証憑書類の「スキャナ保存」講座 第17回「4-14 検索機能の意義のご説明」

成者:アンテナハウス株式会社 益田康夫
資 格:上級 文書情報管理士、簿記3級、行政書士試験合格者
本ブログの記載内容は、公開日時点での法令等に基づいています。
その後の法令改定により要件が変わる可能性がありますので、最新の法令などをご確認下さい。

「4-14 検索機能の意義のご説明」

4-14 検索機能の意義

(検索機能の意義)

4-14 規則第3条第1項第5号((検索機能の確保)) (同条第2項及び第5項第5号において準用する場合を含む。)に規定する「電磁的記録の記録事項の検索をすることができる機能」とは、蓄積された記録事項から設定した条件に該当する記録事項を探し出すことができ、かつ、検索により探し出された記録事項のみが、ディスプレイの画面及び書面に、整然とした形式及び明りょうな状態で出力される機能をいう。この場合、検索項目について記録事項がない電磁的記録を検索できる機能を含むことに留意する。

★後日触れる通達「4-35」と合わせて読むと更に理解が深まります。

【解説】

規則第3条第1項第5号に規定する検索機能とは、蓄積された記録事項から設定した条件に該当する記録事項を探し出すことができ、かつ、探し出された記録事項のみがディスプレイの画面及び書面に、整然とした形式及び明りょうな状態で出力される機能をいう。したがってどのような条件を指定しても抽出されない電磁的記録が存在する、つまり特定の電磁的記録が検索の対象外となることは、検索ができるとはいえないと考えられるため、たとえ検索項目に係る記録事項がない場合であってもその空欄を対象として検索できるようにする旨を明らかにしたものである。

なお、改正前の通達の注書きにおいて、検索機能には検索結果を並べ替える機能(いわゆるソート機能)等は含まれないことが記載されていたが、この通達においてもその考え方に変更はなく、ソート機能等を義務付けるものではない。しかしながら近年のコンピュータシステムではソート機能は通常の機能として組み込まれているものも多いと考えられることから、あえて明示しないこととしたものである。

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