第32回 証憑書類のスキャナ保存講座「4-29 入力者等の情報の確認の意義のご説明」

作成者:アンテナハウス株式会社 益田康夫
資 格:上級 文書情報管理士、簿記3級、行政書士試験合格者
本ブログの記載内容は、公開日時点での法令等に基づいています。
その後の法令改定により要件が変わる可能性がありますので、最新の法令などをご確認下さい。

電子署名が要件で無くなったために新規要件となったもの

4-29 入力者等の情報の確認の意義

(入力者等の情報の確認の意義)

4-29 規則第3条第5項第3号((入力者等の情報の確認))に規定する「入力を行う者又はその者を直接監督する者に関する情報を確認することができるようにしておくこと」とは、これらの者を特定できるような事業者名、役職名、所属部署名及び氏名などの身分を明らかにするものの電子的記録又は書面により、確認することができるようにしておくことに留意する。

【解説】

平成27年度の税制改正前においては、入力を行う者又はその者を直接監督する者の電子署名を行った上でタイムスタンプを付すことが要件とされていた。

平成27年度の税制改正により、国税関係書類をスキャナで読み取る際の電子署名が不要とされ、これに代え、国税関係書類に係る記録事項の入力を行う者又はその者を直接監督する者に関する情報を確認できるようにしておくことが要件とされた。

この電子署名については、1「電磁的記録の非改ざん証明機能」と2「入力者等を特定する機能」を有しているが、1については、タイムスタンプも有しており、その機能が重複しているため、2を維持する観点から、入力者等の情報を確認することができるようにしておくことを新たに要件とした上で、電子署名の要件が廃止されたものである。

2については、入力した者が誰であるか分かるようにする必要があることから、例えば、事業者名、役職名、所属部署名及び氏名などが分かれば、一義的には入力者等を特定できるため、本通達はこれを明らかにしたものである。

また、入力者等の情報を確認できる状態にする方法については、法令上の制限はないことから、システムにおいていわゆるID(身分証明)を電磁的記録に保存する方法や入力者等が記載された書面を備え付ける方法が考えられ、これ以外に電磁的記録に一部を保存し、その他の部分が記載された書面を備え付けるなどの方法によっても、入力した者が特定・確認できるのであれば、当該要件を満たすこととなる。

なお、例えば、入力者等について、事業者名、役職名、所属部署名及び氏名が同一の者が複数あり、入力者等が特定できない場合であれば、当然「入力を行う者又はその者を直接監督する者の情報」を確認することができるような状態にはないため、職員番号を付すなどの対応が必要となる。

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