第31回 証憑書類のスキャナ保存講座「4-28 入力を行う者等の意義のご説明」

作成者:アンテナハウス株式会社 益田康夫
資 格:上級 文書情報管理士、簿記3級、行政書士試験合格者
本ブログの記載内容は、公開日時点での法令等に基づいています。
その後の法令改定により要件が変わる可能性がありますので、最新の法令などをご確認下さい。

 

「「入力を行う者」とは、スキャナで読み取った画像が当該国税関係書類と同等であることを確認する入力作業をした者」

 さらに「「入力を行う者」とはスキャナで読み取った画像が紙の記載事項や色調と同等であることなどを確認した者をいう旨を明らかにしたものである。」

外部委託した際は、「委託先における入力を行う者又はその者を直接監督する者の情報を確認することができる必要がある」

4-28 規則第3条第5項第3号 ((入力者等情報の確認))に規定する「入力を行う者」とは、スキャナで読み取った画像が当該国税関係書類と同等であることを確認する入力作業をした者をいい、また、「その者を直接監督する者」とは、当該入力作業を直接に監督する責任のある者をいうのであるから、例えば、企業内での最終決裁権者ではあるが、当該入力作業を直接に監督する責任のない管理職の者(経理部長等)はこれに当たらないことに留意する。

また、当該入力作業を外部の者に委託した場合には、委託先における入力を行う者又はその者を直接監督する者の情報を確認することができる必要があることに留意する。

なお、規則第8条第1項第1号《タイムスタンプ及び入力者等の確認》に規定する「保存を行う者」又は「その者を直接監督する者」の適用についても、同様に取り扱う。

【解説】

規則第3条第5項第3号では、国税関係書類に係る記録事項の入力を行う者又はその者を直接監督する者(以下これらの者を併せて「入力者等」という。)の情報を確認することができるようにすることとされている。これは入力者等を特定することによって、当該電磁的記録の真実性を確保することを目的としているものである。

ところで、「入力を行う者」は、スキャナ操作をした者、最終的な画像の確認をした者など、入力に従事した者が複数となる場合がある。

このような場合においても、国税関係書類をスキャナで読み取って保存する際には、スキャナで読み取った画像をディスプレイに表示の上、当該画像と紙を照合し、スキャナで読み取った画像と紙とが同等であることを確認する作業が必ず伴うことから、「入力を行う者」とはスキャナで読み取った画像が紙の記載事項や色調と同等であることなどを確認した者をいう旨を明らかにしたものである。

また、当該入力を行う者を直接監督する者の情報を確認することができるようにするとされているが、直接監督する者は、実際のスキャナ作業に関わっていることが必要であると解される。したがって、「その者を直接監督する者」とは、スキャナ作業を直接指揮監督するという形で当該作業に関わっている者をいうのであるから、例えば、入力を行う者を直接監督する責任者が営業部長であり、書類の最終決裁権者が経理部長であるような場合における経理部長は、当該スキャナ作業を直接指揮監督しているとはいえないので、この場合の直接監督する者には当たらない旨を併せて明らかにしている。

――【広告】――
・アンテナハウスは、中小企業皆様のペーパレス経理への挑戦をサポートします!
・「ScanSave(スキャンセーブ)」は、証憑書類のスキャナ保存の要件確保用の
安心、低価格、短期導入可能なパソコン用スタンドアロンソフトです!

 ScanSave-Lite  (ソフト単体)適時入力専用  12万円
 ScanSave  (ソフト単体)業務サイクル+適時入力   45万円
 ScanSave
適時入力導入支援パック
適時入力専用
タイムスタンプ2,000個/月+スキャナix100+導入支援付き
 38万円~
 ScanSave
業務サイクル入力導入支援パック
業務サイクル+適時入力
タイムスタンプ2,000個/月+スキャナix500+適正事務処理要件コンサルティング+導入支援付き
 100万円~

・詳しくは、 http://www.antenna.co.jp/scansave/ をご覧ください。
・問合わせは、 sis@antenna.co.jp まで