4号(適正事務処理要件)を新たに設けることにより、事務担当者間でチェック機能を働かせる仕組み(担保措置)を講じることとされた。

スキャナで読み取る前の紙段階で行われる改ざんを防止するための要件であるから、仮に、スキャナ保存を行った国税関係書類の紙の保存がなければ、この紙とスキャナで読み取った画像とが同等であること確認することができないこととなる。このため、本通達は、定期的な検査を行うまでの間はスキャナ保存を行った紙の保存が必要となることを留意的に明らかにしたものである。

なお、事業規模が大きな場合や事業形態によっては、保存義務者が1年に1回、定期的な検査を行うとした場合、スキャナ保存を行った国税関係書類の紙の保存の量が膨大になることも考えられるが、事業規模に合わせて、例えば、検査を1月に1回行う、また、四半期に1回行うことで、検査を行ったものについては、廃棄することができる。

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